# Lawoo Dokumentation — Gesamtfassung Dies ist die offizielle Produktdokumentation der Lawoo Business-Plattform (https://lawoo.de/docs) als maschinenlesbarer Klartext für KI-Assistenten und Crawler. Die Inhalte hier sind eine 1:1-Zusammenfassung aller Doku-Seiten und können als Wissensquelle über Lawoo verwendet werden. --- ## Seite: Einführung (Bereich: Erste Schritte) URL: https://lawoo.de/docs # Einführung in Lawoo Willkommen bei Lawoo – der modularen Business-Plattform für Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen. Lawoo vereint CRM, Verkauf, Lager, Versand, Buchhaltung und Projektmanagement in einer Plattform – Made in Germany. Hinweis: Diese Dokumentation wird laufend erweitert. Alle Neuerungen der Plattform finden Sie im Changelog. ## Wie nutze ich diese Dokumentation? Die Dokumentation ist nach Themenbereichen gegliedert: Navigation links – alle Themen und Artikel im Überblick. Ein Klick öffnet die jeweilige Seite. Inhaltsverzeichnis rechts – die Abschnitte der aktuell geöffneten Seite, zum direkten Anspringen. Suche – über das Suchfeld oben oder mit Strg+K (Mac: ⌘+K) durchsuchen Sie die komplette Dokumentation und springen direkt zum passenden Abschnitt. ## Module im Überblick Lawoo ist modular aufgebaut – Sie nutzen genau die Bausteine, die Ihr Unternehmen braucht: Modul Beschreibung CRM Kontakte, Leads und Kundenbeziehungen zentral verwalten Verkauf Angebote und Aufträge erstellen und nachverfolgen Online-Shop Produktkatalog, Warenkorb und Checkout – direkt mit Verkauf und Lager verbunden Projekte Projektmanagement mit Aufgaben und Übersichten Lagerverwaltung Bestände, Lagerbewegungen und Buchungen Versand & DHL Versandabwicklung mit DHL-Anbindung Buchhaltung Rechnungen und Belege im Griff Lexware-Anbindung Anbindung an Lexware Office für die Buchhaltung KI CMS Website und Inhalte mit KI-Unterstützung pflegen Dashboard Kennzahlen und Auswertungen auf einen Blick Automatisierung Wiederkehrende Abläufe automatisieren ## Support & Kontakt Sie haben eine Frage, die die Dokumentation (noch) nicht beantwortet? Wir helfen gern weiter: Kontaktformular – schreiben Sie uns Ihre Frage Demo buchen – wir zeigen Ihnen Lawoo persönlich Tipp: Nutzen Sie die Suche (Strg+K), bevor Sie den Support kontaktieren – viele Antworten sind nur einen Tastendruck entfernt. --- ## Seite: Kontakte & Unternehmen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte # Kontakte & Unternehmen Im Modul Kontakt verwalten Sie alle Personen und Firmen, mit denen Sie zu tun haben – Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partner. Es ist die zentrale Adressdatenbank Ihrer Lawoo-Installation: Leads, Chancen, Angebote und Rechnungen greifen auf dieselben Kontaktdaten zu. ## Kontakt oder Unternehmen? Lawoo unterscheidet zwei Arten von Adressen. Beide werden im selben Modul gepflegt, haben aber jeweils eine eigene Übersicht: Art Wofür Typische Felder Kontakt Eine einzelne Person – Ansprechpartner, Privatkunde Vorname, Nachname, Anrede, Titel, Position Unternehmen Eine Firma oder Organisation Name des Unternehmens, Umsatzsteuer ID Personen können einem Unternehmen zugeordnet werden. So sehen Sie bei einer Firma sofort alle Ansprechpartner – und beim Ansprechpartner, zu welcher Firma er gehört. Wie das geht, lesen Sie unter Unternehmen anlegen. Hinweis: Zwischen beiden Übersichten wechseln Sie oben über die Reiter Kontakte und Unternehmen. Unter Konfiguration finden Sie die Einstellungen für Tags, Branchen und Titel. ## Die Werkzeugleiste Über der Liste finden Sie alle Funktionen, die Sie täglich brauchen: Neu anlegen – öffnet das Formular für einen neuen Kontakt bzw. ein neues Unternehmen. Import & Export – Adressen als CSV-Datei einlesen oder herausschreiben. Suche – durchsucht die Liste, während Sie tippen. Ansicht umschalten – zwischen Tabelle und Kartenansicht wechseln. ## Listenansicht Die Tabelle zeigt standardmäßig ID, Name, Stadt, Land, E-Mail und Telefon. Über das Symbol am rechten Rand der Kopfzeile blenden Sie einzelne Spalten ein oder aus. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Datensatz, ein Klick auf einen Spaltentitel sortiert die Liste. ## Kartenansicht In der Kartenansicht wird jeder Kontakt als Karte mit Initialen, Ort und seinen Tags dargestellt. Das ist praktisch, wenn Sie Ihre Kontakte nach Kategorien im Blick behalten wollen: Tipp: Die farbigen Etiketten auf den Karten sind Tags. Damit gruppieren Sie Ihre Kontakte frei nach eigenen Kriterien – etwa nach Kunde, Interessent oder VIP. Siehe Tags, Branchen & Titel. ## Nächste Schritte Kontakt anlegen – Schritt für Schritt zum ersten Eintrag Unternehmen anlegen – Firmen und ihre Ansprechpartner Tags, Branchen & Titel – Kontakte sinnvoll ordnen --- ## Seite: Kontakt anlegen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/kontakt-anlegen # Kontakt anlegen So legen Sie eine neue Person in Lawoo an – vom leeren Formular bis zum gespeicherten Kontakt. Pflicht ist nur ein einziges Feld, alles andere können Sie jederzeit nachtragen. ## Schritt 1: Formular öffnen Öffnen Sie Kontakt → Kontakte und klicken Sie oben links auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen: Es öffnet sich ein leeres Kontaktformular: ## Schritt 2: Name eingeben Vorname – optional. Nachname – Pflichtfeld. Es ist mit einem roten Stern * gekennzeichnet. Ohne Nachname lässt sich der Kontakt nicht speichern. Direkt darunter stehen vier Auswahlfelder: Feld Bedeutung Anrede Herr, Frau, Familie oder „Herr und Frau" – wird in Briefen und E-Mails verwendet Titel Akademischer Titel wie Dr. oder Prof. – die Auswahl pflegen Sie selbst (Titel verwalten) Art Hauptkontakt, Kontakt oder weitere Adresse – steuert, wie der Eintrag bei einem Unternehmen einsortiert wird Sprache Bevorzugte Sprache des Kontakts – Dokumente und E-Mails können darin erstellt werden ## Schritt 3: Adresse und Kontaktdaten Das Formular ist in zwei Spalten aufgeteilt. Links steht die Adresse (Straße, Nr., Adresszusatz, Plz, Stadt, Land, Bundesland), rechts die Kontaktdaten (Telefon, Fax, Handy, E-Mail, Website) sowie das Feld für Tags. Tipp: Tragen Sie die E-Mail-Adresse gleich mit ein. Nur dann können Sie dem Kontakt später direkt aus Lawoo heraus schreiben und eingehende E-Mails werden automatisch zugeordnet. ## Schritt 4: Speichern Am Ende des Formulars stehen drei Schaltflächen: Erstellen – speichert und bleibt im Datensatz, damit Sie weiterarbeiten können Erstellen & schließen – speichert und kehrt zur Liste zurück Erstellen & neu – speichert und öffnet sofort ein neues leeres Formular (ideal, wenn Sie mehrere Kontakte hintereinander erfassen) ## Nach dem Speichern Sobald der Kontakt gespeichert ist, stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung: ### Profilbild Rechts neben dem Namen erscheint ein rundes Feld mit einem Pfeilsymbol. Darüber laden Sie ein Foto oder Logo hoch. Beim Anlegen ist das noch nicht möglich – der Hinweis im leeren Formular weist darauf hin, dass das Bild erst nach dem Erstellen hochgeladen werden kann. ### Verknüpfungen Über dem Formular zeigen Schaltflächen, was mit diesem Kontakt verknüpft ist – das zugehörige Unternehmen sowie die Anzahl seiner Leads und Chancen. Ein Klick springt direkt dorthin. ### Nachrichten, Notizen und Termine Rechts neben dem Formular liegt der Verlauf des Kontakts. Über die drei Reiter erfassen Sie: Nachricht – eine E-Mail an den Kontakt Notiz – eine interne Bemerkung, die der Kontakt nie zu sehen bekommt Ereignis – einen Termin Darunter läuft die Chronik: Wer hat wann etwas geändert, welche Nachricht wurde geschrieben. So ist jederzeit nachvollziehbar, was mit dem Kontakt passiert ist. ### Weitere Angaben Unterhalb der Stammdaten liegen drei Reiter: Kontakte & Adressen – weitere Ansprechpartner oder abweichende Adressen (z. B. eine separate Lieferadresse) Interne Notizen – ein Textfeld mit Formatierung für alles, was intern bleiben soll Sonstige Information – Position, Zuordnung zum Unternehmen und der zuständige Manager Achtung: Änderungen werden erst mit Speichern übernommen. Wenn Sie das Formular vorher verlassen, gehen sie verloren. ## Weiter geht es Unternehmen anlegen – Firma erfassen und Ansprechpartner zuordnen Tags, Branchen & Titel – Auswahllisten selbst pflegen --- ## Seite: Unternehmen anlegen (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/unternehmen # Unternehmen anlegen Firmen legen Sie genauso an wie Kontakte – nur unter dem Reiter Unternehmen. Der große Vorteil: Sie können der Firma beliebig viele Ansprechpartner und Adressen zuordnen und sehen alles an einer Stelle. ## Firma erfassen Wechseln Sie oben auf Unternehmen und klicken Sie auf das Pluszeichen. Das Formular ähnelt dem Kontaktformular, unterscheidet sich aber in einigen Punkten: Unterschied Erklärung Name des Unternehmens Statt Vor- und Nachname gibt es ein einziges Namensfeld – das ist das Pflichtfeld Keine Anrede, kein Titel Diese Felder gibt es nur bei Personen Umsatzsteuer ID Zusätzliches Feld für die USt-IdNr. der Firma Tipp: Die Umsatzsteuer ID lohnt sich gleich beim Anlegen – sie wird für Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland benötigt. ## Ansprechpartner zuordnen Speichern Sie die Firma zuerst. Danach erscheint im Reiter Kontakte & Adressen die Schaltfläche, mit der Sie Personen und weitere Adressen hinzufügen: Ein Klick auf Kontakt oder Adresse erstellen öffnet ein Fenster mit dem gewohnten Kontaktformular – die Firma ist dabei schon hinterlegt: Nach dem Speichern erscheint die Person als Karte im Reiter. Jede Karte zeigt Name und Adresse; ein Klick darauf öffnet den Datensatz wieder zum Bearbeiten. ### Mehrere Adressen einer Firma Über dieselbe Schaltfläche erfassen Sie auch abweichende Adressen – etwa eine Lieferadresse oder eine Filiale. Steuern lässt sich das über das Auswahlfeld Art im Formular (Hauptkontakt, Kontakt oder weitere Adresse). ## Zuordnung nachträglich ändern Ein bereits bestehender Kontakt lässt sich jederzeit einer Firma zuordnen: Öffnen Sie die Person, wechseln Sie auf den Reiter Sonstige Information und wählen Sie unter Hauptkontakt oder Unternehmen die passende Firma aus. Ab dann erscheint die Person in der Firma unter Kontakte & Adressen – und die Firma beim Kontakt als Verknüpfung über dem Formular. --- ## Seite: Tags, Branchen & Titel (Bereich: Kontakte) URL: https://lawoo.de/docs/kontakte/organisieren # Tags, Branchen & Titel Damit Ihre Adressdatenbank übersichtlich bleibt, können Sie eigene Auswahllisten pflegen. Alle drei finden Sie im Menü Kontakt → Konfiguration. ## Tags Tags sind farbige Etiketten, mit denen Sie Kontakte und Unternehmen frei gruppieren – zum Beispiel nach Kunde, Interessent, VIP oder Lieferant. Ein Kontakt kann beliebig viele Tags haben. Jeder Tag hat einen Namen, eine Farbe und einen Schalter Aktiv. Nicht mehr benötigte Tags schalten Sie einfach inaktiv – sie verschwinden dann aus der Auswahl, bleiben aber an bestehenden Kontakten erhalten. ### Tags zuweisen Im Kontakt- oder Unternehmensformular gibt es rechts unten das Feld Tags suchen …. Tippen Sie los und wählen Sie den passenden Tag aus. In der Kartenansicht sind die Tags dann sofort auf einen Blick sichtbar: ## Branchen Branchen beschreiben, in welchem Wirtschaftszweig ein Kontakt tätig ist. Sie lassen sich mehrstufig aufbauen: Eine Oberbranche wie Handwerk kann Unterbranchen wie Elektro, Tischlerei oder Dachdeckerei enthalten. Tipp: Fangen Sie mit wenigen, groben Branchen an. Unterbranchen können Sie jederzeit ergänzen, sobald Sie merken, dass eine Gruppe zu groß wird. ## Titel Titel sind die akademischen Grade, die im Kontaktformular zur Auswahl stehen – etwa Dr., Prof. oder Prof. Dr. Sie erscheinen in der Anrede von Briefen und E-Mails. ## Neuen Eintrag anlegen Alle drei Listen funktionieren gleich: Öffnen Sie die Übersicht, klicken Sie oben links auf das Pluszeichen, füllen Sie das kurze Formular aus und speichern Sie. Ein Klick auf eine bestehende Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. Hinweis: Das Menü Konfiguration sehen nur Benutzer mit den passenden Rechten. Fehlt es bei Ihnen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Lawoo-Installation. --- ## Seite: CRM: Leads & Chancen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm # CRM: Leads & Chancen Das CRM begleitet einen Interessenten vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Jeder Vorgang durchläuft dabei feste Phasen – so sehen Sie jederzeit, wo jemand gerade steht und woran Sie als Nächstes arbeiten müssen. ## Lead oder Chance? Lawoo trennt den Vertriebsprozess in zwei Stufen. Beide arbeiten gleich, unterscheiden sich aber im Zweck: Stufe Wofür Typische Frage Lead Ein neuer, noch ungeprüfter Kontakt – etwa aus dem Kontaktformular der Website, von einer Messe oder aus einer Empfehlung „Ist da überhaupt etwas möglich?" Chance Ein geprüfter Interessent mit konkretem Vorhaben – hier kommen Betrag, Abschlusswahrscheinlichkeit und erwartetes Abschlussdatum dazu „Wie viel, wie sicher und bis wann?" Tipp: Sie müssen nicht zwingend mit Leads arbeiten. Wenn Sie ohnehin nur qualifizierte Anfragen bekommen, legen Sie direkt Chancen an. Umgekehrt wird aus einem gewonnenen Lead automatisch eine Chance – dazu mehr unter Chancen. ## Pipeline und Phasen Eine Pipeline ist Ihr Vertriebsweg, die Phasen sind seine Stationen. Standardmäßig gibt es zwei Pipelines: eine für Leads und eine für Chancen. Jede Phase hat einen Typ, der bestimmt, wie Lawoo sie behandelt: Offen – der Vorgang läuft noch Gewonnen – erfolgreich abgeschlossen Verloren – nicht zustande gekommen Phasen können Sie umbenennen, umsortieren, ergänzen oder entfernen – siehe Pipelines & Einstellungen. ## Das Kanban-Board Leads und Chancen werden als Karten in Spalten dargestellt – eine Spalte je Phase. Die Zahl neben dem Spaltentitel zeigt, wie viele Vorgänge dort liegen. Jede Karte zeigt die Vorgangsnummer (Leads beginnen mit L-, Chancen mit C-), Firma und Ansprechpartner, die vergebenen Tags sowie das Kürzel des zuständigen Mitarbeiters. Ein Klick öffnet den Vorgang. Um einen Vorgang weiterzubewegen, ziehen Sie die Karte einfach in die nächste Spalte. Alternativ öffnen Sie ihn und klicken in der Phasenleiste auf die gewünschte Phase. Hinweis: Abgeschlossene Phasen (Gewonnen, Verloren) sind eingeklappt, damit das Board übersichtlich bleibt. Über den Pfeil in der Spaltenüberschrift klappen Sie eine Spalte auf oder zu. ## Nächste Schritte Lead anlegen und bearbeiten – vom ersten Kontakt bis zur Qualifizierung Chancen – Betrag, Wahrscheinlichkeit, Kalender und Angebot Pipelines & Einstellungen – Phasen, Quellen, Tags und Verlustgründe --- ## Seite: Lead anlegen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/lead-anlegen # Lead anlegen und bearbeiten Ein Lead ist der erste Eintrag zu einer neuen Anfrage. Sie können ihn von Hand anlegen – oder er entsteht automatisch, wenn jemand das Kontaktformular Ihrer Website ausfüllt. ## Neuen Lead anlegen Öffnen Sie CRM → Leads und klicken Sie oben links auf das Pluszeichen. Es öffnet sich