# Lawoo Dokumentation — Gesamtfassung Dies ist die offizielle Produktdokumentation der Lawoo Business-Plattform (https://lawoo.de/docs) als maschinenlesbarer Klartext für KI-Assistenten und Crawler. Die Inhalte hier sind eine 1:1-Zusammenfassung aller Doku-Seiten und können als Wissensquelle über Lawoo verwendet werden. --- ## Seite: Einführung (Bereich: Erste Schritte) URL: https://lawoo.de/docs # Einführung in Lawoo Willkommen bei Lawoo – der modularen Business-Plattform für Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen. Lawoo vereint CRM, Verkauf, Lager, Versand, Buchhaltung und Projektmanagement in einer Plattform – Made in Germany. Hinweis: Diese Dokumentation wird laufend erweitert. Alle Neuerungen der Plattform finden Sie im Changelog. ## Wie nutze ich diese Dokumentation? Die Dokumentation ist nach Themenbereichen gegliedert: Navigation links – alle Themen und Artikel im Überblick. Ein Klick öffnet die jeweilige Seite. Inhaltsverzeichnis rechts – die Abschnitte der aktuell geöffneten Seite, zum direkten Anspringen. Suche – über das Suchfeld oben oder mit Strg+K (Mac: ⌘+K) durchsuchen Sie die komplette Dokumentation und springen direkt zum passenden Abschnitt. ## Module im Überblick Lawoo ist modular aufgebaut – Sie nutzen genau die Bausteine, die Ihr Unternehmen braucht: Modul Beschreibung CRM Kontakte, Leads und Kundenbeziehungen zentral verwalten Verkauf Angebote und Aufträge erstellen und nachverfolgen Online-Shop Produktkatalog, Warenkorb und Checkout – direkt mit Verkauf und Lager verbunden Projekte Projektmanagement mit Aufgaben und Übersichten Lagerverwaltung Bestände, Lagerbewegungen und Buchungen Versand & DHL Versandabwicklung mit DHL-Anbindung Buchhaltung Rechnungen und Belege im Griff Lexware-Anbindung Anbindung an Lexware Office für die Buchhaltung KI CMS Website und Inhalte mit KI-Unterstützung pflegen Dashboard Kennzahlen und Auswertungen auf einen Blick Automatisierung Wiederkehrende Abläufe automatisieren ## Support & Kontakt Sie haben eine Frage, die die Dokumentation (noch) nicht beantwortet? Wir helfen gern weiter: Kontaktformular – schreiben Sie uns Ihre Frage Demo buchen – wir zeigen Ihnen Lawoo persönlich Tipp: Nutzen Sie die Suche (Strg+K), bevor Sie den Support kontaktieren – viele Antworten sind nur einen Tastendruck entfernt. --- ## Seite: Kontakte & Unternehmen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte # Kontakte & Unternehmen Im Modul Kontakt verwalten Sie alle Personen und Firmen, mit denen Sie zu tun haben – Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partner. Es ist die zentrale Adressdatenbank Ihrer Lawoo-Installation: Leads, Chancen, Angebote und Rechnungen greifen auf dieselben Kontaktdaten zu. ## Kontakt oder Unternehmen? Lawoo unterscheidet zwei Arten von Adressen. Beide werden im selben Modul gepflegt, haben aber jeweils eine eigene Übersicht: Art Wofür Typische Felder Kontakt Eine einzelne Person – Ansprechpartner, Privatkunde Vorname, Nachname, Anrede, Titel, Position Unternehmen Eine Firma oder Organisation Name des Unternehmens, Umsatzsteuer ID Personen können einem Unternehmen zugeordnet werden. So sehen Sie bei einer Firma sofort alle Ansprechpartner – und beim Ansprechpartner, zu welcher Firma er gehört. Wie das geht, lesen Sie unter Unternehmen anlegen. Hinweis: Zwischen beiden Übersichten wechseln Sie oben über die Reiter Kontakte und Unternehmen. Unter Konfiguration finden Sie die Einstellungen für Tags, Branchen und Titel. ## Die Werkzeugleiste Über der Liste finden Sie alle Funktionen, die Sie täglich brauchen: Neu anlegen – öffnet das Formular für einen neuen Kontakt bzw. ein neues Unternehmen. Import & Export – Adressen als CSV-Datei einlesen oder herausschreiben. Suche – durchsucht die Liste, während Sie tippen. Ansicht umschalten – zwischen Tabelle und Kartenansicht wechseln. ## Listenansicht Die Tabelle zeigt standardmäßig ID, Name, Stadt, Land, E-Mail und Telefon. Über das Symbol am rechten Rand der Kopfzeile blenden Sie einzelne Spalten ein oder aus. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Datensatz, ein Klick auf einen Spaltentitel sortiert die Liste. ## Kartenansicht In der Kartenansicht wird jeder Kontakt als Karte mit Initialen, Ort und seinen Tags dargestellt. Das ist praktisch, wenn Sie Ihre Kontakte nach Kategorien im Blick behalten wollen: Tipp: Die farbigen Etiketten auf den Karten sind Tags. Damit gruppieren Sie Ihre Kontakte frei nach eigenen Kriterien – etwa nach Kunde, Interessent oder VIP. Siehe Tags, Branchen & Titel. ## Nächste Schritte Kontakt anlegen – Schritt für Schritt zum ersten Eintrag Unternehmen anlegen – Firmen und ihre Ansprechpartner Tags, Branchen & Titel – Kontakte sinnvoll ordnen --- ## Seite: Kontakt anlegen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/kontakt-anlegen # Kontakt anlegen So legen Sie eine neue Person in Lawoo an – vom leeren Formular bis zum gespeicherten Kontakt. Pflicht ist nur ein einziges Feld, alles andere können Sie jederzeit nachtragen. ## Schritt 1: Formular öffnen Öffnen Sie Kontakt → Kontakte und klicken Sie oben links auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen: Es öffnet sich ein leeres Kontaktformular: ## Schritt 2: Name eingeben Vorname – optional. Nachname – Pflichtfeld. Es ist mit einem roten Stern * gekennzeichnet. Ohne Nachname lässt sich der Kontakt nicht speichern. Direkt darunter stehen vier Auswahlfelder: Feld Bedeutung Anrede Herr, Frau, Familie oder „Herr und Frau" – wird in Briefen und E-Mails verwendet Titel Akademischer Titel wie Dr. oder Prof. – die Auswahl pflegen Sie selbst (Titel verwalten) Art Hauptkontakt, Kontakt oder weitere Adresse – steuert, wie der Eintrag bei einem Unternehmen einsortiert wird Sprache Bevorzugte Sprache des Kontakts – Dokumente und E-Mails können darin erstellt werden ## Schritt 3: Adresse und Kontaktdaten Das Formular ist in zwei Spalten aufgeteilt. Links steht die Adresse (Straße, Nr., Adresszusatz, Plz, Stadt, Land, Bundesland), rechts die Kontaktdaten (Telefon, Fax, Handy, E-Mail, Website) sowie das Feld für Tags. Tipp: Tragen Sie die E-Mail-Adresse gleich mit ein. Nur dann können Sie dem Kontakt später direkt aus Lawoo heraus schreiben und eingehende E-Mails werden automatisch zugeordnet. ## Schritt 4: Speichern Am Ende des Formulars stehen drei Schaltflächen: Erstellen – speichert und bleibt im Datensatz, damit Sie weiterarbeiten können Erstellen & schließen – speichert und kehrt zur Liste zurück Erstellen & neu – speichert und öffnet sofort ein neues leeres Formular (ideal, wenn Sie mehrere Kontakte hintereinander erfassen) ## Nach dem Speichern Sobald der Kontakt gespeichert ist, stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung: ### Profilbild Rechts neben dem Namen erscheint ein rundes Feld mit einem Pfeilsymbol. Darüber laden Sie ein Foto oder Logo hoch. Beim Anlegen ist das noch