ein leeres Formular: Links tragen Sie die Kontaktdaten ein, rechts die Adresse. Sie müssen nicht alles ausfüllen – Name und eine Erreichbarkeit genügen für den Anfang, alles Weitere ergänzen Sie später. Tipp: Ist der Kontakt bereits in Lawoo gespeichert, wählen Sie ihn im obersten Feld aus. Lawoo übernimmt dann Firma, Adresse und Erreichbarkeiten automatisch – doppelt tippen entfällt. Die Vorgangsnummer (L-00001, L-00002 …) vergibt Lawoo selbst, sobald Sie speichern. ## Der geöffnete Lead ### Die Phase wechseln Oben im Formular sehen Sie den Vertriebsweg als Leiste. Die farbig hinterlegten Phasen sind bereits durchlaufen, die aktuelle ist hervorgehoben. Ein Klick auf eine Phase bewegt den Lead dorthin – Sie müssen nicht erst zurück ins Board. ### Verknüpfungen Über dem Formular führen Schaltflächen zu allem, was mit diesem Lead zusammenhängt: zum Unternehmen und Kontakt in der Adressdatenbank sowie zur Chance, falls aus dem Lead schon eine geworden ist. ### Verlauf und Notizen Rechts läuft die Chronik des Vorgangs: jeder Phasenwechsel, jede Änderung an Betrag oder Kontaktdaten wird protokolliert. Über die Reiter darüber schreiben Sie eine Nachricht an den Interessenten, halten eine interne Notiz fest oder legen einen Termin an. ## Quelle, Tags und Zuständigkeit Im Reiter Zusätzliche Informationen steuern Sie, wie der Lead eingeordnet wird: Feld Bedeutung Pipeline Welchen Vertriebsweg der Lead durchläuft – relevant, wenn Sie mehrere Wege nutzen Quelle Woher die Anfrage kam (Website, Empfehlung, Messe …). Damit sehen Sie später, welcher Kanal sich lohnt Zugewiesen an Wer im Team sich kümmert Tags Freie Etiketten wie „Rückruf" oder „Hohe Priorität" – sie erscheinen direkt auf der Karte im Board Verlustgrund Wird beim Abschließen als „verloren" benötigt ## Lead abschließen Mit Abschließen beenden Sie den Vorgang. Sie wählen aus, ob der Lead gewonnen oder verloren ist: Gewonnen – Lawoo legt automatisch eine Chance an und überträgt alle Daten. Der Lead bleibt als Ursprung erhalten. Verloren – Sie müssen einen Verlustgrund angeben. So sehen Sie später, woran Abschlüsse typischerweise scheitern. Achtung: Änderungen im Formular werden erst mit Speichern übernommen. Ein Phasenwechsel über die Leiste wird dagegen sofort gespeichert. --- ## Seite: Chancen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/chancen # Chancen Eine Chance ist ein konkretes Geschäft in Aussicht. Anders als beim Lead geht es hier nicht mehr um das Ob, sondern um Betrag, Wahrscheinlichkeit und Zeitpunkt – die Zahlen, aus denen sich Ihre Umsatzplanung ergibt. Anders als bei den Leads steht auf jeder Karte der Betrag. So sehen Sie pro Phase sofort, wie viel Geschäft dort gerade hängt. ## Wie eine Chance entsteht Es gibt zwei Wege: Automatisch aus einem Lead – sobald Sie einen Lead als gewonnen abschließen, legt Lawoo daraus eine Chance an. Kontakt, Firma, Adresse und alle bereits erfassten Angaben werden übernommen; der ursprüngliche Lead bleibt verknüpft. Von Hand – über CRM → Chances und das Pluszeichen, wenn eine Anfrage von vornherein konkret ist. ## Die Zahlen einer Chance Im Unterschied zum Lead stehen hier die Geschäftsdaten im Vordergrund: Feld Bedeutung Betrag Erwarteter Auftragswert samt Währung Wahrscheinlichkeit Wie sicher der Abschluss ist, in Prozent. Beim Phasenwechsel schlägt Lawoo den für die Phase hinterlegten Wert vor – Sie können ihn jederzeit anpassen Voraussichtliches Abschlussdatum Wann Sie mit der Entscheidung rechnen – bestimmt die Position im Kalender Priorität Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend Tipp: Pflegen Sie Betrag und Wahrscheinlichkeit konsequent. Erst dadurch lässt sich ablesen, welcher Umsatz realistisch im Anmarsch ist – und nicht nur, wie viele Vorgänge offen sind. ## Kalenderansicht Chancen lassen sich statt als Board auch als Kalender anzeigen. Umgeschaltet wird oben rechts. Jede Chance erscheint an ihrem voraussichtlichen Abschlussdatum: Jeder Eintrag trägt die Farbe seiner Phase, der heutige Tag ist hervorgehoben. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Chance direkt. Mit den Pfeilen oben blättern Sie durch die Monate, Heute springt zurück zum aktuellen. Diese Ansicht beantwortet die Frage „Was steht diesen Monat zur Entscheidung an?" – nützlich für die Wochenplanung und für Rückfragen zum richtigen Zeitpunkt. Fehlt bei einer Chance das Abschlussdatum, taucht sie hier nicht auf – ein guter Grund, das Feld immer zu füllen. ## Angebot erzeugen Ist das Vorhaben besprochen, erstellen Sie direkt aus der Chance ein Angebot: die Schaltfläche Angebot oben im Formular übernimmt Kunde und Währung in einen neuen Angebotsvorgang im Modul Verkauf. Sie müssen die Daten nicht erneut erfassen. Wie das genau abläuft und was dabei verknüpft wird, steht unter Von der Chance zum Angebot. Zusatzmodul nötig: Die Schaltfläche Angebot stammt aus dem Brückenmodul CRM & Verkauf. Fehlt sie bei Ihnen, ist das Modul nicht installiert – legen Sie das Angebot dann direkt im Verkauf an. Mehr dazu unter Module und ihr Zusammenspiel. ## Chance abschließen Wie beim Lead beenden Sie den Vorgang über Abschließen: Gewonnen – das Geschäft kommt zustande Verloren – mit Angabe des Verlustgrunds Beides wird im Verlauf des Vorgangs protokolliert, samt Zeitpunkt und ausführender Person. Abgeschlossene Chancen verschwinden nicht, sondern wandern in die entsprechende Spalte am Ende des Boards. --- ## Seite: Pipelines & Einstellungen (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/konfiguration # Pipelines & Einstellungen Das CRM lässt sich an Ihren Vertrieb anpassen: eigene Phasen, eigene Quellen, eigene Etiketten. Alle Einstellungen finden Sie im Menü CRM → Einstellungen. ## Pipelines und Phasen Ab Werk gibt es zwei Pipelines – eine für Leads, eine für Chancen. Ein Klick öffnet sie zum Bearbeiten: Feld Bedeutung Name Erscheint oben rechts im Board – hilfreich, wenn Sie mehrere Vertriebswege führen Typ Lead oder Chance – legt fest, für welche Vorgänge die Pipeline gilt Standard Diese Pipeline wird bei neuen Vorgängen vorausgewählt Aktiv Nicht mehr benötigte Pipelines deaktivieren statt löschen – bestehende Vorgänge bleiben erhalten ### Phasen bearbeiten Rechts steht die Liste der Phasen in ihrer Reihenfolge. Sie können: umsortieren – am Griff links anfassen und verschieben bearbeiten – auf eine Phase klicken; dort ändern Sie Name, Farbe, Typ und die vorgeschlagene Wahrscheinlichkeit ergänzen – über Phase hinzufügen Achtung: Jede Pipeline braucht mindestens eine Phase vom Typ Gewonnen und eine vom Typ Verloren – sonst lassen sich Vorgänge nicht abschließen. ## Quellen Die Quelle hält fest, woher eine Anfrage kam – Website, Empfehlung, Messe, Telefon und so weiter. Je konsequenter Sie das pflegen, desto klarer sehen Sie später, welche Kanäle tatsächlich Aufträge bringen. ## Tags Tags sind farbige Etiketten für Ihre Vorgänge – etwa „Rückruf", „Hohe Priorität" oder „Messekontakt". Sie erscheinen direkt auf den Karten im Board und machen auf einen Blick sichtbar, was besondere Aufmerksamkeit braucht. ## Verlustgründe Wird ein Vorgang als verloren abgeschlossen, verlangt Lawoo einen Verlustgrund. Legen Sie hier die Gründe an, die in Ihrem Geschäft wirklich vorkommen – „Zu teuer", „Kein Bedarf", „Nicht erreichbar" und Ähnliches. Tipp: Halten Sie die Liste kurz. Fünf bis acht klar unterscheidbare Gründe sagen mehr aus als zwanzig, die sich überschneiden – und werden im Alltag auch wirklich sauber ausgewählt. ## Neuen Eintrag anlegen Alle vier Listen funktionieren gleich: Übersicht öffnen, oben links auf das Pluszeichen klicken, das kurze Formular ausfüllen und speichern. Ein Klick auf eine bestehende Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. --- ## Seite: Listen, Suche & Filter (Bereich: Grundlagen) URL: https://lawoo.de/docs/grundlagen/listen-und-filter # Listen, Suche & Filter Fast jede Übersicht in Lawoo funktioniert gleich – ob Kontakte, Angebote, Produkte oder Rechnungen. Wenn Sie diese Seite einmal gelesen haben, finden Sie sich in jedem Modul zurecht. ## Suchen Das Suchfeld in der Mitte durchsucht die Liste, während Sie tippen. Gesucht wird in den wichtigsten Feldern des jeweiligen Bereichs – bei Angeboten etwa in Nummer und Kunde, bei Kontakten in Name, E-Mail und Ort. Tipp: Ein Teil des Wortes genügt – „Autoh" findet „Autohaus Reimann GmbH". Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. ## Filter Rechts im Suchfeld sitzt ein kleiner Pfeil. Ein Klick darauf klappt die Filterleiste auf: Welche Filter angeboten werden, hängt vom Bereich ab. Einige Gruppen finden Sie überall: Gruppe Wofür Aktivitäten & E-Mails Zeigt nur Datensätze mit offenen Aufgaben, mit an Sie delegierten Aktivitäten oder mit angehefteten E-Mails Zugewiesen an Schränkt auf die Datensätze einer bestimmten Person ein Gelöscht Zeigt den Papierkorb – gelöschte Einträge, die sich wiederherstellen lassen Bereichsspezifische Filter Etwa Kontakt und Chance bei Angeboten oder Land und Aktiv bei Kontakten Mehrere Filter lassen sich kombinieren; sie wirken zusammen mit dem Suchfeld. Die Auswahl bleibt beim Blättern und beim Öffnen eines Datensatzes erhalten. ## Filter speichern und wiederverwenden Eine Filterkombination, die Sie öfter brauchen, müssen Sie nicht jedes Mal neu zusammenklicken. Sobald mindestens ein Filter gesetzt ist, erscheint rechts in der Filterleiste unter Benutzerdefinierte Suche der Bereich Aktuelle Filter speichern?: Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf das Pluszeichen. Zwei Optionen stehen dabei zur Wahl: Option Wirkung Als Standard festlegen Der Filter ist beim Öffnen des Bereichs automatisch aktiv. Sie landen also sofort in Ihrer gewohnten Auswahl, statt erst die volle Liste zu sehen Für alle Benutzer sichtbar Der Filter steht dem ganzen Team zur Verfügung – praktisch für gemeinsame Arbeitsweisen wie „Offene Angebote“ oder „Meine Region“. Diese Option sehen nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung Gespeicherte Filter erscheinen anschließend als Schaltflächen in der Filterleiste. Ein Klick aktiviert die Auswahl, das Papierkorb-Symbol daneben entfernt sie wieder: Ein als Standard gesetzter Filter ist an einem gelben Stern zu erkennen. Tipp: Legen Sie sich für Ihren Arbeitsalltag zwei, drei Filter an – etwa „Meine offenen Vorgänge“ oder „Diese Woche fällig“. Einer davon als Standard, und Sie sehen nach dem Anmelden genau das, woran Sie arbeiten. ## Spalten ein- und ausblenden Am rechten Rand der Kopfzeile sitzt ein Symbol für die Spaltenauswahl. Dort haken Sie an, welche Spalten die Tabelle zeigen soll: Lawoo merkt sich Ihre Auswahl – pro Benutzer und pro Bereich. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, steht die Tabelle wieder so, wie Sie sie eingerichtet haben. ## Sortieren und blättern Sortieren – auf einen Spaltentitel klicken; ein zweiter Klick dreht die Richtung um Einträge pro Seite – das kleine Zahlenfeld ganz rechts (Standard: 50) Ansicht wechseln – die beiden Symbole neben der Zahl schalten zwischen Tabelle und Kartenansicht um; in manchen Bereichen kommt eine Kalenderansicht dazu ## Mehrere Einträge auf einmal Über die Kästchen ganz links wählen Sie mehrere Einträge aus. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheinen Aktionen für die ganze Auswahl – etwa Löschen oder, im Papierkorb, Wiederherstellen. Achtung: Gelöschte Einträge landen zunächst im Papierkorb und sind über den Filter Gelöscht wiederherstellbar. Datensätze, auf die andere Belege verweisen – etwa ein Kunde mit Angeboten – lassen sich nicht löschen. Setzen Sie diese stattdessen auf inaktiv (archivieren): Sie verschwinden aus den Auswahllisten, bleiben auf bestehenden Belegen aber erhalten. ## Import und Export In Bereichen, die es unterstützen, sitzt neben der Schaltfläche zum Anlegen ein Symbol für Import & Export. Damit lesen Sie Daten aus einer CSV-Datei ein oder exportieren die aktuelle Auswahl – praktisch für Umzüge aus einem Altsystem oder für Auswertungen in einer Tabellenkalkulation. --- ## Seite: Verkauf: Angebote & Aufträge (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf # Verkauf: Angebote & Aufträge Im Verkauf entsteht aus einer Anfrage ein Angebot, aus dem angenommenen Angebot ein Auftrag und daraus schließlich die Rechnung. Lawoo trägt die Daten dabei von Schritt zu Schritt weiter – erfasst wird jede Angabe nur einmal. ## Der Weg eines Auftrags Schritt Was passiert Nummer Angebot Sie stellen zusammen, was der Kunde bekommt, und schicken es ihm Q-00001 Auftrag Der Kunde nimmt an – Lawoo erzeugt automatisch den Auftrag mit allen Positionen SO-00001 Rechnung Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung INV-00001 Die Nummern vergibt Lawoo fortlaufend und automatisch. Sie sind eindeutig und lassen sich nicht doppelt vergeben – wichtig für Nachvollziehbarkeit und Buchhaltung. Hinweis: Sie müssen nicht bei null anfangen. Kommt die Anfrage aus dem CRM, erzeugen Sie das Angebot direkt aus der Chance – Kunde und Adresse sind dann schon gefüllt. Siehe Chancen. ## Phasen im Verkauf Angebote und Aufträge durchlaufen – wie im CRM – feste Phasen: Angebote: Neu → Versendet → Akzeptiert (gewonnen) beziehungsweise Abgelehnt oder Abgelaufen (verloren) Aufträge: Neu → In Bearbeitung → Abgeschlossen beziehungsweise Storniert Die Phase wechseln Sie über die Leiste oben im Beleg oder durch Ziehen der Karte in der Kartenansicht. Beides ist gleichwertig. ## Was wo liegt Menüpunkt Inhalt Angebote Alle Angebote – offen, angenommen, abgelehnt Aufträge Bestätigte Aufträge, meist aus angenommenen Angeboten entstanden Produkte Ihr Katalog aus Waren und Dienstleistungen mit Preisen und Einheiten Einstellungen Phasen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Textbausteine, Vorlagen und Kategorien Zusammenspiel mit anderen Bereichen: Rechnungen ist ein Aufbaumodul des Verkaufs und ohne ihn nicht lauffähig – erst zusammen entsteht aus dem Auftrag eine Rechnung. Über Brückenmodule kommen weitere Verbindungen dazu: aus einer CRM-Chance direkt ein Angebot erzeugen oder Projektstunden auf Auftragspositionen abrechnen. Siehe Module und ihr Zusammenspiel. ## Nächste Schritte Angebot erstellen – Positionen, Rabatte, Texte und Summen Angebot prüfen und abschließen – Vorschau, Versand und Umwandlung in einen Auftrag Aufträge – was übernommen wird und was gesperrt ist Produkte – Katalog pflegen Einstellungen – Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Vorlagen Tipp: Wie Sie in den Übersichten suchen, filtern und Spalten einrichten, steht gesammelt unter Listen, Suche & Filter. --- ## Seite: Angebot erstellen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/angebot-erstellen # Angebot erstellen Ein Angebot besteht aus drei Teilen: dem Kopf mit Kunde und Fristen, den Positionen mit dem, was Sie liefern, und dem Fuß mit Summen und Bedingungen. Wir gehen sie der Reihe nach durch. ## Kürzester Weg: aus einer CRM-Chance Kommt die Anfrage aus dem CRM, starten Sie das Angebot direkt dort: In der Chance liegt oben die Schaltfläche Angebot, die ein neues Angebot mit bereits eingetragenem Kunden und passender Währung öffnet. Zusatzmodul nötig: Diese Schaltfläche stammt aus dem Brückenmodul CrmSale, das CRM und Verkauf verbindet. Ist es nicht installiert, legen Sie das Angebot wie unten beschrieben von Hand an – alles andere bleibt gleich. Einzelheiten unter Von der Chance zum Angebot. ## Schritt 1: Kunde und Fristen Öffnen Sie Verkauf → Angebote und klicken Sie auf das Pluszeichen. Im oberen Bereich legen Sie die Rahmendaten fest: Feld Bedeutung Kunde Aus der Adressdatenbank. Adresse und Ansprechpartner werden übernommen Rechnungsadresse Nur nötig, wenn die Rechnung an eine andere Anschrift geht als die Hauptadresse Gültigkeitsdatum Bis wann das Angebot gilt – erscheint auf dem PDF Lieferdatum Wann geliefert oder geleistet wird Zahlungsbedingung Etwa „30 / 40 / 30" oder „5 Werktage“ – die Auswahl pflegen Sie in den Einstellungen Währung Standardmäßig Euro Vorlage Eine gespeicherte Angebotsvorlage – füllt Positionen und Texte auf einen Schlag Tipp: Wenn Sie regelmäßig Ähnliches anbieten, lohnt sich eine Vorlage. Sie enthält Positionen, Texte und Zahlungsbedingung – ein Angebot ist dann in unter einer Minute fertig. ## Schritt 2: Positionen erfassen Über Position hinzufügen wählen Sie ein Produkt aus dem Katalog. Preis, Einheit und Steuersatz kommen automatisch mit; ändern lassen sie sich trotzdem – für dieses Angebot gilt dann Ihr Wert. Spalte Bedeutung Produkt Bezeichnung, wie sie auf dem Angebot steht – überschreibbar Beschreibung Optionaler Zusatztext unter der Position Menge und Einheit Etwa 24 Stunden, 8 Stück, 12 Monate Einzelpreis Preis je Einheit Rabatt % Nachlass nur auf diese Position Steuersatz Wird unter dem Positionsbetrag angezeigt und lässt sich je Position umstellen Zwei weitere Schaltflächen helfen beim Aufbau längerer Angebote: Notiz hinzufügen – eine Textzeile zwischen den Positionen, ohne Preis Abschnitt hinzufügen – eine Zwischenüberschrift, um Positionen zu gruppieren Positionen lassen sich am Griff links anfassen und umsortieren. Über Spalten rechts oben blenden Sie zusätzliche Spalten ein oder aus. ## Schritt 3: Texte Rund um die Positionen gibt es drei Textbereiche, die auf dem PDF erscheinen: Kopfbereich – Einleitung über den Positionen, etwa der Bezug zum Gespräch Fußbereich – Hinweise unter den Positionen, etwa zur Zahlungsweise Allgemeine Geschäftsbedingungen – Ihre AGB als eigener Block Über das Pluszeichen fügen Sie einen gespeicherten Textbaustein ein. So müssen Standardsätze nicht jedes Mal neu getippt werden und bleiben überall gleich. ## Schritt 4: Rabatte und Summen Der Summenblock rechnet automatisch mit: Zwischensumme – alle Positionen zusammen, nach Positionsrabatten Rabatt – ein Nachlass auf das gesamte Angebot, wahlweise in Prozent oder als fester Betrag (Umschalter % / €) Gutscheincode – falls Sie mit Aktionscodes arbeiten: eintragen und Übernehmen klicken Steuer – je Steuersatz getrennt ausgewiesen Gesamt – der Betrag, den der Kunde zahlt Achtung: Positionsrabatt und Gesamtrabatt wirken nacheinander – erst wird die Position reduziert, dann die Zwischensumme. Bei größeren Nachlässen lohnt ein Blick auf den Gesamtbetrag, bevor Sie das Angebot verschicken. Zum Schluss speichern. Wie es weitergeht, lesen Sie unter Angebot prüfen und abschließen. --- ## Seite: Angebot prüfen & abschließen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/angebot-abschliessen # Angebot prüfen, versenden und abschließen Das Angebot steht – jetzt kommt der Weg zum Kunden und zurück. Alle nötigen Schaltflächen finden Sie oben im geöffneten Angebot: ## Vorschau: so sieht es der Kunde Vorschau erzeugt das PDF genau so, wie es beim Kunden ankommt – mit Ihrem Logo, den Positionen, Texten und Summen. Das Dokument wird dabei nur angezeigt, nicht gespeichert; Sie können also beliebig oft nachsehen und korrigieren. Tipp: Werfen Sie vor dem Versand immer einen Blick in die Vorschau. Dort fallen fehlende Texte oder eine vergessene Position sofort auf – im PDF sieht man das Angebot mit anderen Augen als im Formular. ## Versenden Das Angebot verschicken Sie direkt aus Lawoo: Wechseln Sie rechts im Verlauf auf Nachricht und wählen Sie die Vorlage Angebot versenden. Das PDF wird automatisch angehängt, Anrede und Angebotsnummer sind bereits eingesetzt. Die versendete E-Mail bleibt im Verlauf des Angebots stehen. Später ist damit nachvollziehbar, wann was an wen ging – auch für Kolleginnen und Kollegen. Setzen Sie das Angebot anschließend auf die Phase Versendet. So sehen alle im Team auf einen Blick, worauf gerade eine Antwort aussteht. ## Abschließen Kommt die Antwort, beenden Sie den Vorgang über Abschließen und wählen das Ergebnis: Ergebnis Was Lawoo tut Akzeptiert Legt automatisch einen Auftrag an – mit allen Positionen, Texten und Konditionen. Das Angebot wird gesperrt Abgelehnt Der Vorgang wird als verloren geschlossen Abgelaufen Die Gültigkeit ist verstrichen, ohne dass sich der Kunde gemeldet hat ## Warum ein angenommenes Angebot gesperrt wird Sobald aus dem Angebot ein Auftrag geworden ist, lässt es sich nicht mehr bearbeiten. Das ist Absicht: Das Angebot ist die Grundlage, auf die sich der Kunde bezogen hat – es muss so erhalten bleiben, wie er es bekommen hat. Änderungen nehmen Sie stattdessen im Auftrag vor. Hinweis: Braucht der Kunde eine geänderte Fassung, bevor er zusagt, duplizieren Sie das Angebot statt es zu überschreiben. Sie erhalten eine Kopie mit neuer Nummer, während die ursprüngliche Fassung dokumentiert bleibt. ## Weiter geht es Aufträge – was im Auftrag übernommen wird und wie es zur Rechnung kommt --- ## Seite: Aufträge (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/auftraege # Aufträge Ein Auftrag ist das, was verbindlich vereinbart wurde. Er entsteht in aller Regel automatisch aus einem angenommenen Angebot und begleitet die Abwicklung bis zur Rechnung. ## Was aus dem Angebot übernommen wird Lawoo überträgt alles, was zum Geschäft gehört: Kunde und Adresse, sämtliche Positionen mit Mengen, Preisen und Rabatten, die Textbausteine, Zahlungsbedingung und Währung. Nichts davon müssen Sie erneut erfassen. Über die Schaltfläche Angebot oben springen Sie jederzeit zurück zum Ursprung – praktisch, wenn jemand wissen will, worauf der Auftrag beruht. ## Warum viele Felder gesperrt sind Kunde, Datum, Positionen und Konditionen sind im Auftrag schreibgeschützt. Der Grund ist derselbe wie beim gesperrten Angebot: Was vereinbart wurde, soll nicht unbemerkt abweichen. Der Auftrag dokumentiert die Vereinbarung – die Abwicklung wird daran gemessen. Tipp: Ändert sich der Umfang wirklich – der Kunde bestellt nach oder storniert etwas –, erstellen Sie ein neues Angebot für die Änderung. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich vereinbart war und was später dazukam. ## Geliefert und abgerechnet In den Positionen eines Auftrags stehen zwei zusätzliche Spalten: Geliefert – wie viel von der bestellten Menge bereits raus ist Abgerechnet – wie viel davon schon in Rechnung gestellt wurde Damit sehen Sie pro Position, was noch offen ist – die Grundlage für Teillieferungen und Teilrechnungen. ## Rechnung erstellen Ist geliefert oder geleistet, erzeugt Rechnung erstellen die Rechnung aus dem Auftrag. Positionen und Konditionen wandern mit; die Rechnungsnummer vergibt Lawoo fortlaufend. Zusatzmodul nötig: Rechnung erstellen setzt das Modul Rechnungen voraus. Ohne dieses Modul endet der Vorgang beim Auftrag – alles davor funktioniert unverändert. ## Phasen eines Auftrags Phase Bedeutung Neu Der Auftrag ist angelegt, die Arbeit hat noch nicht begonnen In Bearbeitung Wird gerade abgewickelt Abgeschlossen Geliefert und abgerechnet Storniert Kommt doch nicht zustande Über Abschließen setzen Sie den Auftrag auf abgeschlossen oder storniert. Jeder Wechsel wird im Verlauf mit Zeitpunkt und Person festgehalten. --- ## Seite: Produkte (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/produkte # Produkte und Dienstleistungen Der Katalog ist die Grundlage jedes Angebots. Was hier sauber hinterlegt ist – Preis, Einheit, Steuersatz – muss beim Angebot nicht mehr überlegt werden. ## Ware oder Dienstleistung? Lawoo unterscheidet zwei Typen: Produkt – eine Ware, die geliefert wird und bestandsgeführt sein kann Dienstleistung – Arbeit oder Leistung, etwa Stunden, Wartung, Lizenzen ## Produkt anlegen Feld Bedeutung Name Bezeichnung, wie sie im Angebot erscheint Beschreibung Zusatztext, der als Positionsbeschreibung vorgeschlagen wird Preis Standardpreis je Einheit – im Angebot jederzeit überschreibbar Einheit Stück, Stunde, Monat, Kilogramm … – bestimmt, worauf sich der Preis bezieht Steuersatz Wird beim Einfügen ins Angebot automatisch übernommen Kategorie Ordnet das Produkt ein – hilfreich bei größeren Katalogen SKU / EAN Artikelnummer und Barcode, falls Sie damit arbeiten Aktiv Nur aktive Produkte erscheinen in der Auswahl. Auslaufende Artikel deaktivieren statt löschen – auf alten Belegen bleiben sie erhalten Tipp: Legen Sie auch wiederkehrende Pauschalen als Produkt an – etwa „Dienstleistung pauschal" mit Preis 0. Den Betrag tragen Sie dann im Angebot ein, Name und Steuersatz stimmen aber immer. ## Kategorien Kategorien gliedern den Katalog und lassen sich verschachteln – etwa Software mit den Unterkategorien Lizenzen und Wartung. Angelegt werden sie unter Verkauf → Einstellungen → Produktkategorien. ## Varianten Gibt es ein Produkt in mehreren Ausführungen – Farbe, Größe, Material –, hinterlegen Sie diese als Attribute. Lawoo kann daraus automatisch alle Kombinationen als Varianten erzeugen, sodass Sie nicht jede Ausführung von Hand anlegen müssen. Für reine Dienstleister ist das meist nicht nötig – wer Waren verkauft, spart damit viel Zeit. --- ## Seite: Einstellungen (Bereich: Verkauf) URL: https://lawoo.de/docs/verkauf/konfiguration # Verkauf einrichten Einmal sauber eingerichtet, spart der Verkauf danach täglich Zeit. Alle Punkte finden Sie unter Verkauf → Einstellungen. ## Phasen für Angebote und Aufträge Es gibt zwei Vertriebswege: einen für Angebote, einen für Aufträge. Die Phasen darin lassen sich umbenennen, umsortieren und ergänzen – genau wie im CRM. Wichtig bleibt der Typ jeder Phase: Offen, Gewonnen oder Verloren. Daran erkennt Lawoo, wann aus einem Angebot ein Auftrag werden soll. ## Steuersätze Hier hinterlegen Sie die Steuersätze, mit denen Sie arbeiten – etwa 19 % und 7 %. Jeder Satz hat einen Namen, der auf dem Beleg erscheint, und einen Prozentwert. Sie legen außerdem fest, ob die Steuer im Preis enthalten ist oder daraufkommt. Der Steuersatz hängt am Produkt und wird beim Einfügen in ein Angebot automatisch mitgenommen; je Position lässt er sich trotzdem umstellen. ## Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen beschreiben, wann welcher Teil fällig wird – etwa „50/50" oder „30 / 40 / 30" bei Projekten in Stufen. Sie erscheinen auf Angebot und Rechnung und lassen sich pro Beleg auswählen. ## Textbausteine Textbausteine sind wiederverwendbare Absätze für Ihre Belege. Jeder Baustein hat eine Position, die bestimmt, wo er landet: Kopfbereich – über den Positionen Fußbereich – unter den Positionen Ganzseitig – für AGB und längere Bedingungen So stehen Standardsätze – Lieferbedingungen, Hinweise zur Gültigkeit, AGB – überall identisch und müssen nie neu getippt werden. ## Angebotsvorlagen Eine Vorlage ist ein vorbereitetes Angebot: Positionen, Texte, Zahlungsbedingung und Währung sind bereits gesetzt. Beim Anlegen eines Angebots wählen Sie die Vorlage aus – der Rest ist ausgefüllt. Tipp: Legen Sie für Ihre zwei, drei häufigsten Angebotsarten je eine Vorlage an. Das ist die Einstellung mit dem größten Zeitgewinn im ganzen Modul. ## Produktkategorien Kategorien gliedern den Produktkatalog und können ineinander verschachtelt werden. Bei wenigen Artikeln kommt man ohne aus – ab etwa fünfzig Positionen wird die Auswahl damit deutlich angenehmer. ## Einheiten Einheiten wie Stück, Stunde, Monat, Kilogramm oder Quadratmeter bringt Lawoo bereits mit. Eigene Einheiten ergänzen Sie bei Bedarf – sie stehen dann in Produkten und Positionen zur Auswahl. --- ## Seite: Rechnungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen # Rechnungen Die Rechnungsstellung schließt den Verkaufsprozess ab: Aus dem Auftrag wird die Rechnung, aus der Zahlung des Kunden ein erledigter Vorgang. Lawoo verwaltet dabei vier Bereiche, die Sie im Menü Verkauf finden. ## Die vier Bereiche Bereich Wofür Nummer Rechnungen Was Sie Ihren Kunden berechnen – der Regelfall INV-00001 Eingangsrechnungen Was Lieferanten Ihnen berechnen EIN-00001 Rechnungskorrekturen Gutschriften zu bereits gestellten Rechnungen RK-00001 Zahlungen Alle erfassten Zahlungen im Überblick – eingehend wie ausgehend — ## Die Status einer Rechnung Der Status zeigt auf einen Blick, wo eine Rechnung steht. Er ändert sich zum Teil automatisch – etwa sobald eine Zahlung erfasst oder das Fälligkeitsdatum überschritten wird. Status Bedeutung Entwurf Noch in Arbeit. Es gibt noch keine Rechnungsnummer und alle Felder sind änderbar Offen Bestätigt: Lawoo vergibt die Nummer, erzeugt das PDF und sperrt die Felder Versendet An den Kunden geschickt – wird beim E-Mail-Versand automatisch gesetzt Teilweise bezahlt Ein Teilbetrag ist eingegangen Bezahlt Vollständig ausgeglichen Überfällig Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, ohne dass vollständig gezahlt wurde – setzt Lawoo selbstständig Storniert Zurückgenommen. Beim PDF erscheint ein Storno-Vermerk Achtung: Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Bestätigen, nicht beim Anlegen. Solange eine Rechnung Entwurf ist, existiert sie buchhalterisch nicht – und genau deshalb dürfen Sie darin noch alles ändern. Setzt den Verkauf voraus: Rechnungen sind ein Aufbaumodul und arbeiten nicht eigenständig. Positionen, Preise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen kommen aus dem Verkauf – ohne dieses Modul fehlt die Grundlage jeder Rechnung. Siehe Module und ihr Zusammenspiel. ## Nächste Schritte Rechnung erstellen – aus dem Auftrag, als Teilrechnung oder Anzahlung Zahlungen erfassen – Zahlungseingang buchen und offene Beträge im Blick behalten Rechnungskorrekturen – Gutschriften richtig erstellen Eingangsrechnungen – Lieferantenrechnungen erfassen --- ## Seite: Rechnung erstellen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/rechnung-erstellen # Rechnung erstellen Der übliche Weg führt über den Auftrag: Dort steht bereits, was vereinbart wurde – Lawoo muss es nur noch in eine Rechnung überführen. ## Aus dem Auftrag heraus Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Im folgenden Fenster wählen Sie, wie abgerechnet wird: Art Wann sinnvoll Regulär Der Normalfall: Sie rechnen Positionen ab – ganz oder teilweise. Je Position schlägt Lawoo die noch offene Menge vor Anzahlung Ein Vorschuss vor Leistungsbeginn, als Prozentsatz oder fester Betrag. Es entsteht eine Rechnung mit einer einzigen Anzahlungsposition Wurden bereits Anzahlungen