nicht möglich – der Hinweis im leeren Formular weist darauf hin, dass das Bild erst nach dem Erstellen hochgeladen werden kann. ### Verknüpfungen Über dem Formular zeigen Schaltflächen, was mit diesem Kontakt verknüpft ist – das zugehörige Unternehmen sowie die Anzahl seiner Leads und Chancen. Ein Klick springt direkt dorthin. ### Nachrichten, Notizen und Termine Rechts neben dem Formular liegt der Verlauf des Kontakts. Über die drei Reiter erfassen Sie: Nachricht – eine E-Mail an den Kontakt Notiz – eine interne Bemerkung, die der Kontakt nie zu sehen bekommt Ereignis – einen Termin Darunter läuft die Chronik: Wer hat wann etwas geändert, welche Nachricht wurde geschrieben. So ist jederzeit nachvollziehbar, was mit dem Kontakt passiert ist. ### Weitere Angaben Unterhalb der Stammdaten liegen drei Reiter: Kontakte & Adressen – weitere Ansprechpartner oder abweichende Adressen (z. B. eine separate Lieferadresse) Interne Notizen – ein Textfeld mit Formatierung für alles, was intern bleiben soll Sonstige Information – Position, Zuordnung zum Unternehmen und der zuständige Manager Achtung: Änderungen werden erst mit Speichern übernommen. Wenn Sie das Formular vorher verlassen, gehen sie verloren. ## Weiter geht es Unternehmen anlegen – Firma erfassen und Ansprechpartner zuordnen Tags, Branchen & Titel – Auswahllisten selbst pflegen --- ## Seite: Unternehmen anlegen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/unternehmen # Unternehmen anlegen Firmen legen Sie genauso an wie Kontakte – nur unter dem Reiter Unternehmen. Der große Vorteil: Sie können der Firma beliebig viele Ansprechpartner und Adressen zuordnen und sehen alles an einer Stelle. ## Firma erfassen Wechseln Sie oben auf Unternehmen und klicken Sie auf das Pluszeichen. Das Formular ähnelt dem Kontaktformular, unterscheidet sich aber in einigen Punkten: Unterschied Erklärung Name des Unternehmens Statt Vor- und Nachname gibt es ein einziges Namensfeld – das ist das Pflichtfeld Keine Anrede, kein Titel Diese Felder gibt es nur bei Personen Umsatzsteuer ID Zusätzliches Feld für die USt-IdNr. der Firma Tipp: Die Umsatzsteuer ID lohnt sich gleich beim Anlegen – sie wird für Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland benötigt. ## Ansprechpartner zuordnen Speichern Sie die Firma zuerst. Danach erscheint im Reiter Kontakte & Adressen die Schaltfläche, mit der Sie Personen und weitere Adressen hinzufügen: Ein Klick auf Kontakt oder Adresse erstellen öffnet ein Fenster mit dem gewohnten Kontaktformular – die Firma ist dabei schon hinterlegt: Nach dem Speichern erscheint die Person als Karte im Reiter. Jede Karte zeigt Name und Adresse; ein Klick darauf öffnet den Datensatz wieder zum Bearbeiten. ### Mehrere Adressen einer Firma Über dieselbe Schaltfläche erfassen Sie auch abweichende Adressen – etwa eine Lieferadresse oder eine Filiale. Steuern lässt sich das über das Auswahlfeld Art im Formular (Hauptkontakt, Kontakt oder weitere Adresse). ## Zuordnung nachträglich ändern Ein bereits bestehender Kontakt lässt sich jederzeit einer Firma zuordnen: Öffnen Sie die Person, wechseln Sie auf den Reiter Sonstige Information und wählen Sie unter Hauptkontakt oder Unternehmen die passende Firma aus. Ab dann erscheint die Person in der Firma unter Kontakte & Adressen – und die Firma beim Kontakt als Verknüpfung über dem Formular. --- ## Seite: Tags, Branchen & Titel (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/organisieren # Tags, Branchen & Titel Damit Ihre Adressdatenbank übersichtlich bleibt, können Sie eigene Auswahllisten pflegen. Alle drei finden Sie im Menü Kontakt → Konfiguration. ## Tags Tags sind farbige Etiketten, mit denen Sie Kontakte und Unternehmen frei gruppieren – zum Beispiel nach Kunde, Interessent, VIP oder Lieferant. Ein Kontakt kann beliebig viele Tags haben. Jeder Tag hat einen Namen, eine Farbe und einen Schalter Aktiv. Nicht mehr benötigte Tags schalten Sie einfach inaktiv – sie verschwinden dann aus der Auswahl, bleiben aber an bestehenden Kontakten erhalten. ### Tags zuweisen Im Kontakt- oder Unternehmensformular gibt es rechts unten das Feld Tags suchen …. Tippen Sie los und wählen Sie den passenden Tag aus. In der Kartenansicht sind die Tags dann sofort auf einen Blick sichtbar: ## Branchen Branchen beschreiben, in welchem Wirtschaftszweig ein Kontakt tätig ist. Sie lassen sich mehrstufig aufbauen: Eine Oberbranche wie Handwerk kann Unterbranchen wie Elektro, Tischlerei oder Dachdeckerei enthalten. Tipp: Fangen Sie mit wenigen, groben Branchen an. Unterbranchen können Sie jederzeit ergänzen, sobald Sie merken, dass eine Gruppe zu groß wird. ## Titel Titel sind die akademischen Grade, die im Kontaktformular zur Auswahl stehen – etwa Dr., Prof. oder Prof. Dr. Sie erscheinen in der Anrede von Briefen und E-Mails. ## Neuen Eintrag anlegen Alle drei Listen funktionieren gleich: Öffnen Sie die Übersicht, klicken Sie oben links auf das Pluszeichen, füllen Sie das kurze Formular aus und speichern Sie. Ein Klick auf eine bestehende Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. Hinweis: Das Menü Konfiguration sehen nur Benutzer mit den passenden Rechten. Fehlt es bei Ihnen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Lawoo-Installation. --- ## Seite: CRM: Leads & Chancen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm # CRM: Leads & Chancen Das CRM begleitet einen Interessenten vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Jeder Vorgang durchläuft dabei feste Phasen – so sehen Sie jederzeit, wo jemand gerade steht und woran Sie als Nächstes arbeiten müssen. ## Lead oder Chance? Lawoo trennt den Vertriebsprozess in zwei Stufen. Beide arbeiten gleich, unterscheiden sich aber im Zweck: Stufe Wofür Typische Frage Lead Ein neuer, noch ungeprüfter Kontakt – etwa aus dem Kontaktformular der Website, von einer Messe oder aus einer Empfehlung „Ist da überhaupt etwas möglich?" Chance Ein geprüfter Interessent mit konkretem Vorhaben – hier kommen Betrag, Abschlusswahrscheinlichkeit und erwartetes Abschlussdatum dazu „Wie viel, wie sicher und bis wann?" Tipp: Sie müssen nicht zwingend mit Leads arbeiten. Wenn Sie ohnehin nur qualifizierte Anfragen bekommen, legen Sie direkt Chancen an. Umgekehrt wird aus einem gewonnenen Lead automatisch eine Chance – dazu mehr unter Chancen. ## Pipeline und Phasen Eine Pipeline ist Ihr Vertriebsweg, die Phasen sind seine Stationen. Standardmäßig gibt es zwei Pipelines: eine für Leads und eine für Chancen. Jede Phase hat einen Typ, der bestimmt, wie Lawoo sie behandelt: Offen – der Vorgang läuft noch Gewonnen – erfolgreich abgeschlossen Verloren – nicht zustande gekommen Phasen können Sie umbenennen, umsortieren, ergänzen oder entfernen – siehe Pipelines & Einstellungen. ## Das Kanban-Board Leads und Chancen werden als Karten in Spalten dargestellt – eine Spalte je Phase. Die Zahl neben dem