gestellt, bietet Lawoo sie bei der Schlussrechnung zum Abzug an – sie erscheinen dann als negative Position, sodass der Kunde nur die Differenz zahlt. Tipp: Wie viel je Position abgerechnet werden darf, hängt von der Abrechnungsart des Produkts ab: sofort, nach Lieferung oder erst nach vollständiger Fertigstellung. So lässt sich nicht versehentlich mehr berechnen als geliefert wurde. ## Die Rechnung prüfen Die neue Rechnung ist zunächst ein Entwurf: Positionen, Beträge und Daten lassen sich noch anpassen. Im Kopf stehen die Angaben, die auf dem Dokument erscheinen: Feld Bedeutung Rechnungsdatum Das Datum, unter dem die Rechnung gestellt wird Zahlungsbedingung Bestimmt, bis wann gezahlt werden soll Fälligkeitsdatum Wird daraus errechnet – ab hier gilt eine Rechnung als überfällig Leistungs-/Lieferart Ob ein einzelner Tag oder ein Zeitraum ausgewiesen wird Leistungsdatum Pflichtangabe – wann die Leistung erbracht wurde. In Deutschland gehört sie auf jede Rechnung ## Bestätigen Stimmt alles, bestätigen Sie die Rechnung. In diesem Moment passiert dreierlei: Lawoo vergibt die fortlaufende Rechnungsnummer Das PDF wird erzeugt Die Felder werden gesperrt – ab jetzt ist die Rechnung ein Beleg Anschließend verschicken Sie sie wie ein Angebot direkt aus Lawoo: über den Verlauf rechts, Reiter Nachricht, Vorlage Rechnung versenden. Das PDF hängt automatisch an, der Status wechselt auf Versendet. Achtung: Nach dem Bestätigen lässt sich eine Rechnung nicht mehr inhaltlich ändern – das verlangt die ordnungsgemäße Buchführung. War etwas falsch, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder stornieren Sie die Rechnung. --- ## Seite: Zahlungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/zahlungen # Zahlungen erfassen Sobald Geld eingegangen ist, halten Sie das an der Rechnung fest. Lawoo rechnet dann selbst aus, was noch offen ist, und setzt den Status entsprechend. ## Eine Zahlung buchen Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie oben auf Zahlung erfassen: Der noch offene Betrag steht oben und ist bereits vorausgefüllt – bei vollständiger Zahlung müssen Sie also nichts eintippen. Feld Bedeutung Betrag Was der Kunde überwiesen hat. Bei einer Teilzahlung einfach überschreiben Gebühr Abzüge, die auf dem Weg entstanden sind – etwa Gebühren eines Zahlungsdienstes Nettobetrag Betrag abzüglich Gebühr – rechnet Lawoo automatisch mit Zahlungsdatum Wann das Geld eingegangen ist Zahlungsart Banküberweisung, Bar, Skonto oder manuell Notiz Freier Vermerk, etwa „Anzahlung laut Absprache" Unten im Fenster steht der Zahlungsverlauf – alle bisherigen Zahlungen zu dieser Rechnung mit Datum, Art und Betrag. ## Offener Betrag im Blick Unter den Summen führt die Rechnung mit, was bereits gezahlt wurde und was noch aussteht. Der offene Betrag ist rot hervorgehoben – so ist beim Öffnen sofort klar, woran man ist. Der Status folgt automatisch: Nach der ersten Teilzahlung steht die Rechnung auf Teilweise bezahlt, nach vollständigem Ausgleich auf Bezahlt. ## Überfällige Rechnungen Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen und die Rechnung nicht ausgeglichen, setzt Lawoo den Status selbstständig auf Überfällig. Sie müssen also nichts nachhalten – ein Blick in die Liste genügt, um zu sehen, wo eine Erinnerung fällig ist. Tipp: Filtern Sie die Rechnungsliste nach überfälligen Vorgängen und speichern Sie diesen Filter als Standard. Dann sehen Sie beim Öffnen des Bereichs zuerst das, was Geld kostet. Wie das geht, steht unter Listen, Suche & Filter. ## Alle Zahlungen auf einen Blick Der Menüpunkt Zahlungen zeigt sämtliche erfassten Zahlungen – eingehende wie ausgehende, über alle Rechnungen hinweg. Praktisch für den Abgleich mit dem Kontoauszug am Monatsende. --- ## Seite: Rechnungskorrekturen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/korrekturen # Rechnungskorrekturen Eine bestätigte Rechnung darf nicht mehr geändert werden. Muss trotzdem etwas zurück – weil zu viel berechnet wurde, eine Leistung entfällt oder eine Reklamation berechtigt ist –, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur. In der Buchhaltung heißt sie Gutschrift. ## Korrektur erstellen Öffnen Sie die betroffene Rechnung und klicken Sie auf Gutschrift erstellen: Lawoo übernimmt die Positionen und Texte aus der Ursprungsrechnung – Sie streichen, was bestehen bleibt, und passen Mengen oder Beträge an. Möglich ist das für Rechnungen, die bereits versendet, teilweise oder vollständig bezahlt sind. Gibt es zu einer Rechnung schon Korrekturen, zeigt Lawoo sie direkt an der Schaltfläche an – so entstehen keine doppelten Gutschriften aus Versehen. ## Was beim Bestätigen passiert Mit dem Bestätigen wird die Korrektur mit der Ursprungsrechnung verrechnet: Auf der Ursprungsrechnung wird der Betrag als Zahlung gebucht – höchstens bis zu deren offenem Restbetrag. Eine Rechnung kann dadurch nie überzahlt werden Derselbe Betrag erscheint auf der Korrektur als ausgeglichen; ist sie vollständig verrechnet, steht sie auf Bezahlt Bleibt ein Rest – etwa weil die Rechnung schon voll bezahlt war –, steht dieser als offener Betrag auf der Korrektur. Das ist der Betrag, den Sie dem Kunden tatsächlich zurückzahlen ## Rückzahlung erfassen Haben Sie das Geld überwiesen, erfassen Sie das wie eine normale Zahlung – über Zahlung erfassen auf der Korrektur. Damit ist der Vorgang vollständig dokumentiert: Was gutgeschrieben und was tatsächlich zurückgezahlt wurde. Achtung: Eine Korrektur, auf die bereits eine Rückzahlung gebucht ist, lässt sich nicht mehr stornieren – das Geld ist geflossen. Prüfen Sie Beträge deshalb vor dem Bestätigen. Hinweis: Ist eine Rechnung vollständig falsch und noch gar nicht bezahlt, ist die Stornierung der einfachere Weg. Die Korrektur ist für Fälle gedacht, in denen ein Teil bestehen bleibt oder bereits Geld geflossen ist. --- ## Seite: Eingangsrechnungen (Bereich: Rechnungen) URL: https://lawoo.de/docs/rechnungen/eingangsrechnungen # Eingangsrechnungen Unter Eingangsrechnungen erfassen Sie, was Lieferanten Ihnen berechnen. So liegen Einnahmen und Ausgaben am selben Ort – und die Buchhaltung bekommt alles aus einer Quelle. ## Rechnung erfassen Wählen Sie den Lieferanten aus der Adressdatenbank, tragen Sie Rechnungsdatum, Fälligkeit und die Positionen ein. Die PDF-Datei des Lieferanten laden Sie im Feld für das Dokument hoch – sie bleibt beim Beleg und ist später jederzeit auffindbar. Hinweis: Anders als bei Ausgangsrechnungen erzeugt Lawoo hier kein PDF – das Dokument kommt ja vom Lieferanten. Beim Bestätigen wird lediglich eine interne Nummer vergeben und der Beleg gesperrt. ## Zahlung an den Lieferanten Haben Sie überwiesen, erfassen Sie das über Zahlung erfassen – genau wie bei Ausgangsrechnungen. Lawoo weiß dabei, dass hier Geld herausgeht, und rechnet in die richtige Richtung: Der offene Betrag sinkt, der Status wechselt auf teilweise oder vollständig bezahlt. Auch hier gilt: Wird das Fälligkeitsdatum überschritten, markiert Lawoo den Beleg als überfällig – ein einfacher Weg, Skontofristen und Mahnungen zu vermeiden. Achtung: Eine bereits bezahlte Eingangsrechnung lässt sich nicht mehr stornieren – das Geld ist beim Lieferanten. Erfassen Sie in diesem Fall eine Korrektur, sobald die Gutschrift des Lieferanten vorliegt. --- ## Seite: Module und Zusammenspiel (Bereich: Grundlagen) URL: https://lawoo.de/docs/grundlagen/module # Module und ihr Zusammenspiel Lawoo besteht nicht aus einem großen Block, sondern aus einzelnen Modulen. Sie nutzen genau die, die Sie brauchen – und können jederzeit weitere dazunehmen. Wichtig zu wissen ist dabei: Manche Funktionen entstehen erst, wenn zwei Module zusammenkommen. Welche Module bei Ihnen laufen, sehen Sie unter Module in der linken Navigation. Installierte Module bieten Aktualisieren an, noch nicht installierte eine Schaltfläche Installieren. ## Drei Arten von Modulen Art Bedeutung Beispiele Basismodule Stehen für sich und bringen einen eigenen Bereich mit Kontakt, CRM, Verkauf, Projekte, Lager Aufbaumodule Erweitern ein Basismodul und laufen ohne dieses nicht Rechnungen (baut auf Verkauf auf) Brückenmodule Verbinden zwei Bereiche und schaffen so neue Funktionen CRM ↔ Verkauf, CRM ↔ Kalender, Projekte ↔ Verkauf Hinweis: Fehlt ein Brückenmodul, funktioniert alles andere weiterhin – es fehlt lediglich die verbindende Schaltfläche. Nichts geht kaputt, es wird nur manuell, was sonst automatisch ginge. ## Die Brücken im Überblick Brücke Verbindet Was dadurch möglich wird CRM & Verkauf CRM ↔ Verkauf Aus einer Chance direkt ein Angebot erzeugen; Angebot und Chance verweisen gegenseitig aufeinander CRM & Kalender CRM ↔ Kalender Terminbuchung auf der Website, aus der automatisch ein Lead im CRM entsteht Website & CRM Webseiten ↔ CRM Das Kontaktformular Ihrer Website legt Leads an und merkt sich, von welcher Seite die Anfrage kam Projekte, Verkauf & Rechnungen Projekte ↔ Verkauf ↔ Rechnungen Projektaufgaben hängen an Auftragspositionen – erfasste Stunden gelten als gelieferte Menge und lassen sich abrechnen Einkauf & Lager Einkauf ↔ Lager Bestellte Ware wird als Wareneingang eingebucht; fehlende Mengen lassen sich direkt nachbestellen ## Beispiel: von der Chance zum Angebot Am deutlichsten wird das Prinzip bei CRM und Verkauf. Ist die Brücke installiert, erscheint in einer Chance oben die Schaltfläche Angebot: Ein Klick öffnet ein neues Angebot, in dem Kunde und Währung bereits gesetzt sind. Später führt vom Angebot eine Verknüpfung zurück zur Chance – Sie sehen also von beiden Seiten, was zusammengehört. Ohne diese Brücke bleibt die Schaltfläche einfach weg. Sie legen das Angebot dann von Hand an und wählen den Kunden selbst aus – dieselben zwei Minuten, die die Brücke Ihnen abnimmt. ## Beispiel: vom Auftrag zur Rechnung Hier liegt der Fall anders: Rechnungen ist kein Brücken-, sondern ein Aufbaumodul. Es setzt den Verkauf voraus und kann ohne ihn nicht arbeiten – schließlich braucht eine Rechnung Positionen, Preise und Steuersätze, die im Verkauf gepflegt werden. Ist es installiert, erscheint im Auftrag die Schaltfläche Rechnung erstellen. Alles Weitere lesen Sie unter Rechnungen. ## Woran Sie merken, dass etwas fehlt Vermissen Sie eine Funktion, die in dieser Dokumentation beschrieben ist, hilft diese Reihenfolge: Steht in der Anleitung ein Hinweis, dass ein zusätzliches Modul nötig ist? Ist dieses Modul unter Module installiert? Haben Sie die nötige Berechtigung? Manche Schaltflächen erscheinen nur, wenn Sie im Zielbereich etwas anlegen dürfen – die Schaltfläche Angebot etwa nur, wenn Sie Angebote erstellen dürfen Führt das nicht weiter, melden Sie sich bei uns – wir sehen nach, welche Module bei Ihnen laufen, und ergänzen fehlende. --- ## Seite: Von der Chance zum Angebot (Bereich: CRM) URL: https://lawoo.de/docs/crm/verkauf # Von der Chance zum Angebot Wenn aus einem Gespräch etwas Konkretes wird, soll daraus ein Angebot entstehen – ohne dass jemand Kunde, Adresse und Währung ein zweites Mal eintippt. Genau das leistet die Verbindung zwischen CRM und Verkauf. Zusatzmodul nötig: Alles auf dieser Seite setzt das Brückenmodul CrmSale voraus – es verbindet CRM und Verkauf. Ohne dieses Modul arbeiten beide Bereiche ganz normal weiter, nur die hier beschriebenen Verknüpfungen fehlen. Sie legen das Angebot dann von Hand im Verkauf an. Mehr dazu unter Module und ihr Zusammenspiel. ## Angebot aus einer Chance erzeugen Öffnen Sie die Chance. Ist das Modul installiert, steht oben neben Abschließen die Schaltfläche Angebot: Ein Klick öffnet ein neues Angebot, in dem bereits eingetragen ist, was in der Chance steht: Übernommen wird Woher Kunde Der in der Chance hinterlegte Kontakt samt Firma und Adresse Währung Die Währung der Chance Verknüpfung Das Angebot merkt sich, aus welcher Chance es entstanden ist Positionen, Fristen und Texte ergänzen Sie wie gewohnt – siehe Angebot erstellen. Hinweis: Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie auch Angebote erstellen dürfen. Fehlt sie trotz installiertem Modul, liegt es an der Berechtigung – fragen Sie den Administrator Ihrer Installation. ## Verknüpfung in beide Richtungen Die Verbindung wirkt in beide Richtungen. In der Chance führt eine Schaltfläche zu den daraus entstandenen Angeboten. Im Angebot führt umgekehrt eine Schaltfläche zurück zur Chance: So ist von jeder Seite aus nachvollziehbar, was zusammengehört: Wer im Angebot sitzt, sieht den Ursprung der Anfrage; wer die Chance öffnet, sieht, was daraus geworden ist. ## Angebote nach Chance filtern In der Angebotsliste kommt durch die Brücke eine zusätzliche Filtergruppe CRM dazu: Damit blenden Sie alle Angebote zu einer bestimmten Chance ein – nützlich, wenn über die Zeit mehrere Fassungen entstanden sind. Wie Sie Filter dauerhaft speichern, steht unter Listen, Suche & Filter. ## Der typische Ablauf Ein Lead kommt herein und wird qualifiziert Gewonnen – daraus wird automatisch eine Chance Aus der Chance erzeugen Sie über Angebot das Verkaufsdokument Nimmt der Kunde an, entsteht daraus der Auftrag Und daraus schließlich die Rechnung Vom ersten Kontakt bis zur Zahlung wird jede Angabe genau einmal erfasst und von Schritt zu Schritt weitergereicht. --- ## Seite: Nachrichten, Notizen & Termine (Bereich: Grundlagen) URL: https://lawoo.de/docs/grundlagen/aktivitaeten # Nachrichten, Notizen & Termine Rechts neben jedem Datensatz – ob Kontakt, Lead, Angebot oder Rechnung – liegt die Aktivitätenspalte. Sie funktioniert überall gleich und ist der Ort, an dem die Zusammenarbeit stattfindet: Hier schreiben Sie E-Mails, halten Notizen fest, machen daraus Aufgaben und vereinbaren Termine. Alles, was hier passiert, bleibt beim Datensatz. Wer den Vorgang später öffnet – auch eine Kollegin, die vorher nie damit zu tun hatte – sieht die vollständige Geschichte: welche E-Mails geschrieben wurden, was besprochen war, was noch offen ist. ## Drei Reiter, drei Werkzeuge Reiter Wofür Sieht der Kunde? Nachricht E-Mail an den Kunden Ja Notiz Interne Bemerkung – wahlweise mit Frist als Aufgabe Nein Ereignis Termin mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern Nur wenn Sie einladen ## E-Mails schreiben und empfangen Im Reiter Nachricht schreiben Sie dem Kunden direkt aus dem Vorgang heraus. Empfänger und Betreff sind vorbelegt, Anhänge lassen sich anfügen, und für wiederkehrende Schreiben – Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung – gibt es fertige Vorlagen samt automatisch angehängtem PDF. Antworten landen automatisch am richtigen Ort: Antwortet der Kunde auf eine aus Lawoo verschickte E-Mail, erscheint seine Antwort genau in diesem Vorgang – nicht irgendwo in einem Postfach. Die Unterhaltung bleibt vollständig und ist auch für Kolleginnen und Kollegen sichtbar, die gerade übernehmen. ## Notizen: vom Merkzettel zur Aufgabe Die Notiz ist das vielseitigste Werkzeug der Spalte. Im einfachsten Fall halten Sie damit nur etwas fest – „Kunde wünscht Rückruf nächste Woche". Sie bleibt intern und geht nie an den Kunden. ### Mit Frist wird daraus eine Aufgabe Setzen Sie beim Schreiben ein Fälligkeitsdatum, wird aus der Notiz eine Aufgabe. Sie erscheint dann mit einer Frist-Angabe – heute, in 2 Tagen – und zählt in Ihrer Aufgabenübersicht mit. Ist sie erledigt, haken Sie sie ab; die Notiz bleibt als Erledigt mit Datum stehen. ### Aufgaben delegieren Über das Personensymbol rechts in der Notiz weisen Sie die Aufgabe jemand anderem im Team zu. Ab dann taucht sie in dessen Aufgabenliste auf – und Sie behalten sie trotzdem im Blick, weil Lawoo delegierte Aufgaben getrennt ausweist. ### Farben und Anheften Wichtige Notizen lassen sich anheften und farbig markieren. Angeheftete Notizen bleiben oben und heben sich durch die Farbe deutlich ab. Sechs Farben stehen zur Wahl – Rot, Orange, Gelb, Grün, Cyan und Violett. Was die Farben bedeuten, entscheiden Sie im Team. Bewährt hat sich zum Beispiel: Rot für alles, was drängt, Gelb für Wartendes, Grün für Erledigtes zum Nachlesen. Die Reihenfolge der angehefteten Notizen können Sie zudem per Ziehen ändern – so steht das Wichtigste immer zuoberst. ## Aufgaben im Blick: die Zähler oben rechts In der Kopfzeile sitzen drei Symbole, die Sie durch den Tag führen: Uhr – Ihre eigenen Aufgaben. Die Zahl daneben zeigt, wie viele heute fällig sind Personen – Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben Briefumschlag – neue E-Mails Ein Klick öffnet die Übersicht, getrennt nach Heute und Bevorstehend und gruppiert nach Bereich. Von dort springen Sie direkt zum Vorgang, an dem die Aufgabe hängt. Tipp: Der Zähler ist der einfachste Start in den Arbeitstag. Steht dort eine Zahl, gibt es etwas zu tun – ohne dass Sie erst Listen durchsuchen müssen. In den Übersichten können Sie zusätzlich nach offenen Aktivitäten filtern, siehe Listen, Suche & Filter. ## Termine anlegen Der Reiter Ereignis legt einen Termin an, der direkt in Ihrem Kalender landet – verknüpft mit dem Vorgang, aus dem er entstanden ist. Feld Bedeutung Titel Worum es geht – vorbelegt mit dem Namen des Datensatzes Terminart Etwa Demo, Beratung oder Rückruf – farblich unterschieden Teilnehmer Kolleginnen und Kollegen sowie der Kontakt selbst Ganztägig / Mehrtägig Schalter für Termine ohne feste Uhrzeit oder über mehrere Tage Tag und Uhrzeit Über die Tagesleiste und die Zeitschiene darunter ### Wer wann kann Unter der Zeitschiene sehen Sie je Teilnehmer, was bereits im Kalender steht. Freie Zeiten sind damit sofort erkennbar – Sie müssen nicht erst in den Kalender wechseln und zurück. ### Einladung senden Mit dem Häkchen Einladung senden verschickt Lawoo beim Speichern eine Termineinladung per E-Mail. Der Empfänger kann sie in seinem eigenen Kalenderprogramm annehmen – der Termin steht dann auf beiden Seiten. Ohne Häkchen bleibt der Termin intern: Er steht in Ihrem Kalender und am Vorgang, der Kunde erfährt nichts davon. ## Der Verlauf Unterhalb der Eingabe läuft die Chronik des Vorgangs. Neben Ihren Notizen und E-Mails protokolliert Lawoo dort auch automatisch, was sich geändert hat – Phasenwechsel, neue Beträge, geänderte Zuständigkeiten, jeweils mit Person und Zeitpunkt. Damit ist im Streitfall oder bei einer Übergabe immer nachvollziehbar, wer wann was getan hat – ohne dass jemand daran denken muss, es zu dokumentieren. --- ## Seite: Kalender (Bereich: Kalender) URL: https://lawoo.de/docs/kalender # Kalender Der Kalender bündelt alles, was einen Termin ausmacht: eigene Einträge, Besprechungen mit Kollegen, Einladungen an Kunden und Termine, die Interessenten selbst über Ihre Website buchen. Jeder Benutzer bekommt automatisch einen eigenen Kalender – Sie müssen nichts einrichten, um loszulegen. ## Der Aufbau der Oberfläche Oben finden Sie drei Bereiche, zwischen denen Sie wechseln: Bereich Wofür Kalender Die Terminübersicht selbst – hier arbeiten Sie täglich Terminbuchungen Öffentliche Buchungsseiten, über die Kunden selbst einen Termin wählen Kategorien Farben und Bezeichnungen für Ihre Termintypen ## Fünf Ansichten Rechts oben schalten Sie zwischen den Ansichten um. Die Wahl bleibt erhalten, bis Sie sie wieder ändern. ### Monat Der Überblick über einen ganzen Monat. Jeder Termin erscheint als farbiger Streifen mit Uhrzeit; ganztägige Termine liegen als durchgehender Balken über dem jeweiligen Tag. Links neben jeder Zeile steht die Kalenderwoche. ### Woche Die Arbeitsansicht schlechthin: sieben Tage nebeneinander in einem Stundenraster. Ganztägige Termine stehen in der Zeile Ganztägig über dem Raster. ### Tag Derselbe Aufbau für einen einzelnen Tag – mit mehr Platz je Termin. Eine rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit. In beiden Ansichten legen Sie einen Termin an, indem Sie in das Raster klicken – Datum und Uhrzeit sind dann bereits gesetzt. ### Liste und Jahr Die Liste zeigt alle Termine des Zeitraums untereinander, nach Tagen gruppiert. Das ist die schnellste Art, eine Woche durchzugehen, ohne im Raster zu suchen. Die Jahresansicht stellt zwölf Monate nebeneinander dar und eignet sich für die grobe Planung – etwa um Urlaube und Messen im Blick zu behalten. ## Die Seitenleiste Links stehen drei Blöcke: Mini-Kalender – springt per Klick zu einem Datum; über die Auswahlfelder wechseln Sie Monat und Jahr Kalender – Ihr eigener Kalender sowie alle, die Kolleginnen und Kollegen für Sie freigegeben haben. Ein Klick blendet einen Kalender aus oder wieder ein Kategorien – dieselbe Logik für Termintypen: Klicken Sie eine Kategorie an, verschwinden deren Termine aus der Ansicht Über das Symbol mit den drei Strichen links oben klappen Sie die ganze Seitenleiste weg, wenn Sie mehr Platz brauchen. Tipp: Die Filter wirken nur auf Ihre Anzeige. Ausgeblendete Termine sind nicht gelöscht und für andere Benutzer weiterhin sichtbar. ## Suchen und springen Über das Suchfeld in der Kopfzeile finden Sie Termine nach Name. Die Schaltfläche Heute bringt Sie zurück zum aktuellen Datum, die Pfeile daneben blättern einen Monat, eine Woche oder einen Tag weiter – je nachdem, welche Ansicht aktiv ist. ## Nächste Schritte Termine anlegen und einladen – Teilnehmer, Sichtbarkeit, Erinnerungen und Einladungen Kategorien – Farben und Termintypen einrichten Kalender freigeben – Kollegen Einblick oder Bearbeitungsrechte geben Terminbuchung – Kunden Termine selbst buchen lassen --- ## Seite: Termine anlegen (Bereich: Kalender) URL: https://lawoo.de/docs/kalender/termine # Termine anlegen und einladen Einen Termin legen Sie dort an, wo er hingehört: Klicken Sie in der Wochen- oder Tagesansicht in das Stundenraster oder in der Monatsansicht auf einen Tag. Das Formular öffnet sich mit dem passenden Datum und der passenden Uhrzeit. ## Die Felder im Überblick Feld Bedeutung Name Die Bezeichnung, die im Kalender erscheint – das einzige Pflichtfeld Kategorie Bestimmt die Farbe des Termins und lässt sich als Filter nutzen Teilnehmer Kolleginnen und Kollegen, die mitwirken. Sie selbst sind fest gesetzt Ganztägig Der Termin belegt den ganzen Tag, ohne Uhrzeit Mehrtägig Schaltet auf Start- und Enddatum um – etwa für eine Messe oder Urlaub ## Zeit wählen – und sehen, wer kann Für einen normalen Termin brauchen Sie keine Datumsfelder: Sie wählen oben den Tag und ziehen darunter im Zeitstrahl den Bereich auf. Direkt darüber zeigt Lawoo für jeden Teilnehmer, wann er bereits belegt ist – Sie sehen also sofort, ob der Vorschlag passt. Tipp: Einen bestehenden Termin verschieben Sie, indem Sie ihn im Kalender auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit ziehen. In der Wochen- und Tagesansicht ändern Sie die Dauer, indem Sie den unteren Rand nach oben oder unten ziehen. ## Sichtbarkeit Wenn Sie Ihren Kalender freigegeben haben, steuern Sie je Termin, wie viel andere davon sehen: Einstellung Was andere sehen Standard Den Termin mit Name und Uhrzeit Privat Nichts – der Termin bleibt allein Ihnen vorbehalten Nur belegt Nur, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind – ohne Betreff Abwesend Eine Abwesenheit, etwa Urlaub oder Krankheit Termine aus einer anderen Firma erscheinen grundsätzlich nur als „belegt“. ## Einladungen versenden Im Reiter Einladungen laden Sie Personen zum Termin ein – Benutzer, Kontakte aus der Adressdatenbank oder beliebige E-Mail-Adressen. E-Mail-Vorlage – bestimmt den Text der Einladung. Mitgeliefert werden unter anderem „Einladung zum Meeting“, „Online-Meeting“ und „Geplanter Anruf“ Erinnerungen – wann Lawoo an den Termin erinnert: 5, 15 oder 30 Minuten, eine Stunde oder einen Tag vorher Einladungen senden – verschickt die Einladung an alle Eingetragenen Unter der Schaltfläche listet Lawoo jede Einladung mit ihrem Stand auf: Ausstehend, Angenommen oder Abgelehnt. Über das Pfeilsymbol schicken Sie eine Einladung erneut. ### So antwortet der Eingeladene Die E-Mail enthält zwei Schaltflächen. Ein Klick öffnet eine Seite mit allen Eckdaten des Termins – ganz ohne Anmeldung in Lawoo: Sobald jemand antwortet, ändert sich der Status im Termin. Sagt ein Benutzer zu, erscheint der Termin zusätzlich in seinem eigenen Kalender. Hinweis: Verschieben oder stornieren Sie einen Termin mit Einladungen, verschickt Lawoo automatisch die passende Nachricht an alle Eingeladenen. ## Termine aus anderen Modulen Termine entstehen nicht nur im Kalender. Legen Sie in einem Lead, einer Chance, einem Angebot oder einer Rechnung in der rechten Spalte einen Termin an, erscheint er ebenfalls hier – und führt umgekehrt zurück zum Vorgang. Mehr dazu unter Nachrichten, Notizen & Termine. --- ## Seite: Kategorien (Bereich: Kalender) URL: https://lawoo.de/docs/kalender/kategorien # Kategorien Kategorien geben Ihren Terminen Farbe und Ordnung. Auf einen Blick erkennen Sie, ob ein Eintrag eine Besprechung, ein Rückruf oder eine Frist ist – und über die Seitenleiste blenden Sie einzelne Termintypen aus. ## Was mitgeliefert wird Lawoo bringt elf Kategorien mit, die die üblichen Fälle abdecken: Besprechung, Anruf, Frist, Erinnerung, Persönlich, Dienstreise, Fokuszeit, Sonstiges, Urlaub, Krankheit und Demo. Sie können sie umbenennen, umfärben, ergänzen oder deaktivieren. ## Kategorie anlegen oder ändern Über das Pluszeichen legen Sie eine neue Kategorie an, ein Klick auf eine Zeile öffnet eine bestehende. Das Formular ist kurz: Feld Bedeutung Name Die Bezeichnung im Terminformular und in der Seitenleiste Farbe Die Farbe, in der Termine dieser Kategorie im Kalender erscheinen E-Mail-Vorlage Wird bei Einladungen zu Terminen dieser Kategorie vorgeschlagen – etwa „Geplanter Anruf“ für die Kategorie Anruf Sortierung Bestimmt die Reihenfolge in der Auswahlliste. Kleinere Zahlen stehen oben Aktiv Deaktivierte Kategorien lassen sich nicht mehr auswählen. Bestehende Termine behalten sie Tipp: Nutzen Sie die Sortierung, um Ihre häufigsten Termintypen nach oben zu holen. Bewährt hat sich ein Abstand von zehn (10, 20, 30 …) – so lässt sich später bequem etwas dazwischenschieben. ## Kategorien als Filter In der Seitenleiste des Kalenders steht jede aktive Kategorie mit ihrer Farbe. Ein Klick blendet die zugehörigen Termine aus, ein zweiter holt sie zurück. So arbeiten Sie zum Beispiel einen Tag lang nur mit Ihren Besprechungen, ohne die übrigen Einträge zu sehen. Der Filter gilt allein für Ihre Anzeige – andere Benutzer sehen weiterhin alles, was für sie freigegeben ist. --- ## Seite: Kalender freigeben (Bereich: Kalender) URL: https://lawoo.de/docs/kalender/freigabe # Kalender freigeben Jeder Benutzer hat seinen eigenen Kalender. Damit ein Team gemeinsam planen kann, geben Sie Ihren Kalender für einzelne Kolleginnen und Kollegen frei – und entscheiden dabei, ob diese nur zusehen oder auch eingreifen dürfen. ## So geben Sie frei Fahren Sie in der Seitenleiste über Ihren Kalender und klicken Sie auf das Zahnrad. Es öffnet sich die Freigabeverwaltung: Wählen Sie oben einen Benutzer, setzen Sie die Berechtigung und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Freigabe erscheint darunter als eigene Zeile – dort ändern Sie die Berechtigung später oder entfernen die Freigabe über das Kreuz wieder. ## Die drei Berechtigungen Berechtigung Was damit möglich ist Ansehen Termine sehen – aber nichts ändern. Der Regelfall für Kollegen, die nur wissen müssen, wann Sie erreichbar sind Bearbeiten Termine anlegen, ändern und verschieben. Passend für eine Assistenz, die Ihre Termine koordiniert Verwalten Wie Bearbeiten, zusätzlich darf der Benutzer den Kalender selbst weitergeben ## Freigegebene Kalender ansehen Kalender, die andere für Sie freigegeben haben, erscheinen in Ihrer Seitenleiste unter Kalender – jeder mit eigener Farbe. Ein Klick blendet einen davon aus oder wieder ein, sodass Sie mehrere Kalender übereinanderlegen und freie Zeiten finden können. ## Was andere trotz Freigabe nicht sehen Eine Freigabe bedeutet nicht, dass jeder Termin offen liegt. Pro Termin steuern Sie die Sichtbarkeit: Privat – der Termin bleibt trotz Freigabe unsichtbar Nur belegt – andere sehen die belegte Zeit, aber nicht den Betreff Abwesend – kennzeichnet Urlaub, Krankheit oder eine Dienstreise Mehr dazu unter Termine anlegen. Hinweis: Arbeiten Sie mit mehreren Firmen in einem Lawoo, bleiben Termine aus einer anderen Firma immer als bloßes „belegt“ sichtbar – unabhängig von der Freigabe. ## Freie Zeit finden Für eine Besprechung brauchen Sie die fremden Kalender gar nicht einzublenden: Tragen Sie die Kollegen im Terminformular einfach als Teilnehmer ein. Lawoo zeigt dann direkt über dem Zeitstrahl, wann jeder von ihnen belegt ist. --- ## Seite: Terminbuchung (Bereich: Kalender) URL: https://lawoo.de/docs/kalender/terminbuchung # Terminbuchung Statt Termine per Telefon oder E-Mail abzustimmen, lassen Sie Interessenten selbst buchen: Sie legen fest, wie lang ein Gespräch dauert und wann Sie erreichbar sind – Lawoo errechnet daraus die freien Zeiten und trägt die Buchung direkt in Ihren Kalender ein. Unter Terminbuchungen legen Sie beliebig viele Buchungsarten an – etwa ein kurzes Erstgespräch von 15 Minuten und eine ausführliche Produktdemo von einer Stunde. ## Die Einstellungen Feld Bedeutung Name Überschrift der Buchungsseite – der Kunde sieht sie zuerst Kategorie Farbe, in der gebuchte Termine im Kalender erscheinen Erinnerungen Wann vor dem Termin erinnert wird Dauer Länge des Termins in Minuten Mindestvorlaufzeit Wie viele Stunden vorher frühestens gebucht werden darf – schützt vor Terminen „in zehn Minuten“ Pufferzeit Freie Minuten zwischen zwei Terminen, etwa für Nachbereitung oder Anfahrt Kalender In welchen Kalender gebucht wird. Sie können mehrere hinterlegen – dann prüft Lawoo alle und bucht in den, der frei ist Beschreibung Kurzer Text unter der Überschrift auf der Buchungsseite Datenschutzhinweis Text der Pflicht-Checkbox, samt Link auf Ihre Datenschutzerklärung Tracking-Code Optionaler Code, der nach erfolgreicher Buchung ausgeführt wird – für die Erfolgsmessung Ihrer Werbung ## Zeitfenster festlegen Unter Verfügbarkeit tragen Sie ein, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten gebucht werden darf. Pro Tag sind mehrere Fenster möglich – etwa vormittags und nachmittags