Spaltentitel zeigt, wie viele Vorgänge dort liegen. Jede Karte zeigt die Vorgangsnummer (Leads beginnen mit L-, Chancen mit C-), Firma und Ansprechpartner, die vergebenen Tags sowie das Kürzel des zuständigen Mitarbeiters. Ein Klick öffnet den Vorgang. Um einen Vorgang weiterzubewegen, ziehen Sie die Karte einfach in die nächste Spalte. Alternativ öffnen Sie ihn und klicken in der Phasenleiste auf die gewünschte Phase. Hinweis: Abgeschlossene Phasen (Gewonnen, Verloren) sind eingeklappt, damit das Board übersichtlich bleibt. Über den Pfeil in der Spaltenüberschrift klappen Sie eine Spalte auf oder zu. ## Nächste Schritte Lead anlegen und bearbeiten – vom ersten Kontakt bis zur Qualifizierung Chancen – Betrag, Wahrscheinlichkeit, Kalender und Angebot Pipelines & Einstellungen – Phasen, Quellen, Tags und Verlustgründe --- ## Seite: Lead anlegen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/lead-anlegen # Lead anlegen und bearbeiten Ein Lead ist der erste Eintrag zu einer neuen Anfrage. Sie können ihn von Hand anlegen – oder er entsteht automatisch, wenn jemand das Kontaktformular Ihrer Website ausfüllt. ## Neuen Lead anlegen Öffnen Sie CRM → Leads und klicken Sie oben links auf das Pluszeichen. Es öffnet sich ein leeres Formular: Links tragen Sie die Kontaktdaten ein, rechts die Adresse. Sie müssen nicht alles ausfüllen – Name und eine Erreichbarkeit genügen für den Anfang, alles Weitere ergänzen Sie später. Tipp: Ist der Kontakt bereits in Lawoo gespeichert, wählen Sie ihn im obersten Feld aus. Lawoo übernimmt dann Firma, Adresse und Erreichbarkeiten automatisch – doppelt tippen entfällt. Die Vorgangsnummer (L-00001, L-00002 …) vergibt Lawoo selbst, sobald Sie speichern. ## Der geöffnete Lead ### Die Phase wechseln Oben im Formular sehen Sie den Vertriebsweg als Leiste. Die farbig hinterlegten Phasen sind bereits durchlaufen, die aktuelle ist hervorgehoben. Ein Klick auf eine Phase bewegt den Lead dorthin – Sie müssen nicht erst zurück ins Board. ### Verknüpfungen Über dem Formular führen Schaltflächen zu allem, was mit diesem Lead zusammenhängt: zum Unternehmen und Kontakt in der Adressdatenbank sowie zur Chance, falls aus dem Lead schon eine geworden ist. ### Verlauf und Notizen Rechts läuft die Chronik des Vorgangs: jeder Phasenwechsel, jede Änderung an Betrag oder Kontaktdaten wird protokolliert. Über die Reiter darüber schreiben Sie eine Nachricht an den Interessenten, halten eine interne Notiz fest oder legen einen Termin an. ## Quelle, Tags und Zuständigkeit Im Reiter Zusätzliche Informationen steuern Sie, wie der Lead eingeordnet wird: Feld Bedeutung Pipeline Welchen Vertriebsweg der Lead durchläuft – relevant, wenn Sie mehrere Wege nutzen Quelle Woher die Anfrage kam (Website, Empfehlung, Messe …). Damit sehen Sie später, welcher Kanal sich lohnt Zugewiesen an Wer im Team sich kümmert Tags Freie Etiketten wie „Rückruf" oder „Hohe Priorität" – sie erscheinen direkt auf der Karte im Board Verlustgrund Wird beim Abschließen als „verloren" benötigt ## Lead abschließen Mit Abschließen beenden Sie den Vorgang. Sie wählen aus, ob der Lead gewonnen oder verloren ist: Gewonnen – Lawoo legt automatisch eine Chance an und überträgt alle Daten. Der Lead bleibt als Ursprung erhalten. Verloren – Sie müssen einen Verlustgrund angeben. So sehen Sie später, woran Abschlüsse typischerweise scheitern. Achtung: Änderungen im Formular werden erst mit Speichern übernommen. Ein Phasenwechsel über die Leiste wird dagegen sofort gespeichert. --- ## Seite: Chancen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/chancen # Chancen Eine Chance ist ein konkretes Geschäft in Aussicht. Anders als beim Lead geht es hier nicht mehr um das Ob, sondern um Betrag, Wahrscheinlichkeit und Zeitpunkt – die Zahlen, aus denen sich Ihre Umsatzplanung ergibt. Anders als bei den Leads steht auf jeder Karte der Betrag. So sehen Sie pro Phase sofort, wie viel Geschäft dort gerade hängt. ## Wie eine Chance entsteht Es gibt zwei Wege: Automatisch aus einem Lead – sobald Sie einen Lead als gewonnen abschließen, legt Lawoo daraus eine Chance an. Kontakt, Firma, Adresse und alle bereits erfassten Angaben werden übernommen; der ursprüngliche Lead bleibt verknüpft. Von Hand – über CRM → Chances und das Pluszeichen, wenn eine Anfrage von vornherein konkret ist. ## Die Zahlen einer Chance Im Unterschied zum Lead stehen hier die Geschäftsdaten im Vordergrund: Feld Bedeutung Betrag Erwarteter Auftragswert samt Währung Wahrscheinlichkeit Wie sicher der Abschluss ist, in Prozent. Beim Phasenwechsel schlägt Lawoo den für die Phase hinterlegten Wert vor – Sie können ihn jederzeit anpassen Voraussichtliches Abschlussdatum Wann Sie mit der Entscheidung rechnen – bestimmt die Position im Kalender Priorität Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend Tipp: Pflegen Sie Betrag und Wahrscheinlichkeit konsequent. Erst dadurch lässt sich ablesen, welcher Umsatz realistisch im Anmarsch ist – und nicht nur, wie viele Vorgänge offen sind. ## Kalenderansicht Chancen lassen sich statt als Board auch als Kalender anzeigen. Umgeschaltet wird oben rechts. Jede Chance erscheint an ihrem voraussichtlichen Abschlussdatum: Jeder Eintrag trägt die Farbe seiner Phase, der heutige Tag ist hervorgehoben. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Chance direkt. Mit den Pfeilen oben blättern Sie durch die Monate, Heute springt zurück zum aktuellen. Diese Ansicht beantwortet die Frage „Was steht diesen Monat zur Entscheidung an?" – nützlich für die Wochenplanung und für Rückfragen zum richtigen Zeitpunkt. Fehlt bei einer Chance das Abschlussdatum, taucht sie hier nicht auf – ein guter Grund, das Feld immer zu füllen. ## Angebot erzeugen Ist das Vorhaben besprochen, erstellen Sie direkt aus der Chance ein Angebot: die Schaltfläche Angebot oben im Formular übernimmt Kunde und Adresse in einen neuen Angebotsvorgang im Modul Verkauf. Sie müssen die Daten nicht erneut erfassen. Zusatzmodul nötig: Die Schaltfläche Angebot stammt aus dem Brückenmodul CRM & Verkauf. Fehlt sie bei Ihnen, ist das Modul nicht installiert – legen Sie das Angebot dann direkt im Verkauf an. Mehr dazu unter Module und ihr Zusammenspiel. ## Chance abschließen Wie beim Lead beenden Sie den Vorgang über Abschließen: Gewonnen – das Geschäft kommt zustande Verloren – mit Angabe des Verlustgrunds Beides wird im Verlauf des Vorgangs protokolliert, samt Zeitpunkt und ausführender Person. Abgeschlossene Chancen verschwinden nicht, sondern wandern in die entsprechende Spalte am Ende des Boards. --- ## Seite: Pipelines & Einstellungen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/konfiguration # Pipelines & Einstellungen Das CRM lässt sich an Ihren Vertrieb anpassen: eigene Phasen, eigene Quellen, eigene Etiketten. Alle Einstellungen finden Sie im Menü CRM → Einstellungen. ## Pipelines und Phasen Ab Werk gibt es zwei