mit einer Mittagspause dazwischen. Tage ohne Zeitfenster erscheinen auf der Buchungsseite durchgestrichen und lassen sich nicht auswählen. ### Wie die angebotenen Zeiten entstehen Aus Ihren Angaben errechnet Lawoo die buchbaren Zeiten – Sie pflegen keine einzelnen Slots: Das Zeitfenster des Wochentags wird in Schritte aus Dauer + Pufferzeit zerlegt Zeiten, die bereits durch Termine im hinterlegten Kalender belegt sind, fallen weg Alles, was innerhalb der Mindestvorlaufzeit liegt, fällt ebenfalls weg Sind mehrere Kalender hinterlegt, bleibt eine Zeit buchbar, solange einer davon frei ist Beispiel: 30 Minuten Dauer und 15 Minuten Puffer ergeben Termine um 13:00, 13:45, 14:30 und so weiter. ## So sieht es der Kunde Die Buchungsseite ist öffentlich erreichbar – ohne Anmeldung. Sie verlinken sie auf Ihrer Website, in Ihrer E-Mail-Signatur oder in einem Angebot. Nach der Wahl eines Tages erscheinen rechts die freien Uhrzeiten: Anschließend trägt der Kunde seine Daten ein und bestätigt den Datenschutzhinweis: ## Was danach passiert Der Termin steht sofort in Ihrem Kalender – mit Name des Kunden im Titel Der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail Die Buchung wird als Einladung mit dem Status Angenommen geführt, denn der Kunde hat den Termin selbst gewählt Die eingestellten Erinnerungen werden automatisch geplant Mit dem Modul CRM-Kalender wird mehr daraus: Ist die Brücke zwischen Kalender und CRM installiert, entsteht aus jeder Buchung zusätzlich ein Lead – mit den Termindaten und allen Angaben aus dem Formular. Die Buchungsseite lässt sich dann auch um eigene Felder erweitern und direkt in eine Website einbauen. Siehe Module und ihr Zusammenspiel. ## Buchung vorübergehend schließen Über den Schalter Aktiv am Ende des Formulars nehmen Sie eine Buchungsart vom Netz, ohne sie zu löschen – etwa während des Urlaubs. Bereits gebuchte Termine bleiben selbstverständlich bestehen. --- ## Seite: E-Mail (Bereich: E-Mail) URL: https://lawoo.de/docs/email # E-Mail Lawoo bringt ein vollwertiges Postfach mit: Sie lesen und schreiben Ihre geschäftlichen E-Mails direkt im System – und zwar dort, wo auch der Kunde, das Angebot und die Rechnung liegen. Der entscheidende Unterschied zu Outlook oder Gmail: jede E-Mail lässt sich einem Datensatz zuordnen. Antwortet der Kunde später, landet seine Antwort automatisch beim selben Vorgang. ## Die drei Bereiche Bereich Wofür E-Mail Das Postfach – hier lesen, schreiben und beantworten Sie Nachrichten E-Mail-Konten Die angebundenen Postfächer samt Zugangsdaten, Signatur und Freigaben E-Mail-Vorlagen Textbausteine für wiederkehrende Nachrichten wie „Angebot versenden“ ## Das Postfach Links stehen Ihre Postfächer mit ihren Ordnern, rechts die Nachrichten des gewählten Ordners. Über Alle Postfächer sehen Sie alle angebundenen Konten gemeinsam – praktisch, wenn Sie neben Ihrem persönlichen Postfach auch ein Team-Postfach betreuen. Die Ordner stammen aus Ihrem echten Postfach – Lawoo erkennt beim Einrichten selbst, welcher Ordner Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam oder Papierkorb ist. Die Zahl neben einem Ordner zeigt die ungelesenen Nachrichten darin. Hinweis: Was Sie in Lawoo tun, wirkt auch im echten Postfach: Markieren Sie eine Nachricht als gelesen oder verschieben Sie sie in den Papierkorb, macht Lawoo dasselbe per IMAP auf dem Mailserver. Umgekehrt erscheinen neue E-Mails ohne Ihr Zutun – und die Zahl oben in der Kopfzeile zeigt sofort, dass etwas eingegangen ist. ## Eine Nachricht öffnen Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Nachricht rechts: Schaltfläche Wirkung Antworten Antwort an den Absender – Empfänger und Betreff sind vorbelegt Allen antworten Wie oben, zusätzlich mit allen Empfängern aus CC Weiterleiten Nachricht samt Inhalt an jemand anderen schicken Spam Verschiebt die Nachricht in den Spam-Ordner Löschen Verschiebt in den Papierkorb. Aus Papierkorb, Spam, Gesendet und Entwürfen wird endgültig gelöscht Die kleinen Symbole rechts oben markieren eine Nachricht mit einem Stern, setzen sie wieder auf ungelesen – oder verknüpfen sie mit einem Datensatz. Letzteres ist die wichtigste Funktion des Moduls und in E-Mails und Datensätze ausführlich erklärt. ## Neue E-Mail schreiben Über Neue E-Mail oben links öffnen Sie ein leeres Fenster. Empfänger wählen Sie aus Ihren Kontakten oder tippen die Adresse direkt ein; CC und BCC blenden Sie bei Bedarf ein. Die Signatur des Postfachs steht bereits im Text. Tipp: Schreiben Sie eine E-Mail lieber aus dem Vorgang heraus – also aus dem Lead, dem Angebot oder der Rechnung. Dann ist die Nachricht von Anfang an zugeordnet und die Antwort des Kunden findet automatisch zurück. ## Nächste Schritte Postfach einrichten – IMAP, SMTP, Ordner, Filter und Signatur Freigabe & Sichtbarkeit – Postfächer im Team nutzen E-Mails und Datensätze – verknüpfen, schreiben, Antworten zuordnen E-Mail-Vorlagen – Textbausteine mit Platzhaltern und PDF-Anhang --- ## Seite: Postfach einrichten (Bereich: E-Mail) URL: https://lawoo.de/docs/email/postfach-einrichten # Postfach einrichten Ein Postfach besteht aus zwei Verbindungen: IMAP holt die eingehenden Nachrichten vom Server, SMTP verschickt Ihre Antworten. Beide richten Sie einmal ein – danach arbeitet Lawoo im Hintergrund. Unter E-Mail → E-Mail-Konten legen Sie über das Pluszeichen ein neues Konto an. ## Grunddaten Feld Bedeutung Name Interne Bezeichnung, etwa „Vertrieb“ oder „Buchhaltung“ E-Mail Die Adresse des Postfachs – sie erscheint beim Empfänger als Absender ## IMAP: Nachrichten empfangen Host, Port und Verschlüsselung bekommen Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter. Übliche Werte sind Port 993 mit SSL. Benutzername ist in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse. Achtung bei Gmail und Microsoft 365: Dort funktioniert das normale Kennwort nicht. Sie brauchen ein eigenes App-Passwort, das Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos erzeugen. ### Verbinden und Ordner wählen Nach dem Speichern prüfen Sie die Zugangsdaten mit IMAP verbinden. Klappt es, erscheint die grüne Markierung IMAP verbunden. Anschließend wählen Sie über Ordner synchronisieren aus, welche Ordner des Postfachs Lawoo abrufen soll. Meist genügen Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam und Papierkorb; ein umfangreiches Archiv lassen Sie besser weg. Welcher Ordner welche Rolle hat, erkennt Lawoo am Namen – auf Deutsch wie auf Englisch. ### Nach E-Mail filtern Dieser Schalter entscheidet, welche Nachrichten aus dem Postfach überhaupt nach Lawoo übernommen werden. Ist er aktiv, importiert Lawoo nur, was tatsächlich an dieses Konto gerichtet ist: Die Adresse des Kontos steht in An, CC oder BCC oder die Nachricht kommt von dieser Adresse selbst (Ihre eigenen gesendeten Mails) oder es handelt sich um eine E-Mail, die Lawoo selbst verschickt hat Alles andere bleibt im Postfach liegen, ohne in Lawoo zu erscheinen. Wofür das gut ist: Viele Betriebe sammeln mehrere Adressen in einem einzigen Postfach – info@, vertrieb@ und buchhaltung@ laufen technisch im selben Konto zusammen. Legen Sie in Lawoo je Adresse ein Konto mit denselben IMAP-Zugangsdaten an und lassen Sie den Filter aktiv: Jeder Bereich sieht dann nur seine eigene Post. Ohne Filter würde jedes Konto den kompletten Posteingang zeigen. ### Synchronisieren und Zeitraum Der Schalter Synchronisieren schaltet den laufenden Abruf ein. Lawoo hält dann eine dauerhafte Verbindung zum Server und bekommt neue Nachrichten in dem Moment, in dem sie eingehen – zusätzlich läuft alle paar Minuten eine Kontrollabfrage, damit nichts verloren geht, falls die Verbindung einmal abbricht. Unter E-Mails importieren ab legen Sie fest, wie weit Lawoo beim ersten Abruf zurückgeht: ein Tag, eine Woche oder ein Monat. Für ein neues Konto ist eine Woche ein guter Ausgangswert – so ist die laufende Korrespondenz sofort da, ohne dass jahrelange Altbestände eingelesen werden. ## SMTP: Nachrichten versenden Für den Versand gibt es zwei Wege – Sie brauchen nur einen davon: Weg Wann sinnvoll Eigener SMTP-Zugang Der Regelfall: Sie tragen Host, Port und Zugangsdaten ein und klicken auf SMTP verbinden. E-Mails gehen dann über Ihren eigenen Mailserver raus und liegen anschließend auch in Ihrem Ordner „Gesendet“ Adresse verifizieren Ohne eigene SMTP-Daten: Lawoo schickt einen sechsstelligen Code an die hinterlegte Adresse. Nach Eingabe des Codes dürfen Sie von dieser Adresse schreiben – versendet wird über den Mailserver des Systems Solange weder das eine noch das andere eingerichtet ist, kann das Konto empfangen, aber nicht senden – es taucht dann beim Schreiben nicht in der Absenderliste auf. ## Signatur Die Signatur wird bei jeder neuen Nachricht und jeder Antwort automatisch angehängt – auch dann, wenn Sie aus einem Lead oder einer Rechnung heraus schreiben. Wechseln Sie beim Schreiben den Absender, tauscht Lawoo die Signatur passend mit aus. Bilder wie ein Logo laden Sie direkt im Reiter hoch. ## Aktiv, Standard und Zuständigkeit Feld Bedeutung Aktiv Nur aktive Konten werden abgerufen und angezeigt Standard Das Konto, das beim Schreiben vorausgewählt ist Zugewiesen an Der Besitzer des Postfachs – er sieht es in seiner Übersicht Freigegeben für Weitere Benutzer, die das Postfach mitbenutzen dürfen – siehe Freigabe & Sichtbarkeit Sicherheit: IMAP- und SMTP-Kennwörter werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder an den Browser ausgeliefert. Beim Bearbeiten bleibt das Feld deshalb leer – solange Sie nichts eintragen, bleibt das gespeicherte Kennwort erhalten. --- ## Seite: Freigabe & Sichtbarkeit (Bereich: E-Mail) URL: https://lawoo.de/docs/email/freigabe # Freigabe & Sichtbarkeit Ein Postfach gehört immer einem Benutzer. Damit ein Team gemeinsam auf info@ oder vertrieb@ arbeiten kann, geben Sie das Konto für weitere Benutzer frei – ohne Kennwörter weiterzugeben. ## So geben Sie ein Postfach frei Öffnen Sie das Konto unter E-Mail → E-Mail-Konten und tragen Sie die Kolleginnen und Kollegen im Feld Freigegeben für ein. Der Besitzer selbst steht dort nicht – er ergibt sich aus Zugewiesen an. Feld Bedeutung Zugewiesen an Der Besitzer. Er sieht das Postfach immer Freigegeben für Alle weiteren Benutzer, die dasselbe Postfach sehen und benutzen dürfen ## Was freigegebene Benutzer dürfen Eine Freigabe ist bewusst einfach gehalten – wer sie hat, arbeitet mit dem Postfach wie der Besitzer: Das Postfach samt Ordnern in der Übersicht sehen Nachrichten lesen, als gelesen markieren, mit Stern versehen, löschen Antworten und weiterleiten – im Namen dieser Adresse Neue E-Mails von dieser Adresse schreiben, auch aus einem Lead oder einer Rechnung heraus Benachrichtigt werden, sobald eine neue Nachricht eingeht Hinweis: Solange ein Postfach für niemanden freigegeben ist, sieht es ausschließlich sein Besitzer – auch andere Benutzer mit weitreichenden Rechten bekommen fremde Postfächer nicht zu Gesicht. ## Zwei typische Konstellationen Situation Einrichtung Sammelpostfach fürs Team Konto info@ anlegen, als Besitzer die Person eintragen, die es führt, und alle Beteiligten unter „Freigegeben für“ ergänzen. Jeder sieht dieselben Nachrichten und kann antworten Assistenz für ein persönliches Postfach Das eigene Konto zusätzlich für die Assistenz freigeben. Sie kann dann mitlesen und in Ihrem Namen antworten ## Rechte im Hintergrund Ob jemand das Modul überhaupt öffnen darf, steuern die Benutzerrechte: Recht Erlaubt web.mail.view E-Mails ansehen web.mail.create E-Mails schreiben und versenden web.mail.delete E-Mails löschen web.mail_account.view / .create / .update Postfächer sehen und einrichten Recht und Freigabe wirken zusammen: Das Recht öffnet das Modul, die Freigabe entscheidet, welche Postfächer darin auftauchen. --- ## Seite: E-Mails und Datensätze (Bereich: E-Mail) URL: https://lawoo.de/docs/email/datensaetze # E-Mails und Datensätze Das ist der eigentliche Grund, warum die Korrespondenz in Lawoo liegt und nicht in Outlook: Jede E-Mail kann zu einem Vorgang gehören – zu einem Lead, einer Chance, einem Angebot, einer Rechnung, einem Projekt oder einem Kontakt. Ist die Verbindung einmal hergestellt, sammelt sich der gesamte Schriftverkehr an dieser einen Stelle, und zwar ohne dass jemand E-Mails hin und her kopiert. ## Aus dem Vorgang heraus schreiben Der einfachste Weg: Sie schreiben gar nicht erst im Postfach, sondern direkt im Datensatz. In der rechten Spalte jedes Vorgangs steht dafür der Reiter Nachricht. Der Empfänger kommt aus dem Datensatz, die Signatur des Postfachs steht schon im Text. Über die Symbole unten rechts steuern Sie den Rest: Symbol Funktion Zwei Blätter Eine Vorlage einsetzen – etwa „Rechnung versenden“ samt PDF Büroklammer Dateien anhängen Kreis mit Kürzel Absender wählen, wenn Sie mehrere Postfächer nutzen. Die Signatur wechselt mit Betreff, CC und BCC blenden Sie über das Menü in der Werkzeugleiste ein: Mit Senden geht die Nachricht raus – und ist von diesem Moment an mit dem Vorgang verknüpft. ## Die Antwort des Kunden Antwortet der Kunde, erscheint seine Nachricht automatisch im selben Vorgang – farbig hervorgehoben und oben angeheftet, damit sie niemand übersieht: Über E-Mail öffnen lesen Sie die vollständige Nachricht und antworten direkt weiter. Jede weitere Antwort landet wieder hier – die Unterhaltung bleibt beisammen. ### Wie Lawoo die Antwort zuordnet Damit das auch dann klappt, wenn der Kunde den Betreff ändert oder ein anderes Programm benutzt, prüft Lawoo eine eingehende Nachricht in drei Stufen: An jeder verschickten E-Mail hängt eine unsichtbare Kennung. Zitiert das Antwortprogramm den Kopf der ursprünglichen Nachricht, findet Lawoo sie darüber wieder. Zusätzlich steckt eine winzige, unsichtbare Markierung im Text der Nachricht. Sie bleibt erhalten, wenn der Kunde die ursprüngliche E-Mail zitiert – auch in Outlook. Bleibt beides erfolglos, gleicht Lawoo die technische Antwort-Kennung mit den bereits gespeicherten Nachrichten ab. Wird die Ursprungsnachricht gefunden, übernimmt die Antwort deren Zuordnung. Deshalb genügt es, einmal aus dem richtigen Vorgang heraus zu schreiben. Hinweis: Schreibt der Kunde eine neue E-Mail, statt auf Ihre zu antworten, fehlt der Bezug – dann ordnen Sie die Nachricht einmal von Hand zu (siehe unten). Ab da läuft der Rest der Unterhaltung wieder automatisch. ## Eine E-Mail von Hand zuordnen Öffnen Sie die Nachricht im Postfach und klicken Sie rechts oben auf das Kettensymbol: Lawoo durchsucht dafür selbstständig Ihre Daten und schlägt passende Datensätze vor. Die Markierung Von oder An zeigt, über welche Adresse der Treffer gefunden wurde. Gesucht wird in zwei Stufen: zuerst nach der E-Mail-Adresse direkt im Datensatz, danach über den zugehörigen Kontakt – so werden auch Vorgänge gefunden, in denen keine Adresse steht, die aber zu demselben Ansprechpartner gehören. Findet sich nichts Passendes, suchen Sie über das Suchfeld nach Name oder Nummer. Ein Klick auf den Eintrag stellt die Verbindung her; die E-Mail erscheint danach im Verlauf des Vorgangs. Über dasselbe Symbol lösen Sie eine Zuordnung auch wieder. ## Antworten und weiterleiten im Postfach Auch aus dem Postfach heraus bleibt die Zuordnung erhalten: Antworten Sie auf eine bereits verknüpfte E-Mail, gehört die Antwort automatisch zum selben Vorgang – und die nächste Kundenantwort ebenso. Der zitierte Ursprungstext steht unter Ihrem Text; über die Angabe darunter blenden Sie ihn vollständig ein. ## Was passiert nach dem Senden Lawoo stellt jede Nachricht in eine Warteschlange und verschickt sie im Hintergrund – Sie müssen nicht warten. Der Status ist in der Liste sichtbar: Status Bedeutung Ausstehend In der Warteschlange, wird gleich verschickt Wird gesendet Übergabe an den Mailserver läuft Fertig Versendet – die Nachricht liegt anschließend auch im Ordner „Gesendet“ Ihres Postfachs Fehlgeschlagen Der Versand hat nicht geklappt. Im Verlauf des Vorgangs lässt sich die Nachricht erneut in die Warteschlange stellen Tipp: Wie die rechte Spalte insgesamt funktioniert – Notizen, Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Farben und Termine – steht unter Nachrichten, Notizen & Termine. --- ## Seite: E-Mail-Vorlagen (Bereich: E-Mail) URL: https://lawoo.de/docs/email/vorlagen # E-Mail-Vorlagen Angebot verschicken, Rechnung verschicken, zu einem Termin einladen – dieselben Nachrichten schreiben Sie immer wieder. Vorlagen nehmen Ihnen das ab: Betreff und Text stehen fest, Kundenname, Belegnummer und Beträge setzt Lawoo beim Anwenden ein. Jedes Modul bringt seine eigenen Vorlagen mit – der Verkauf die für Angebote und Auftragsbestätigungen, die Rechnungen die für Rechnung und Gutschrift, der Kalender die für Einladungen und Erinnerungen. Die Spalte Modul zeigt die Herkunft. ## Vorlage anwenden Schreiben Sie im Vorgang eine Nachricht, bietet Lawoo genau die Vorlagen an, die zu diesem Datensatz passen: Ein Klick füllt Betreff und Text – mit den echten Werten des Vorgangs. Aus einem Platzhalter wird die tatsächliche Rechnungsnummer, aus einem anderen der Betrag und das Fälligkeitsdatum. Danach können Sie den Text noch frei ergänzen. ## Vorlage bearbeiten Feld Bedeutung Bezeichnung Der Name, unter dem die Vorlage beim Schreiben erscheint Betreff Betreffzeile – darf ebenfalls Platzhalter enthalten Layout Der optische Rahmen um den Text (Kopf- und Fußbereich, Schriften, Farben) Dokumentvorlage Wenn gesetzt, erzeugt Lawoo beim Anwenden das passende PDF und hängt es an Modell-Dokument anhängen Hängt stattdessen das bereits im Datensatz gespeicherte PDF an – etwa die bestätigte Rechnung, die genau so beim Kunden ankommen soll Aktiv Nur aktive Vorlagen werden angeboten ### Platzhalter Im Reiter Variablen steht, welche Werte die jeweilige Vorlage kennt – bei einer Rechnung etwa Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, beim Kalender Name und Zeitpunkt des Termins. Sie setzen sie als Platzhalter in Betreff und Text ein; beim Versand werden sie durch die echten Werte ersetzt. Auch einfache Bedingungen sind möglich: So lässt sich ein Satz zum Fälligkeitsdatum nur dann ausgeben, wenn überhaupt eines hinterlegt ist. Die mitgelieferten Vorlagen zeigen das Vorgehen – am schnellsten kommen Sie ans Ziel, indem Sie eine bestehende Vorlage öffnen und anpassen. ### Mehrere Sprachen Betreff und Text sind je Sprache hinterlegt (das Kürzel de am Feldrand). Schreibt ein Kunde Englisch und ist bei ihm Englisch als Sprache hinterlegt, verwendet Lawoo die englische Fassung derselben Vorlage. ## Eigene Änderungen bleiben erhalten Wichtig: Sobald Sie eine mitgelieferte Vorlage anpassen, wird sie als geändert markiert (Spalte „Geändert“ in der Liste). Bei einer Aktualisierung des Moduls überschreibt Lawoo nur unveränderte Vorlagen – Ihre eigenen Texte bleiben also bestehen. Neue Funktionen aus einer aktualisierten Standardvorlage bekommen Sie dann allerdings nicht automatisch. ## Vorschau Über Vorschau in der Kopfzeile sehen Sie die fertige Nachricht im gewählten Layout – mit Beispielwerten. So prüfen Sie Schriftbild und Aufbau, bevor die Vorlage zum ersten Mal an einen Kunden geht. --- ## Seite: Lexware Office (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware # Lexware Office Die Anbindung an Lexware Office verbindet Ihre Auftragsabwicklung mit der Buchhaltung: Rechnungen, die Sie in Lawoo schreiben, landen als Buchungsbeleg in Lexware, Lieferantenrechnungen werden dort automatisch ausgelesen, und bezahlte Rechnungen melden sich von selbst zurück. Doppelte Erfassung entfällt. Setzt das Modul Rechnungen voraus: Lexware Office ist ein Brückenmodul. Es bringt keine eigenen Belege mit, sondern überträgt das, was in Rechnungen entsteht. Ohne dieses Modul gibt es nichts zu synchronisieren. ## Was synchronisiert wird Bereich Richtung Was passiert Ausgangsrechnungen Lawoo → Lexware Die Rechnung wird in Lexware angelegt. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt das PDF, das anschließend zurück in den Lawoo-Beleg wandert Rechnungskorrekturen Lawoo → Lexware Genauso wie Rechnungen, zusätzlich mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung Eingangsrechnungen Lawoo → Lexware → Lawoo Das PDF des Lieferanten geht zur Texterkennung nach Lexware; Nummer, Datum und Beträge kommen ausgelesen zurück Kontakte Lawoo → Lexware Kunden und Lieferanten werden als Debitor bzw. Kreditor angelegt – automatisch vor jeder Rechnungssynchronisation Produkte Lawoo → Lexware Artikel werden beim Speichern des Produkts angelegt oder aktualisiert Zahlungen Lexware → Lawoo Wird eine Rechnung in Lexware als bezahlt verbucht, entsteht in Lawoo die passende Zahlung und der Status wechselt mit ## Was Sie im Alltag davon merken Die Rechnungsnummer ist in beiden Systemen dieselbe – Rückfragen aus der Buchhaltung lassen sich sofort zuordnen Das PDF, das der Kunde bekommt, ist dasselbe, das in der Buchhaltung liegt Zahlungseingänge müssen Sie nicht doppelt erfassen Lieferantenrechnungen müssen Sie nicht abtippen ## Voraussetzungen Ein Lexware-Office-Konto mit API-Zugang (der Schlüssel wird je Unternehmen hinterlegt) Das Modul Rechnungen in Lawoo Für den automatischen Rückfluss von Zahlungen und Texterkennung: eine öffentlich erreichbare Adresse Ihrer Lawoo-Installation (siehe Einrichtung) ## Nächste Schritte Einrichtung – API-Schlüssel, Verbindungstest, Kategorien und Webhooks Nummern & Dokumente – wer die Nummer vergibt und woher das PDF kommt Ausgangsrechnungen – übertragen, versenden, stornieren Eingangsrechnungen & Texterkennung – Beleg hochladen und auslesen lassen Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden --- ## Seite: Einrichtung (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware/einrichtung # Einrichtung Die Anbindung wird an zwei Stellen eingerichtet: der Zugang gehört zum Unternehmen, die grundsätzlichen Schalter liegen in den Systemeinstellungen. ## Schritt 1: API-Schlüssel hinterlegen Erzeugen Sie in Lexware Office einen API-Schlüssel und tragen Sie ihn in Lawoo unter Einstellungen → Unternehmen im Reiter Lexware Office ein: Der Schlüssel gehört immer zu einem Unternehmen. Arbeiten Sie mit mehreren Firmen, bekommt jede ihren eigenen Schlüssel und damit ihre eigene Buchhaltung. ## Schritt 2: Verbindung testen Klicken Sie auf Test Connection. Lawoo ruft daraufhin Ihr Lexware-Profil ab und füllt drei Felder selbst aus: Feld Bedeutung Organisations-ID Kennung Ihres Lexware-Mandanten. Ist sie gefüllt, steht die Verbindung Steuerart net oder gross – ob Ihre Preise netto oder brutto geführt werden. Der Wert kommt aus Lexware und steuert, wie die Beträge übergeben werden Kleinunternehmer (§19 UStG) Wird aus dem Lexware-Profil übernommen und unterdrückt den Steuerausweis Nach jedem Schlüsselwechsel erneut testen: Steuerart und Organisations-ID werden nur beim Verbindungstest aktualisiert. Wechseln Sie den Zugang, ohne zu testen, rechnet Lawoo womöglich mit der Steuerart des alten Mandanten weiter. ## Schritt 3: Buchungskategorien laden Ein Klick auf Sync Categories holt den Kontenrahmen aus Lexware – üblicherweise einige hundert Kategorien. Sie brauchen sie, um Produkten die richtige Erlöskategorie zuzuordnen; ohne geladene Kategorien steht die Auswahl beim Produkt leer. ## Schritt 4: Webhooks aktivieren Activate Webhooks meldet Lawoo bei Lexware für Ereignisse an: bezahlte Rechnungen, geänderte Belege und fertige Texterkennung. Erst damit fließen Zahlungen und OCR-Ergebnisse von selbst zurück. Nur mit öffentlicher Adresse: Lexware muss Ihre Lawoo-Installation von außen erreichen können. Auf einem Testsystem ohne öffentliche HTTPS-Adresse lehnt Lexware die Anmeldung ab („callbackUrl is invalid“). Das ist kein Fehler Ihrer Einrichtung – ohne Webhooks holen Sie Zahlungen und Texterkennung einfach von Hand ab. ## Schritt 5: Synchronisation einschalten Unter Einstellungen → Lexware Office Settings liegen die beiden grundsätzlichen Schalter: Schalter Wirkung Enable Synchronization Steuert die automatischen Abläufe – vor allem, dass Produkte beim Speichern nach Lexware übertragen werden. Die Schaltflächen am Beleg arbeiten unabhängig davon: Wer sie klickt, überträgt auch bei ausgeschaltetem Schalter Auto-sync Contacts Kunden und Lieferanten werden ohnehin vor jeder Rechnungsübertragung in Lexware angelegt oder aktualisiert – dieser Schalter hat in der aktuellen Fassung keine zusätzliche Wirkung ## Welche Kategorien geladen wurden Die geladenen Kategorien sehen Sie unter Verkauf → Einstellungen → Lexware Kategorien: Spalte Bedeutung Typ income für Erlöse, outgo für Aufwendungen Group Die Gruppe aus dem Lexware-Kontenrahmen, etwa „Material/Waren“ Contact Required Für diese Kategorie verlangt Lexware zwingend einen Geschäftspartner Last Synced Wann die Liste zuletzt aus Lexware geholt wurde Die Liste ist eine reine Anzeige – gepflegt wird der Kontenrahmen in Lexware Office. Nach Änderungen dort genügt ein erneutes Sync Categories. ## Produkte gehen automatisch mit Sie müssen Artikel nicht eigens übertragen: Sobald Sie ein Produkt speichern, legt Lawoo es bei aktiver Synchronisation in Lexware an oder aktualisiert es dort. Die Lexware-Artikel-ID im Produkt füllt sich dabei von selbst. Auch der Artikeltyp wird aus dem Produkt abgeleitet – eine Dienstleistung wird als Dienstleistung angelegt, ein Lagerartikel als Ware. ## Welche Kennungen bei Kontakten entstehen Kunden und Lieferanten bekommen beim ersten Übertragen ihre Lexware-Kennungen. Sie finden sie im Kontakt unter Sonstige Information: Lexware-ID – die Kennung des Geschäftspartners in Lexware Debitorennr. – die Kundennummer aus der Buchhaltung (bei Kunden) Kreditorennr. – die Lieferantennummer (bei Lieferanten) Diese Felder füllt Lawoo selbst. Tragen Sie dort nichts von Hand ein – und leeren Sie sie nicht, solange die Verbindung zum selben Mandanten besteht. ## Welche Ereignisse Lexware meldet Mit Activate Webhooks meldet sich Lawoo für fünf Ereignisse an: Ereignis Was Lawoo damit macht payment.changed Zahlungen abgleichen, Status und offenen Betrag aktualisieren invoice.status.changed Den Lexware-Status der Rechnung nachziehen credit-note.status.changed Dasselbe für Rechnungskorrekturen voucher.created Ergebnis der Texterkennung in die Eingangsrechnung übernehmen voucher.changed Nachträgliche Änderungen am Beleg übernehmen ## Wer was darf Recht Erlaubt lexwareoffice.sync.view Die Lexware-Angaben an Beleg, Kontakt und Produkt sehen lexwareoffice.sync.manage Übertragen, stornieren und Texterkennung auslösen – ohne dieses Recht erscheinen die Schaltflächen am Beleg gar nicht lexwareoffice.settings Zugang und Moduleinstellungen ändern ## Schritt 6: Produkte vorbereiten Jedes Produkt hat einen eigenen Reiter Lexware Office: Feld Bedeutung Lexware-Buchungskategorie Verbindet das Produkt mit einer Kategorie des Kontenrahmens. Gebraucht wird das beim Auslesen von Eingangsrechnungen: Lawoo erkennt daran, welches Produkt zu einer erkannten Kategorie gehört. Für den Versand von Ausgangsrechnungen ist das Feld nicht erforderlich Lexware-Artikeltyp Dienstleistung oder Ware – Lexware unterscheidet beides Lexware-Artikel-ID Wird beim ersten Übertragen automatisch gefüllt. Sie müssen hier nichts eintragen Tipp: Die Kategorien lohnen sich vor allem, wenn Sie regelmäßig Lieferantenrechnungen einlesen – je mehr Produkte zugeordnet sind, desto mehr erkennt Lawoo beim Auslesen von selbst. Für den reinen Rechnungsversand können Sie das Feld zunächst leer lassen. --- ## Seite: Nummern & Dokumente (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware/nummern-und-dokumente # Nummern & Dokumente Dieser Punkt sorgt in der Praxis für die meisten Missverständnisse – deshalb steht er hier allein: Sobald eine Rechnung nach Lexware übertragen wird, kommt die Rechnungsnummer von dort. Nicht aus Lawoo. ## Der Unterschied auf einen Blick Ohne Lexware Mit Lexware Rechnungsnummer Aus dem Nummernkreis in Lawoo, z. B. INV-00005 Aus Lexware, z. B. RE0016 – sie überschreibt die Lawoo-Nummer PDF Lawoo erzeugt es aus Ihrer Dokumentvorlage Lexware erzeugt es; Lawoo lädt es herunter und hängt es an den Beleg Layout Ihre Vorlage in Lawoo Die Vorlage aus Lexware Office Rechnungskorrektur Nummernkreis RK- Nummer aus Lexware, z. B. GS0004 Warum das so gebaut ist: Die Rechnungsnummer muss lückenlos sein und darf nur einmal existieren. Wenn die Buchhaltung die Nummern führt, kann es keine zwei Nummernkreise geben, die auseinanderlaufen. ## Die Vorschau – und warum sie lokal ist Am Entwurf stehen zwei Vorschau-Schaltflächen: Schaltfläche Was sie zeigt Vorschau Das Dokument im Layout Ihrer eigenen Lawoo-Vorlage Vorschau (Lexware) Dasselbe Dokument in einem Layout, das dem Lexware-Brief nachempfunden ist – eine gute Annäherung an das spätere Dokument, aber nicht dessen Original Beide Vorschauen werden vollständig in Lawoo gerendert. Es entsteht dabei kein Entwurf in Lexware, keine Nummer wird vergeben, nichts wird gebucht. Sie können die Vorschau also so oft öffnen, wie Sie möchten. Weil die Vorschau lokal entsteht, ist sie eine Nachbildung: Das endgültige PDF erzeugt Lexware Office aus seinen eigenen Vorlagen. Kleinere Abweichungen bei Briefkopf, Schrift oder Fußzeile sind daher normal – Beträge, Positionen und Anschrift stimmen überein. Deshalb keine Entwürfe in Lexware: Ein Entwurf in Lexware würde bereits eine Belegnummer verbrauchen. Wer zum „Anschauen“ mehrere Entwürfe anlegt, reißt Lücken in den Nummernkreis der Buchhaltung. Genau darum arbeitet Lawoo mit einer lokalen Vorschau – und überträgt erst dann, wenn die Rechnung wirklich raus soll. ## Das Lexware-Layout in Lawoo Damit die Vorschau dem späteren Dokument entspricht, bringt das Modul ein eigenes PDF-Layout mit, das dem Lexware-Standardbrief nachempfunden ist: A4 hoch, Anschriftenfeld nach DIN 5008, Logo oben rechts. Es liegt unter Einstellungen → Dokumente als Layout Lexware Office Layout, die zugehörige Vorlage heißt Lexware Vorschau (Rechnung). Beides lässt sich anpassen, falls Sie in Lexware ein abweichendes Briefpapier verwenden – die Vorschau in Lawoo bleibt dann weiterhin