Pipelines – eine für Leads, eine für Chancen. Ein Klick öffnet sie zum Bearbeiten: Feld Bedeutung Name Erscheint oben rechts im Board – hilfreich, wenn Sie mehrere Vertriebswege führen Typ Lead oder Chance – legt fest, für welche Vorgänge die Pipeline gilt Standard Diese Pipeline wird bei neuen Vorgängen vorausgewählt Aktiv Nicht mehr benötigte Pipelines deaktivieren statt löschen – bestehende Vorgänge bleiben erhalten ### Phasen bearbeiten Rechts steht die Liste der Phasen in ihrer Reihenfolge. Sie können: umsortieren – am Griff links anfassen und verschieben bearbeiten – auf eine Phase klicken; dort ändern Sie Name, Farbe, Typ und die vorgeschlagene Wahrscheinlichkeit ergänzen – über Phase hinzufügen Achtung: Jede Pipeline braucht mindestens eine Phase vom Typ Gewonnen und eine vom Typ Verloren – sonst lassen sich Vorgänge nicht abschließen. ## Quellen Die Quelle hält fest, woher eine Anfrage kam – Website, Empfehlung, Messe, Telefon und so weiter. Je konsequenter Sie das pflegen, desto klarer sehen Sie später, welche Kanäle tatsächlich Aufträge bringen. ## Tags Tags sind farbige Etiketten für Ihre Vorgänge – etwa „Rückruf", „Hohe Priorität" oder „Messekontakt". Sie erscheinen direkt auf den Karten im Board und machen auf einen Blick sichtbar, was besondere Aufmerksamkeit braucht. ## Verlustgründe Wird ein Vorgang als verloren abgeschlossen, verlangt Lawoo einen Verlustgrund. Legen Sie hier die Gründe an, die in Ihrem Geschäft wirklich vorkommen – „Zu teuer", „Kein Bedarf", „Nicht erreichbar" und Ähnliches. Tipp: Halten Sie die Liste kurz. Fünf bis acht klar unterscheidbare Gründe sagen mehr aus als zwanzig, die sich überschneiden – und werden im Alltag auch wirklich sauber ausgewählt. ## Neuen Eintrag anlegen Alle vier Listen funktionieren gleich: Übersicht öffnen, oben links auf das Pluszeichen klicken, das kurze Formular ausfüllen und speichern. Ein Klick auf eine bestehende Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. --- ## Seite: Listen, Suche & Filter (Bereich: Grundlagen) URL: https://lawoo.de/docs/grundlagen/listen-und-filter # Listen, Suche & Filter Fast jede Übersicht in Lawoo funktioniert gleich – ob Kontakte, Angebote, Produkte oder Rechnungen. Wenn Sie diese Seite einmal gelesen haben, finden Sie sich in jedem Modul zurecht. ## Suchen Das Suchfeld in der Mitte durchsucht die Liste, während Sie tippen. Gesucht wird in den wichtigsten Feldern des jeweiligen Bereichs – bei Angeboten etwa in Nummer und Kunde, bei Kontakten in Name, E-Mail und Ort. Tipp: Ein Teil des Wortes genügt – „Autoh" findet „Autohaus Reimann GmbH". Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. ## Filter Rechts im Suchfeld sitzt ein kleiner Pfeil. Ein Klick darauf klappt die Filterleiste auf: Welche Filter angeboten werden, hängt vom Bereich ab. Einige Gruppen finden Sie überall: Gruppe Wofür Aktivitäten & E-Mails Zeigt nur Datensätze mit offenen Aufgaben, mit an Sie delegierten Aktivitäten oder mit angehefteten E-Mails Zugewiesen an Schränkt auf die Datensätze einer bestimmten Person ein Gelöscht Zeigt den Papierkorb – gelöschte Einträge, die sich wiederherstellen lassen Bereichsspezifische Filter Etwa Kontakt und Chance bei Angeboten oder Land und Aktiv bei Kontakten Mehrere Filter lassen sich kombinieren; sie wirken zusammen mit dem Suchfeld. Die Auswahl bleibt beim Blättern und beim Öffnen eines Datensatzes erhalten. ## Filter speichern und wiederverwenden Eine Filterkombination, die Sie öfter brauchen, müssen Sie nicht jedes Mal neu zusammenklicken. Sobald mindestens ein Filter gesetzt ist, erscheint rechts in der Filterleiste unter Benutzerdefinierte Suche der Bereich Aktuelle Filter speichern?: Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf das Pluszeichen. Zwei Optionen stehen dabei zur Wahl: Option Wirkung Als Standard festlegen Der Filter ist beim Öffnen des Bereichs automatisch aktiv. Sie landen also sofort in Ihrer gewohnten Auswahl, statt erst die volle Liste zu sehen Für alle Benutzer sichtbar Der Filter steht dem ganzen Team zur Verfügung – praktisch für gemeinsame Arbeitsweisen wie „Offene Angebote“ oder „Meine Region“. Diese Option sehen nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung Gespeicherte Filter erscheinen anschließend als Schaltflächen in der Filterleiste. Ein Klick aktiviert die Auswahl, das Papierkorb-Symbol daneben entfernt sie wieder: Ein als Standard gesetzter Filter ist an einem gelben Stern zu erkennen. Tipp: Legen Sie sich für Ihren Arbeitsalltag zwei, drei Filter an – etwa „Meine offenen Vorgänge“ oder „Diese Woche fällig“. Einer davon als Standard, und Sie sehen nach dem Anmelden genau das, woran Sie arbeiten. ## Spalten ein- und ausblenden Am rechten Rand der Kopfzeile sitzt ein Symbol für die Spaltenauswahl. Dort haken Sie an, welche Spalten die Tabelle zeigen soll: Lawoo merkt sich Ihre Auswahl – pro Benutzer und pro Bereich. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, steht die Tabelle wieder so, wie Sie sie eingerichtet haben. ## Sortieren und blättern Sortieren – auf einen Spaltentitel klicken; ein zweiter Klick dreht die Richtung um Einträge pro Seite – das kleine Zahlenfeld ganz rechts (Standard: 50) Ansicht wechseln – die beiden Symbole neben der Zahl schalten zwischen Tabelle und Kartenansicht um; in manchen Bereichen kommt eine Kalenderansicht dazu ## Mehrere Einträge auf einmal Über die Kästchen ganz links wählen Sie mehrere Einträge aus. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheinen Aktionen für die ganze Auswahl – etwa Löschen oder, im Papierkorb, Wiederherstellen. Achtung: Gelöschte Einträge landen zunächst im Papierkorb und sind über den Filter Gelöscht wiederherstellbar. Datensätze, auf die andere Belege verweisen – etwa ein Kunde mit Angeboten – lassen sich nicht löschen. Setzen Sie diese stattdessen auf inaktiv (archivieren): Sie verschwinden aus den Auswahllisten, bleiben auf bestehenden Belegen aber erhalten. ## Import und Export In Bereichen, die es unterstützen, sitzt neben der Schaltfläche zum Anlegen ein Symbol für Import & Export. Damit lesen Sie Daten aus einer CSV-Datei ein oder exportieren die aktuelle Auswahl – praktisch für Umzüge aus einem Altsystem oder für Auswertungen in einer Tabellenkalkulation. --- ## Seite: Verkauf: Angebote & Aufträge (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf # Verkauf: Angebote & Aufträge Im Verkauf entsteht aus einer Anfrage ein Angebot, aus dem angenommenen Angebot ein Auftrag und daraus schließlich die Rechnung. Lawoo trägt die Daten dabei von Schritt zu Schritt weiter – erfasst wird jede Angabe nur einmal. ## Der Weg eines Auftrags Schritt Was passiert Nummer Angebot Sie stellen zusammen, was der Kunde bekommt, und schicken es ihm Q-00001 Auftrag Der Kunde nimmt an – Lawoo erzeugt automatisch den Auftrag mit allen Positionen SO-00001 Rechnung Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung INV-00001 Die Nummern vergibt Lawoo fortlaufend und automatisch. Sie sind eindeutig und lassen sich nicht doppelt vergeben – wichtig für Nachvollziehbarkeit und Buchhaltung. Hinweis: Sie müssen nicht bei null anfangen. Kommt die Anfrage aus dem CRM, erzeugen Sie das Angebot direkt aus der Chance – Kunde und Adresse sind dann schon gefüllt. Siehe Chancen. ## Phasen im Verkauf Angebote und Aufträge durchlaufen – wie im CRM – feste Phasen: Angebote: Neu → Versendet → Akzeptiert (gewonnen) beziehungsweise Abgelehnt oder Abgelaufen (verloren) Aufträge: Neu → In Bearbeitung → Abgeschlossen beziehungsweise Storniert Die Phase wechseln Sie über die Leiste oben im Beleg oder durch Ziehen der Karte in der Kartenansicht. Beides ist gleichwertig. ## Was wo liegt Menüpunkt Inhalt Angebote Alle Angebote – offen, angenommen, abgelehnt Aufträge Bestätigte Aufträge, meist aus angenommenen Angeboten entstanden Produkte Ihr Katalog aus Waren und Dienstleistungen mit Preisen und Einheiten Einstellungen Phasen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Textbausteine, Vorlagen und Kategorien Zusammenspiel mit anderen Bereichen: Rechnungen ist ein Aufbaumodul des Verkaufs und ohne ihn nicht lauffähig – erst zusammen entsteht aus dem Auftrag eine Rechnung. Über Brückenmodule kommen weitere Verbindungen dazu: aus einer CRM-Chance direkt ein Angebot erzeugen oder Projektstunden auf Auftragspositionen abrechnen. Siehe Module und ihr Zusammenspiel. ## Nächste Schritte Angebot erstellen – Positionen, Rabatte, Texte und Summen Angebot prüfen und abschließen – Vorschau, Versand und Umwandlung in einen Auftrag Aufträge – was übernommen wird und was gesperrt ist Produkte – Katalog pflegen Einstellungen – Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Vorlagen Tipp: Wie Sie in den Übersichten suchen, filtern und Spalten einrichten, steht gesammelt unter Listen, Suche & Filter. --- ## Seite: Angebot erstellen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/angebot-erstellen # Angebot erstellen Ein Angebot besteht aus drei Teilen: dem Kopf mit Kunde und Fristen, den Positionen mit dem, was Sie liefern, und dem Fuß mit Summen und Bedingungen. Wir gehen sie der Reihe nach durch. ## Schritt 1: Kunde und Fristen Öffnen Sie Verkauf → Angebote und klicken Sie auf das Pluszeichen. Im oberen Bereich legen Sie die Rahmendaten fest: Feld Bedeutung Kunde Aus der Adressdatenbank. Adresse und Ansprechpartner werden übernommen Rechnungsadresse Nur nötig, wenn die Rechnung an eine andere Anschrift geht als die Hauptadresse Gültigkeitsdatum Bis wann das Angebot gilt – erscheint auf dem PDF Lieferdatum Wann geliefert oder geleistet wird Zahlungsbedingung Etwa „30 / 40 / 30" oder „5 Werktage“ – die Auswahl pflegen Sie in den Einstellungen Währung Standardmäßig Euro Vorlage Eine gespeicherte Angebotsvorlage – füllt Positionen und Texte auf einen Schlag Tipp: Wenn Sie regelmäßig Ähnliches anbieten, lohnt sich eine Vorlage. Sie enthält Positionen, Texte und Zahlungsbedingung – ein Angebot ist dann in unter einer Minute fertig. ## Schritt 2: Positionen erfassen Über Position hinzufügen wählen Sie ein Produkt aus dem Katalog. Preis, Einheit und Steuersatz kommen automatisch mit; ändern lassen sie sich trotzdem – für dieses Angebot gilt dann Ihr Wert. Spalte Bedeutung Produkt Bezeichnung, wie sie auf dem Angebot steht – überschreibbar Beschreibung Optionaler Zusatztext unter der Position Menge und Einheit Etwa 24 Stunden, 8 Stück, 12 Monate Einzelpreis Preis je Einheit Rabatt % Nachlass nur auf diese Position Steuersatz Wird unter dem Positionsbetrag angezeigt und lässt sich je Position umstellen Zwei weitere Schaltflächen helfen beim Aufbau längerer Angebote: Notiz hinzufügen – eine Textzeile zwischen den Positionen, ohne Preis Abschnitt hinzufügen – eine Zwischenüberschrift, um Positionen zu gruppieren Positionen lassen sich am Griff links anfassen und umsortieren. Über Spalten rechts oben blenden Sie zusätzliche Spalten ein oder aus. ## Schritt 3: Texte Rund um die Positionen gibt es drei Textbereiche, die auf dem PDF erscheinen: Kopfbereich – Einleitung über den Positionen, etwa der Bezug zum Gespräch Fußbereich – Hinweise unter den Positionen, etwa zur Zahlungsweise Allgemeine Geschäftsbedingungen – Ihre AGB als eigener Block Über das Pluszeichen fügen Sie einen gespeicherten Textbaustein ein. So müssen Standardsätze nicht jedes Mal neu getippt werden und bleiben überall gleich. ## Schritt 4: Rabatte und Summen Der Summenblock rechnet automatisch mit: Zwischensumme – alle Positionen zusammen, nach Positionsrabatten Rabatt – ein Nachlass auf das gesamte Angebot, wahlweise in Prozent oder als fester Betrag (Umschalter % / €) Gutscheincode – falls Sie mit Aktionscodes arbeiten: eintragen und Übernehmen klicken Steuer – je Steuersatz getrennt ausgewiesen Gesamt – der Betrag, den der Kunde zahlt Achtung: Positionsrabatt und Gesamtrabatt wirken nacheinander – erst wird die Position reduziert, dann die Zwischensumme. Bei größeren Nachlässen lohnt ein Blick auf den Gesamtbetrag, bevor Sie das Angebot verschicken. Zum Schluss speichern. Wie es weitergeht, lesen Sie unter Angebot prüfen und abschließen. --- ## Seite: Angebot prüfen & abschließen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/angebot-abschliessen # Angebot prüfen, versenden und abschließen Das Angebot steht – jetzt kommt der Weg zum Kunden und zurück. Alle nötigen Schaltflächen finden Sie oben im geöffneten Angebot: ## Vorschau: so sieht es der Kunde Vorschau erzeugt das PDF genau so, wie es beim Kunden ankommt – mit Ihrem Logo, den Positionen, Texten und Summen. Das Dokument wird dabei nur angezeigt, nicht gespeichert; Sie können also beliebig oft nachsehen und korrigieren. Tipp: Werfen Sie vor dem Versand immer einen Blick in die Vorschau. Dort fallen fehlende Texte oder eine vergessene Position sofort auf – im PDF sieht man das Angebot mit anderen Augen als im Formular. ## Versenden Das Angebot verschicken Sie direkt aus Lawoo: Wechseln Sie rechts im Verlauf auf Nachricht und wählen Sie die Vorlage Angebot versenden. Das PDF wird automatisch angehängt, Anrede und Angebotsnummer sind bereits eingesetzt. Die versendete E-Mail bleibt im Verlauf des Angebots stehen. Später ist damit nachvollziehbar, wann was an wen ging – auch für Kolleginnen und Kollegen. Setzen Sie das Angebot anschließend auf die Phase Versendet. So sehen alle im Team auf einen Blick, worauf gerade eine Antwort aussteht. ## Abschließen Kommt die Antwort, beenden Sie den Vorgang über Abschließen und wählen das Ergebnis: Ergebnis Was Lawoo tut Akzeptiert Legt automatisch einen Auftrag an – mit allen Positionen, Texten und Konditionen. Das Angebot wird gesperrt Abgelehnt Der Vorgang wird als verloren geschlossen Abgelaufen Die Gültigkeit ist verstrichen, ohne dass sich der Kunde gemeldet hat ## Warum ein angenommenes