nah am Original. Auf das Dokument, das Lexware tatsächlich erzeugt, hat diese Anpassung keinen Einfluss: Dessen Aussehen bestimmen Sie in Lexware Office selbst. ## Nach der Übertragung ist der Beleg gesperrt Mit der Übertragung wird die Rechnung bestätigt und gesperrt: Positionen, Beträge und Daten lassen sich nicht mehr ändern. Das ist kein Fehler, sondern der Sinn der Sache – der Beleg existiert ab jetzt auch in der Buchhaltung. Muss doch etwas geändert werden, führt der Weg über eine Rechnungskorrektur: Die alte Rechnung wird storniert, die korrigierte neu gestellt. Wie das abläuft, steht unter Ausgangsrechnungen. ## E-Rechnung Im Reiter Lexware Office der Rechnung sehen Sie nach der Übertragung, welches Format Lexware erzeugt hat: Lexware-ID – die Kennung des Belegs in Lexware Lexware-Status – der Stand dort: open, paidoff, voided Zuletzt synchronisiert – wann zuletzt Daten geflossen sind E-Rechnung – EN16931 steht für eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, XRechnung für das Format öffentlicher Auftraggeber. Bleibt das Feld leer, ist es eine gewöhnliche PDF-Rechnung --- ## Seite: Ausgangsrechnungen (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware/ausgangsrechnungen # Ausgangsrechnungen übertragen Der Ablauf ist bewusst kurz: Rechnung als Entwurf fertigstellen, prüfen, übertragen. Alles Weitere – Nummer, PDF, Buchung – erledigt Lexware. ## Was der Entwurf enthalten muss Vor der Übertragung prüft Lawoo den Beleg. Fehlt etwas, erscheint ein Hinweis und die Rechnung bleibt ein änderbarer Entwurf: Angabe Warum Rechnungsdatum Wird als Belegdatum übernommen Währung Euro Andere Währungen nimmt die Übertragung nicht an Zahlungsbedingung und Fälligkeitsdatum Beides ist für Ausgangsrechnungen Pflicht Zugewiesener Benutzer Ohne ihn bricht die Prüfung ab – der häufigste Stolperstein Je Position: Bezeichnung und Steuersatz Eine Position ohne Namen oder ohne Steuersatz lässt sich nicht buchen API-Schlüssel beim Unternehmen Ohne hinterlegten Zugang gibt es kein Ziel für die Übertragung Die Anschrift des Kunden wird nicht erzwungen – für ein sauberes Dokument sollte sie trotzdem vollständig sein, denn genau diese Adresse druckt Lexware auf die Rechnung. Wenn scheinbar nichts passiert: Der Hinweis erscheint als kurze Einblendung am Bildschirmrand und verschwindet wieder. Bleibt die Rechnung nach dem Klick ein Entwurf, fehlt fast immer eine dieser Angaben – am häufigsten der zugewiesene Benutzer. ## Rechnung übertragen Ein Klick auf Lexware Office erledigt in einem Zug: Der Kunde wird in Lexware als Debitor angelegt oder aktualisiert Die Artikel der Positionen werden angelegt, falls sie dort noch fehlen Die Rechnung wird bestätigt und gesperrt Der Beleg wird in Lexware erzeugt – mit Nummer und PDF Das PDF wird zurückgeholt und an die Rechnung gehängt Danach zeigt die Kopfleiste statt der Schaltfläche eine grüne Kennzeichnung: Die Rechnungsnummer wechselt: Aus INV-00005 wird die Lexware-Nummer, etwa RE0016. Verwenden Sie ab diesem Moment nur noch diese Nummer – sie steht auf dem PDF, das der Kunde bekommt. Mehr dazu unter Nummern & Dokumente. ## Rechnung versenden Zum Verschicken nutzen Sie die Vorlage Lexware Rechnung versenden im Nachrichtenbereich der Rechnung. Sie hängt automatisch das PDF aus Lexware an. Sobald die E-Mail raus ist, springt der Status der Rechnung auf Versendet – Sie müssen ihn nicht von Hand setzen. Wie das Schreiben aus einem Datensatz heraus funktioniert, steht unter E-Mails und Datensätze. ## Zahlungen Wird die Rechnung in Lexware als bezahlt verbucht, meldet Lexware das zurück: Lawoo legt die Zahlung an, setzt den offenen Betrag herab und wechselt den Status auf Teilweise bezahlt oder Bezahlt. Im Verlauf der Rechnung erscheint dazu eine Systemmeldung. Zahlungen, die Sie in Lawoo selbst erfassen, bleiben davon unberührt – der Abgleich fasst nur die von Lexware gemeldeten Zahlungen an. ## Rechnungskorrektur von Hand übertragen Nicht jede Korrektur entsteht aus einem Storno. Erstellen Sie über Gutschrift erstellen eine Rechnungskorrektur – etwa über einen Teilbetrag nach einer Reklamation –, übertragen Sie sie genauso wie eine Rechnung: Der Entwurf zeigt die Schaltfläche Lexware Office, ein Klick legt die Korrektur in Lexware an und holt Nummer und PDF zurück. Lexware verknüpft die Korrektur mit der ursprünglichen Rechnung, sofern diese ebenfalls übertragen wurde. Zu einer Rechnung nimmt Lexware allerdings nur eine verknüpfte Korrektur an; jede weitere wird als eigenständiger Beleg angelegt. ## Rechnung stornieren Eine übertragene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern und auch nicht einfach löschen. Stattdessen gibt es in der Kopfleiste die rote Schaltfläche Abbrechen (Storno). Ein Klick öffnet zunächst eine Rückfrage: Nach der Bestätigung passiert Folgendes automatisch: Lawoo erzeugt eine Rechnungskorrektur über den vollen Betrag Diese wird nach Lexware übertragen und erhält dort ihre eigene Nummer Die Korrektur wird als ausgeglichen verbucht Die ursprüngliche Rechnung erhält den Status Storniert Die entstandene Korrektur finden Sie über die Verknüpfung Gutschriften über dem Formular: Achtung, zwei Schaltflächen heißen „Abbrechen“: Die eine verwirft nur Ihre Änderungen im Formular, die andere – rot, mit Kreuz-Symbol – storniert die Rechnung in der Buchhaltung. Prüfen Sie im Zweifel die Rückfrage: Beim Storno wird ausdrücklich eine Rechnungskorrektur angekündigt. Soll der Kunde eine korrigierte Rechnung bekommen, schreiben Sie danach eine neue Rechnung – die stornierte bleibt als Beleg erhalten. --- ## Seite: Eingangsrechnungen & OCR (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware/eingangsrechnungen # Eingangsrechnungen & Texterkennung Lieferantenrechnungen müssen Sie nicht abtippen: Sie laden das PDF hoch, schicken es zur Texterkennung nach Lexware – und Nummer, Datum und Beträge kommen ausgefüllt zurück. ## Der Ablauf in vier Schritten ### 1. Beleg anlegen und PDF hochladen Legen Sie unter Eingangsrechnungen einen neuen Beleg an, wählen Sie den Lieferanten und laden Sie im Feld Dokument die PDF-Datei hoch. Mehr zum Formular steht unter Eingangsrechnungen. Ohne Dokument keine Schaltfläche: Die Schaltfläche für die Texterkennung erscheint erst, wenn eine Datei hochgeladen und gespeichert ist. Fehlt sie, ist meist genau das der Grund. ### 2. An die Texterkennung schicken Ein Klick auf Send to Lexware OCR lädt das PDF nach Lexware hoch. Nach einer Rückfrage wandert der Beleg dorthin und wird ausgelesen – das dauert in der Regel wenige Sekunden. ### 3. Ergebnis übernehmen Statt der Schaltfläche steht nun die grüne Kennzeichnung Sent to Lexware, daneben Von Lexware aktualisieren. Sind die Webhooks aktiv, meldet Lexware das Ergebnis von selbst und die Felder füllen sich ohne Ihr Zutun. Andernfalls holen Sie es mit Von Lexware aktualisieren ab. Übernommen werden die Angaben, die Lexware auf dem Beleg erkannt hat: Feld Woher Rechnungsnummer Die Nummer des Lieferanten vom Dokument – sie ersetzt die interne EIN-Nummer Rechnungsdatum Belegdatum aus der Erkennung Fälligkeitsdatum Sofern auf dem Beleg angegeben Beträge Netto, Steuer und Gesamtbetrag – sie werden in die Summen des Belegs geschrieben ### 4. Positionen ergänzen, prüfen und bestätigen Positionen legt die Texterkennung nicht an: Übernommen werden Nummer, Datum und die Summen des Belegs. Die Positionen bleiben so, wie Sie sie angelegt haben – bei einem frisch erstellten Beleg also leer. Dadurch weichen Positionssumme und Gesamtbetrag zunächst voneinander ab. Tragen Sie die Positionen nach dem Auslesen passend nach, bevor Sie bestätigen. Vergleichen Sie anschließend die übernommenen Werte mit dem PDF – die Texterkennung ist gut, aber nicht unfehlbar; besonders der Steuerbetrag fehlt bei manchen Belegen. Stimmt alles, klicken Sie auf Bestätigen. Der Beleg wird gesperrt und ist bereit für die Zahlung an den Lieferanten. Erst prüfen, dann bestätigen: Nach dem Bestätigen werden neue OCR-Ergebnisse nicht mehr übernommen – ein bestätigter Beleg wird bewusst nicht mehr überschrieben. Wollen Sie die Erkennung erneut anstoßen, setzen Sie den Beleg zuerst wieder auf Entwurf zurück. ## Wenn kein Lieferant erkannt wird Manchmal liefert die Texterkennung keinen eindeutigen Geschäftspartner – etwa bei einem Kassenbon oder einem Beleg ohne saubere Absenderangabe. Damit der Beleg trotzdem verbucht werden kann, ordnet Lawoo ihn einem Sammellieferanten zu: einem eigens dafür angelegten Kontakt, der alle solchen Belege aufnimmt. Sie erkennen es daran, dass im Beleg nicht der Name des Lieferanten steht, sondern dieser Sammelkontakt. Ist Ihnen der richtige Lieferant bekannt, tauschen Sie ihn im Entwurf einfach aus – solange der Beleg noch nicht bestätigt ist. ## Zahlung an den Lieferanten Buchen Sie die Zahlung in Lexware, meldet Lexware das zurück: Lawoo legt die Zahlung an und setzt den Beleg auf Bezahlt. Ein Beleg, der noch im Entwurf steht, wird dabei automatisch bestätigt – eine bezahlte Rechnung kann kein Entwurf mehr sein. ## Viele Belege auf einmal Kommen mehrere Lieferantenrechnungen zusammen, nutzen Sie in der Liste die Schaltfläche Belege hochladen: Sie laden mehrere PDFs gleichzeitig hoch, Lawoo legt je Datei einen Entwurf an. Danach schicken Sie die Belege einzeln durch die Texterkennung. --- ## Seite: Häufige Fehler (Bereich: Lexware Office) URL: https://lawoo.de/docs/lexware/haeufige-fehler # Häufige Fehler Die folgenden Fälle machen in der Praxis fast alle Probleme aus. Jeder ist in wenigen Minuten behoben – wenn man weiß, wonach man sucht. ## „Ich klicke auf Lexware Office und nichts passiert“ Ursache: Die Prüfung vor der Übertragung ist fehlgeschlagen. Der Hinweis erscheint kurz am Bildschirmrand und verschwindet wieder – wer währenddessen woanders hinsieht, bemerkt ihn nicht. Lösung: Kontrollieren Sie am Entwurf der Reihe nach: Zugewiesener Benutzer gesetzt? (häufigster Fall) Mindestens eine Position vorhanden? Unternehmen und Kunde ausgewählt? Beim Kunden Straße, PLZ, Ort und Land gefüllt? ## Nach Zugangswechsel: „Der referenzierte Eintrag existiert nicht“ Ursache: Lawoo merkt sich zu jedem Kunden und jedem Produkt dessen Kennung in Lexware. Wechseln Sie den API-Schlüssel auf einen anderen Mandanten, zeigen diese Kennungen ins Leere – der neue Mandant kennt sie nicht. Typisch daran: Die Rechnung bekommt beim Versuch bereits eine Nummer und fällt danach wieder auf Entwurf zurück. Lösung: Die alten Verknüpfungen müssen zurückgesetzt werden – bei Kontakten (Lexware-ID, Debitoren- und Kreditorennummer) und bei Produkten (Lexware-Artikel-ID). Danach legt Lawoo beides beim nächsten Übertragen im neuen Mandanten neu an. Wenden Sie sich dafür an Ihren Betreuer; es betrifft alle Datensätze auf einmal. Ebenfalls nach dem Wechsel: Klicken Sie auf Test Connection. Nur dabei werden Organisations-ID und Steuerart neu eingelesen. Bleibt die alte Steuerart stehen, werden Netto- und Bruttobeträge falsch übergeben. ## Webhooks lassen sich nicht aktivieren Ursache: Lexware muss Ihre Installation von außen erreichen können. Bei einer lokalen Adresse oder einem System ohne gültiges HTTPS-Zertifikat lehnt Lexware die Anmeldung ab. Lösung: Auf einem produktiven System mit öffentlicher Adresse funktioniert es. Bis dahin holen Sie Zahlungen und Texterkennung mit Von Lexware aktualisieren von Hand ab – dieselbe Wirkung, nur eben nicht automatisch. ## Versehentlich storniert Ursache: In der Kopfleiste einer übertragenen Rechnung stehen zwei Schaltflächen mit der Aufschrift Abbrechen. Die eine verwirft Formularänderungen, die andere – rot – storniert die Rechnung in der Buchhaltung. Lösung: Vor dem Bestätigen die Rückfrage lesen: Beim Storno kündigt Lawoo ausdrücklich an, dass eine Rechnungskorrektur erzeugt und nach Lexware geschickt wird. Ist es doch passiert, bleibt der Vorgang nachvollziehbar: Die Korrektur hängt an der Rechnung und trägt ihre eigene Nummer. Rückgängig machen lässt sich ein Storno nicht – die Rechnung muss neu geschrieben werden. ## Texterkennung liefert nichts mehr Ursache: Der Beleg wurde bereits bestätigt. Bestätigte Eingangsrechnungen werden bewusst nicht mehr mit OCR-Daten überschrieben – sonst könnte sich ein geprüfter Beleg nachträglich von selbst ändern. Lösung: Beleg auf Entwurf zurücksetzen, dann Von Lexware aktualisieren, prüfen und erneut bestätigen. ## Zahlungen doppelt in der Rechnung Ursache: Dieselbe Zahlung wurde einmal in Lawoo von Hand erfasst und einmal in Lexware gebucht. Lawoo übernimmt die Zahlung aus Lexware zusätzlich, weil es Ihre manuelle Buchung nicht antastet. Lösung: Legen Sie fest, wo Zahlungen erfasst werden – in aller Regel in der Buchhaltung. Von Lexware übernommene Zahlungen erkennen Sie an der Notiz mit dem Zusatz „Lexware Office“; manuell erfasste haben einen Benutzer hinterlegt. ## Rechnung in fremder Währung Ursache: Die Übertragung nimmt ausschließlich Rechnungen in Euro an. Steht im Beleg eine andere Währung, bricht die Prüfung ab. Lösung: Für Fremdwährungen bleibt der Beleg in Lawoo; die Buchung in der Buchhaltung erfolgt dann separat. ## Position ohne Bezeichnung oder Steuersatz Ursache: Jede Position braucht einen Namen und einen Steuersatz – eine leere Zeile oder eine Position ohne Steuersatz lässt sich nicht buchen. Lösung: Leere Zeilen entfernen und bei jeder Position den Steuersatz setzen. Fehlt außerdem Zahlungsbedingung oder Fälligkeitsdatum, bricht die Prüfung ebenfalls ab. ## Eingangsrechnung: Summe passt nicht zu den Positionen Ursache: Die Texterkennung schreibt nur die Summen des Belegs; Positionen legt sie nicht an. Ein Beleg ohne passende Positionen zeigt deshalb einen Gesamtbetrag, der nicht zur Positionssumme passt. Lösung: Positionen vor dem Bestätigen nachtragen – oder bewusst mit einer Sammelposition arbeiten. Prüfen Sie dabei auch den Steuerbetrag: Bei manchen Belegen liefert die Erkennung ihn nicht mit. ## Produkt ohne Buchungskategorie Ursache: Häufige Fehlannahme – für den Versand von Ausgangsrechnungen wird die Buchungskategorie nicht gebraucht. Eine Rechnung geht auch ohne sie durch. Wirkung hat sie beim Einlesen: Beim Auslesen einer Lieferantenrechnung erkennt Lawoo über die Kategorie, welches Produkt gemeint ist. Fehlt die Zuordnung, muss die Position von Hand gewählt werden. Die Kategorien setzen Sie im Produkt unter Lexware Office; steht die Auswahl leer, zuerst Sync Categories ausführen (siehe Einrichtung). ## Gar nichts wird übertragen Ursache: Anders als oft vermutet liegt es nicht am Schalter „Enable Synchronization“ – die Schaltflächen am Beleg arbeiten unabhängig davon. Bleibt eine Übertragung wirkungslos, fehlt in aller Regel der API-Schlüssel beim Unternehmen oder dem Benutzer fehlt das Recht lexwareoffice.sync.manage (dann erscheinen die Schaltflächen gar nicht erst). Lösung: Zugang im Unternehmen prüfen und mit Test Connection bestätigen; Rechte des Benutzers kontrollieren. Der Hauptschalter steuert die automatischen Abläufe, etwa die Übertragung von Produkten beim Speichern.