Angebot gesperrt wird Sobald aus dem Angebot ein Auftrag geworden ist, lässt es sich nicht mehr bearbeiten. Das ist Absicht: Das Angebot ist die Grundlage, auf die sich der Kunde bezogen hat – es muss so erhalten bleiben, wie er es bekommen hat. Änderungen nehmen Sie stattdessen im Auftrag vor. Hinweis: Braucht der Kunde eine geänderte Fassung, bevor er zusagt, duplizieren Sie das Angebot statt es zu überschreiben. Sie erhalten eine Kopie mit neuer Nummer, während die ursprüngliche Fassung dokumentiert bleibt. ## Weiter geht es Aufträge – was im Auftrag übernommen wird und wie es zur Rechnung kommt --- ## Seite: Aufträge (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/auftraege # Aufträge Ein Auftrag ist das, was verbindlich vereinbart wurde. Er entsteht in aller Regel automatisch aus einem angenommenen Angebot und begleitet die Abwicklung bis zur Rechnung. ## Was aus dem Angebot übernommen wird Lawoo überträgt alles, was zum Geschäft gehört: Kunde und Adresse, sämtliche Positionen mit Mengen, Preisen und Rabatten, die Textbausteine, Zahlungsbedingung und Währung. Nichts davon müssen Sie erneut erfassen. Über die Schaltfläche Angebot oben springen Sie jederzeit zurück zum Ursprung – praktisch, wenn jemand wissen will, worauf der Auftrag beruht. ## Warum viele Felder gesperrt sind Kunde, Datum, Positionen und Konditionen sind im Auftrag schreibgeschützt. Der Grund ist derselbe wie beim gesperrten Angebot: Was vereinbart wurde, soll nicht unbemerkt abweichen. Der Auftrag dokumentiert die Vereinbarung – die Abwicklung wird daran gemessen. Tipp: Ändert sich der Umfang wirklich – der Kunde bestellt nach oder storniert etwas –, erstellen Sie ein neues Angebot für die Änderung. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich vereinbart war und was später dazukam. ## Geliefert und abgerechnet In den Positionen eines Auftrags stehen zwei zusätzliche Spalten: Geliefert – wie viel von der bestellten Menge bereits raus ist Abgerechnet – wie viel davon schon in Rechnung gestellt wurde Damit sehen Sie pro Position, was noch offen ist – die Grundlage für Teillieferungen und Teilrechnungen. ## Rechnung erstellen Ist geliefert oder geleistet, erzeugt Rechnung erstellen die Rechnung aus dem Auftrag. Positionen und Konditionen wandern mit; die Rechnungsnummer vergibt Lawoo fortlaufend. Zusatzmodul nötig: Rechnung erstellen setzt das Modul Rechnungen voraus. Ohne dieses Modul endet der Vorgang beim Auftrag – alles davor funktioniert unverändert. ## Phasen eines Auftrags Phase Bedeutung Neu Der Auftrag ist angelegt, die Arbeit hat noch nicht begonnen In Bearbeitung Wird gerade abgewickelt Abgeschlossen Geliefert und abgerechnet Storniert Kommt doch nicht zustande Über Abschließen setzen Sie den Auftrag auf abgeschlossen oder storniert. Jeder Wechsel wird im Verlauf mit Zeitpunkt und Person festgehalten. --- ## Seite: Produkte (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/produkte # Produkte und Dienstleistungen Der Katalog ist die Grundlage jedes Angebots. Was hier sauber hinterlegt ist – Preis, Einheit, Steuersatz – muss beim Angebot nicht mehr überlegt werden. ## Ware oder Dienstleistung? Lawoo unterscheidet zwei Typen: Produkt – eine Ware, die geliefert wird und bestandsgeführt sein kann Dienstleistung – Arbeit oder Leistung, etwa Stunden, Wartung, Lizenzen ## Produkt anlegen Feld Bedeutung Name Bezeichnung, wie sie im Angebot erscheint Beschreibung Zusatztext, der als Positionsbeschreibung vorgeschlagen wird Preis Standardpreis je Einheit – im Angebot jederzeit überschreibbar Einheit Stück, Stunde, Monat, Kilogramm … – bestimmt, worauf sich der Preis bezieht Steuersatz Wird beim Einfügen ins Angebot automatisch übernommen Kategorie Ordnet das Produkt ein – hilfreich bei größeren Katalogen SKU / EAN Artikelnummer und Barcode, falls Sie damit arbeiten Aktiv Nur aktive Produkte erscheinen in der Auswahl. Auslaufende Artikel deaktivieren statt löschen – auf alten Belegen bleiben sie erhalten Tipp: Legen Sie auch wiederkehrende Pauschalen als Produkt an – etwa „Dienstleistung pauschal" mit Preis 0. Den Betrag tragen Sie dann im Angebot ein, Name und Steuersatz stimmen aber immer. ## Kategorien Kategorien gliedern den Katalog und lassen sich verschachteln – etwa Software mit den Unterkategorien Lizenzen und Wartung. Angelegt werden sie unter Verkauf → Einstellungen → Produktkategorien. ## Varianten Gibt es ein Produkt in mehreren Ausführungen – Farbe, Größe, Material –, hinterlegen Sie diese als Attribute. Lawoo kann daraus automatisch alle Kombinationen als Varianten erzeugen, sodass Sie nicht jede Ausführung von Hand anlegen müssen. Für reine Dienstleister ist das meist nicht nötig – wer Waren verkauft, spart damit viel Zeit. --- ## Seite: Einstellungen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/konfiguration # Verkauf einrichten Einmal sauber eingerichtet, spart der Verkauf danach täglich Zeit. Alle Punkte finden Sie unter Verkauf → Einstellungen. ## Phasen für Angebote und Aufträge Es gibt zwei Vertriebswege: einen für Angebote, einen für Aufträge. Die Phasen darin lassen sich umbenennen, umsortieren und ergänzen – genau wie im CRM. Wichtig bleibt der Typ jeder Phase: Offen, Gewonnen oder Verloren. Daran erkennt Lawoo, wann aus einem Angebot ein Auftrag werden soll. ## Steuersätze Hier hinterlegen Sie die Steuersätze, mit denen Sie arbeiten – etwa 19 % und 7 %. Jeder Satz hat einen Namen, der auf dem Beleg erscheint, und einen Prozentwert. Sie legen außerdem fest, ob die Steuer im Preis enthalten ist oder daraufkommt. Der Steuersatz hängt am Produkt und wird beim Einfügen in ein Angebot automatisch mitgenommen; je Position lässt er sich trotzdem umstellen. ## Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen beschreiben, wann welcher Teil fällig wird – etwa „50/50" oder „30 / 40 / 30" bei Projekten in Stufen. Sie erscheinen auf Angebot und Rechnung und lassen sich pro Beleg auswählen. ## Textbausteine Textbausteine sind wiederverwendbare Absätze für Ihre Belege. Jeder Baustein hat eine Position, die bestimmt, wo er landet: Kopfbereich – über den Positionen Fußbereich – unter den Positionen Ganzseitig – für AGB und längere Bedingungen So stehen Standardsätze – Lieferbedingungen, Hinweise zur Gültigkeit, AGB – überall identisch und müssen nie neu getippt werden. ## Angebotsvorlagen Eine Vorlage ist ein vorbereitetes Angebot: Positionen, Texte, Zahlungsbedingung und Währung sind bereits gesetzt. Beim Anlegen eines Angebots wählen Sie die Vorlage aus – der Rest ist ausgefüllt. Tipp: Legen Sie für Ihre zwei, drei häufigsten Angebotsarten je eine Vorlage an. Das ist die Einstellung mit dem größten Zeitgewinn im ganzen Modul. ## Produktkategorien Kategorien gliedern den Produktkatalog und können ineinander verschachtelt werden. Bei wenigen Artikeln kommt man ohne aus – ab etwa fünfzig Positionen wird die Auswahl damit deutlich angenehmer. ## Einheiten Einheiten wie Stück, Stunde, Monat, Kilogramm oder Quadratmeter bringt Lawoo bereits mit. Eigene Einheiten ergänzen Sie bei Bedarf – sie stehen dann in Produkten und Positionen zur Auswahl. --- ## Seite: Rechnungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen # Rechnungen Die Rechnungsstellung schließt den Verkaufsprozess ab: Aus dem Auftrag wird die Rechnung, aus der Zahlung des Kunden ein erledigter Vorgang. Lawoo verwaltet dabei vier Bereiche, die Sie im Menü Verkauf finden. ## Die vier Bereiche Bereich Wofür Nummer Rechnungen Was Sie Ihren Kunden berechnen – der Regelfall INV-00001 Eingangsrechnungen Was Lieferanten Ihnen berechnen EIN-00001 Rechnungskorrekturen Gutschriften zu bereits gestellten Rechnungen RK-00001 Zahlungen Alle erfassten Zahlungen im Überblick – eingehend wie ausgehend — ## Die Status einer Rechnung Der Status zeigt auf einen Blick, wo eine Rechnung steht. Er ändert sich zum Teil automatisch – etwa sobald eine Zahlung erfasst oder das Fälligkeitsdatum überschritten wird. Status Bedeutung Entwurf Noch in Arbeit. Es gibt noch keine Rechnungsnummer und alle Felder sind änderbar Offen Bestätigt: Lawoo vergibt die Nummer, erzeugt das PDF und sperrt die Felder Versendet An den Kunden geschickt – wird beim E-Mail-Versand automatisch gesetzt Teilweise bezahlt Ein Teilbetrag ist eingegangen Bezahlt Vollständig ausgeglichen Überfällig Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, ohne dass vollständig gezahlt wurde – setzt Lawoo selbstständig Storniert Zurückgenommen. Beim PDF erscheint ein Storno-Vermerk Achtung: Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Bestätigen, nicht beim Anlegen. Solange eine Rechnung Entwurf ist, existiert sie buchhalterisch nicht – und genau deshalb dürfen Sie darin noch alles ändern. Setzt den Verkauf voraus: Rechnungen sind ein Aufbaumodul und arbeiten nicht eigenständig. Positionen, Preise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen kommen aus dem Verkauf – ohne dieses Modul fehlt die Grundlage jeder Rechnung. Siehe Module und ihr Zusammenspiel. ## Nächste Schritte Rechnung erstellen – aus dem Auftrag, als Teilrechnung oder Anzahlung Zahlungen erfassen – Zahlungseingang buchen und offene Beträge im Blick behalten Rechnungskorrekturen – Gutschriften richtig erstellen Eingangsrechnungen – Lieferantenrechnungen erfassen --- ## Seite: Rechnung erstellen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/rechnung-erstellen # Rechnung erstellen Der übliche Weg führt über den Auftrag: Dort steht bereits, was vereinbart wurde – Lawoo muss es nur noch in eine Rechnung überführen. ## Aus dem Auftrag heraus Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Im folgenden Fenster wählen Sie, wie abgerechnet wird: Art Wann sinnvoll Regulär Der Normalfall: Sie rechnen Positionen ab – ganz oder teilweise. Je Position schlägt Lawoo die noch offene Menge vor Anzahlung Ein Vorschuss vor Leistungsbeginn, als Prozentsatz oder fester Betrag. Es entsteht eine Rechnung mit einer einzigen Anzahlungsposition Wurden bereits Anzahlungen gestellt, bietet Lawoo sie bei der Schlussrechnung zum Abzug an – sie erscheinen dann als negative Position, sodass der Kunde nur die Differenz zahlt. Tipp: Wie viel je Position abgerechnet werden darf, hängt von der Abrechnungsart des Produkts ab: sofort, nach Lieferung oder erst nach vollständiger Fertigstellung. So lässt sich nicht versehentlich mehr berechnen als geliefert wurde. ## Die Rechnung prüfen Die neue Rechnung ist zunächst ein Entwurf: Positionen, Beträge und Daten lassen sich noch anpassen. Im Kopf stehen die Angaben, die auf dem Dokument erscheinen: Feld Bedeutung Rechnungsdatum Das Datum, unter dem die Rechnung gestellt wird Zahlungsbedingung Bestimmt, bis wann gezahlt werden soll Fälligkeitsdatum Wird daraus errechnet – ab hier gilt eine Rechnung als überfällig Leistungs-/Lieferart Ob ein einzelner Tag oder ein Zeitraum ausgewiesen wird Leistungsdatum Pflichtangabe – wann die Leistung erbracht wurde. In Deutschland gehört sie auf jede Rechnung ## Bestätigen Stimmt alles, bestätigen Sie die Rechnung. In diesem Moment passiert dreierlei: Lawoo vergibt die fortlaufende Rechnungsnummer Das PDF wird erzeugt Die Felder werden gesperrt – ab jetzt ist die Rechnung ein Beleg Anschließend verschicken Sie sie wie ein Angebot direkt aus Lawoo: über den Verlauf rechts, Reiter Nachricht, Vorlage Rechnung versenden. Das PDF hängt automatisch an, der Status wechselt auf Versendet. Achtung: Nach dem Bestätigen lässt sich eine Rechnung nicht mehr inhaltlich ändern – das verlangt die ordnungsgemäße Buchführung. War etwas falsch, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder stornieren Sie die Rechnung. --- ## Seite: Zahlungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/zahlungen # Zahlungen erfassen Sobald Geld eingegangen ist, halten Sie das an der Rechnung fest. Lawoo rechnet dann selbst aus, was noch offen ist, und setzt den Status entsprechend. ## Eine Zahlung buchen Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie oben auf Zahlung erfassen: Der noch offene Betrag steht oben und ist bereits vorausgefüllt – bei vollständiger Zahlung müssen Sie also nichts eintippen. Feld Bedeutung Betrag Was der Kunde überwiesen hat. Bei einer Teilzahlung einfach überschreiben Gebühr Abzüge, die auf dem Weg entstanden sind – etwa Gebühren eines Zahlungsdienstes Nettobetrag Betrag abzüglich Gebühr – rechnet Lawoo automatisch mit Zahlungsdatum Wann das Geld eingegangen ist Zahlungsart Banküberweisung, Bar, Skonto oder manuell Notiz Freier Vermerk, etwa „Anzahlung laut Absprache" Unten im Fenster steht der Zahlungsverlauf – alle bisherigen Zahlungen zu dieser Rechnung mit Datum, Art und Betrag. ## Offener Betrag im Blick Unter den Summen führt die Rechnung mit, was bereits gezahlt wurde und was noch aussteht. Der offene Betrag ist rot hervorgehoben – so ist beim Öffnen sofort klar, woran man ist. Der Status folgt automatisch: Nach der ersten Teilzahlung steht die Rechnung auf Teilweise bezahlt, nach vollständigem Ausgleich auf Bezahlt. ## Überfällige Rechnungen Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen und die Rechnung nicht ausgeglichen, setzt Lawoo den Status selbstständig auf Überfällig. Sie müssen also nichts nachhalten – ein Blick in die Liste genügt, um zu sehen, wo eine Erinnerung fällig ist. Tipp: Filtern Sie die Rechnungsliste nach überfälligen Vorgängen und speichern Sie diesen Filter als Standard. Dann sehen Sie beim Öffnen des Bereichs zuerst das, was Geld kostet. Wie das geht, steht unter Listen, Suche & Filter. ## Alle Zahlungen auf einen Blick Der Menüpunkt Zahlungen zeigt sämtliche erfassten Zahlungen – eingehende wie ausgehende, über alle Rechnungen hinweg. Praktisch für den Abgleich mit dem Kontoauszug am Monatsende. --- ## Seite: Rechnungskorrekturen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/korrekturen # Rechnungskorrekturen Eine bestätigte Rechnung darf nicht mehr geändert werden. Muss trotzdem etwas zurück – weil zu viel berechnet wurde, eine Leistung entfällt oder eine Reklamation berechtigt ist –, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur. In der Buchhaltung heißt sie Gutschrift. ## Korrektur erstellen Öffnen Sie die betroffene Rechnung und klicken Sie auf Gutschrift erstellen: Lawoo übernimmt die Positionen und Texte aus der Ursprungsrechnung – Sie streichen, was bestehen bleibt, und passen Mengen oder Beträge an. Möglich ist das für Rechnungen, die bereits versendet, teilweise oder vollständig bezahlt sind. Gibt es zu einer Rechnung schon Korrekturen, zeigt Lawoo sie direkt an der Schaltfläche an – so entstehen keine doppelten Gutschriften aus Versehen. ## Was beim Bestätigen passiert Mit dem Bestätigen wird die Korrektur mit der Ursprungsrechnung verrechnet: Auf der Ursprungsrechnung wird der Betrag als Zahlung gebucht – höchstens bis zu deren offenem Restbetrag. Eine Rechnung kann dadurch nie überzahlt werden Derselbe Betrag erscheint auf der Korrektur als ausgeglichen; ist sie vollständig verrechnet, steht sie auf Bezahlt Bleibt ein Rest – etwa weil die Rechnung schon voll bezahlt war –, steht dieser als offener Betrag auf der Korrektur. Das ist der Betrag, den Sie dem Kunden tatsächlich zurückzahlen ## Rückzahlung erfassen Haben Sie das Geld überwiesen, erfassen Sie das wie eine normale Zahlung – über Zahlung erfassen auf der Korrektur. Damit ist der Vorgang vollständig dokumentiert: Was gutgeschrieben und was tatsächlich zurückgezahlt wurde. Achtung: Eine Korrektur, auf die bereits eine Rückzahlung gebucht ist, lässt sich nicht mehr stornieren – das Geld ist geflossen. Prüfen Sie Beträge deshalb vor dem Bestätigen. Hinweis: Ist eine Rechnung vollständig falsch und noch gar nicht bezahlt, ist die Stornierung der einfachere Weg. Die Korrektur ist für Fälle gedacht, in denen ein Teil bestehen bleibt oder bereits Geld geflossen ist. --- ## Seite: Eingangsrechnungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/eingangsrechnungen # Eingangsrechnungen Unter Eingangsrechnungen erfassen Sie, was Lieferanten Ihnen berechnen. So liegen Einnahmen und Ausgaben am selben Ort – und die Buchhaltung bekommt alles aus einer Quelle. ## Rechnung erfassen Wählen Sie den Lieferanten aus der Adressdatenbank, tragen Sie Rechnungsdatum, Fälligkeit und die Positionen ein. Die PDF-Datei des Lieferanten laden Sie im Feld für das Dokument hoch – sie bleibt beim Beleg und ist später jederzeit auffindbar. Hinweis: Anders als bei Ausgangsrechnungen erzeugt Lawoo hier kein PDF – das Dokument kommt ja vom Lieferanten. Beim Bestätigen wird lediglich eine interne Nummer vergeben und der Beleg gesperrt. ## Zahlung an den Lieferanten Haben Sie überwiesen, erfassen Sie das über Zahlung erfassen – genau wie bei Ausgangsrechnungen. Lawoo weiß dabei, dass hier Geld herausgeht, und rechnet in die richtige Richtung: Der offene Betrag sinkt, der Status wechselt auf teilweise oder vollständig bezahlt. Auch hier gilt: Wird das Fälligkeitsdatum überschritten, markiert Lawoo den Beleg als überfällig – ein einfacher Weg, Skontofristen und Mahnungen zu vermeiden. Achtung: Eine bereits bezahlte Eingangsrechnung lässt sich nicht mehr stornieren – das Geld ist beim Lieferanten. Erfassen Sie in diesem Fall eine Korrektur, sobald die Gutschrift des Lieferanten vorliegt. --- ## Seite: Module und Zusammenspiel (Bereich: Grundlagen) URL: https://lawoo.de/docs/grundlagen/module # Module und ihr Zusammenspiel Lawoo besteht nicht aus einem großen Block, sondern aus einzelnen Modulen. Sie nutzen genau die, die Sie brauchen – und können jederzeit weitere dazunehmen. Wichtig zu wissen ist dabei: Manche Funktionen entstehen erst, wenn zwei Module zusammenkommen. Welche Module bei Ihnen laufen, sehen Sie unter Module in der linken Navigation. Installierte Module bieten Aktualisieren an, noch nicht installierte eine Schaltfläche Installieren. ## Drei Arten von Modulen Art Bedeutung Beispiele Basismodule Stehen für sich und bringen einen eigenen Bereich mit Kontakt, CRM, Verkauf, Projekte, Lager Aufbaumodule Erweitern ein Basismodul und laufen ohne dieses nicht Rechnungen (baut auf Verkauf auf) Brückenmodule Verbinden zwei Bereiche und schaffen so neue Funktionen CRM ↔ Verkauf, CRM ↔ Kalender, Projekte ↔ Verkauf Hinweis: Fehlt ein Brückenmodul, funktioniert alles andere weiterhin – es fehlt lediglich die verbindende Schaltfläche. Nichts geht kaputt, es wird nur manuell, was sonst automatisch ginge. ## Die Brücken im Überblick Brücke Verbindet Was dadurch möglich wird CRM & Verkauf CRM ↔ Verkauf Aus einer Chance direkt ein Angebot erzeugen; Angebot und Chance verweisen gegenseitig aufeinander CRM & Kalender CRM ↔ Kalender Terminbuchung auf der Website, aus der automatisch ein Lead im CRM entsteht Website & CRM Webseiten ↔ CRM Das Kontaktformular Ihrer Website legt Leads an und merkt sich, von welcher Seite die Anfrage kam Projekte, Verkauf & Rechnungen Projekte ↔ Verkauf ↔ Rechnungen Projektaufgaben hängen an Auftragspositionen – erfasste Stunden gelten als gelieferte Menge und lassen sich abrechnen Einkauf & Lager Einkauf ↔ Lager Bestellte Ware wird als Wareneingang eingebucht; fehlende Mengen lassen sich direkt nachbestellen ## Beispiel: von der Chance zum Angebot Am deutlichsten wird das Prinzip bei CRM und Verkauf. Ist die Brücke installiert, erscheint in einer Chance oben die Schaltfläche Angebot: Ein Klick öffnet ein neues Angebot, in dem Kunde und Währung bereits gesetzt sind. Später führt vom Angebot eine Verknüpfung zurück zur Chance – Sie sehen also von beiden Seiten, was zusammengehört. Ohne diese Brücke bleibt die Schaltfläche einfach weg. Sie legen das Angebot dann von Hand an und wählen den Kunden selbst aus – dieselben zwei Minuten, die die Brücke Ihnen abnimmt. ## Beispiel: vom Auftrag zur Rechnung Hier liegt der Fall anders: Rechnungen ist kein Brücken-, sondern ein Aufbaumodul. Es setzt den Verkauf voraus und kann ohne ihn nicht arbeiten – schließlich braucht eine Rechnung Positionen, Preise und Steuersätze, die im Verkauf gepflegt werden. Ist es installiert, erscheint im Auftrag die Schaltfläche Rechnung erstellen. Alles Weitere lesen Sie unter Rechnungen. ## Woran Sie merken, dass etwas fehlt Vermissen Sie eine Funktion, die in dieser Dokumentation beschrieben ist, hilft diese Reihenfolge: Steht in der Anleitung ein Hinweis, dass ein zusätzliches Modul nötig ist? Ist dieses Modul unter Module installiert? Haben Sie die nötige Berechtigung? Manche Schaltflächen erscheinen nur, wenn Sie im Zielbereich etwas anlegen dürfen – die Schaltfläche Angebot etwa nur, wenn Sie Angebote erstellen dürfen Führt das nicht weiter, melden Sie sich bei uns – wir sehen nach, welche Module bei Ihnen laufen, und ergänzen fehlende.