Vertrieb lebt von Geschwindigkeit. Wer zu lange braucht, um einen Lead zu qualifizieren, verliert ihn an die Konkurrenz. Wer Daten manuell von einem System ins andere tippt, verschwendet Zeit, die besser in Gespräche investiert wäre. Und wer vergisst, einen verlorenen Lead zu dokumentieren, verliert wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft.
Lawoo löst diese Probleme nicht mit einem aufgeblähten Workflow-Designer, sondern mit gezielten Automatisierungen, die genau dort greifen, wo sie am meisten bringen: bei Stufenwechseln, bei der Kontakterstellung und bei der Datenqualität.
Das Automation-System: Regeln statt Code
Hinter der CRM-Automatisierung steht Lawoos Automation-Modul — ein modulübergreifendes Regelsystem, das ohne eine Zeile Code auskommt. Jede Automatisierung besteht aus drei Bausteinen:
1. Aktion (Action): Was soll passieren? Zum Beispiel: einen Button anzeigen, ein Feld erzwingen, einen Datensatz kopieren oder ein Feld setzen.
2. Regel (Rule): Wann soll es passieren? Jede Regel hat einen Typ und einen Trigger:
- action_button — zeigt einen Aktionsbutton im Formular
- required_fields — erzwingt Pflichtfelder unter bestimmten Bedingungen
- copy_record — kopiert einen Datensatz mit konfigurierbarem Feld-Mapping
- set_field — setzt ein Feld auf einen bestimmten Wert
3. Trigger: Der Auslöser:
- on_form_load — wenn das Formular geladen wird
- on_stage_change — wenn sich die Pipeline-Stufe ändert
- on_mail_sent — wenn eine E-Mail gesendet wird
Dazu kommen Bedingungen (Conditions), die festlegen, für welche Datensätze die Regel gilt — zum Beispiel nur für Leads, nur für Chancen, oder nur wenn die Stufe den Typ „verloren" hat.
Lead gewonnen? Automatisch zur Chance
Das ist die Killer-Automatisierung im Vertrieb: Ein Lead wird auf die Stufe „Gewonnen" gezogen — und Lawoo erstellt automatisch eine neue Chance daraus.
Wie funktioniert das technisch? Die Automatisierungsregel lead.won-copy-to-chance wird ausgelöst, sobald ein Lead in eine Stufe vom Typ won verschoben wird. Lawoo kopiert dann den gesamten Datensatz — aber nicht als Lead, sondern als Chance.
Was genau wird übernommen?
Die Feld-Zuordnung ist umfassend und präzise:
Kontaktdaten:
- Kontakt-ID, Name, Vorname, Nachname
- E-Mail, Telefon, Mobil, Fax
- Position, Sprache, Anrede
Unternehmensdaten:
- Firmenname, Website, Steuer-ID
- Verknüpfung zum Unternehmen (company_id)
Adresse:
- Straße, Hausnummer, Adresszusatz
- PLZ, Stadt, Bundesland, Land
Deal-Informationen:
- Betrag, Währung, Wahrscheinlichkeit
- Erwartetes Abschlussdatum
- Beschreibung, Quelle, Priorität
Automatisch gesetzt:
- Der Typ wird auf chance umgestellt
- Der zuständige Benutzer wird auf den aktuellen User gesetzt
- Das Feld parent_id verweist zurück auf den ursprünglichen Lead
Die neue Chance bekommt automatisch ihre eigene Pipeline (die Standard-Pipeline für Chancen), wird in die erste Stufe eingeordnet und erhält eine automatisch generierte Nummer im Format C-00001.
So entsteht eine lückenlose Kette: Lead L-00042 wird gewonnen → Chance C-00015 wird erstellt → über parent_id ist die Herkunft jederzeit nachvollziehbar.
Lead verloren? Grund dokumentieren
Nicht jeder Lead wird zum Kunden — das ist normal. Aber jeder verlorene Lead ist eine Lernchance, wenn du die Gründe kennst. Lawoo erzwingt das über die Automatisierungsregel lead.lost-required-fields.
Sobald ein Lead oder eine Chance in eine Stufe vom Typ lost verschoben wird, greift die Regel: Das Feld lost_reason_id wird zum Pflichtfeld. Du kannst den Datensatz nicht schließen, ohne einen Grund auszuwählen.
Die Lost Reasons sind frei definierbar und übersetzbar (TranslatableModel) — du legst selbst fest, welche Gründe in deinem Unternehmen relevant sind. Über die Zeit entsteht so eine wertvolle Datenbasis: Warum verlieren wir Deals? Ist es der Preis? Die Konkurrenz? Das Timing?
Kontakt erstellen: Vom Lead zum Kundenstamm
Ein Lead bringt oft Kontaktdaten mit, die noch nicht in deinem System existieren: Name, E-Mail, Firma, Telefonnummer. Der CreateContactButton macht daraus mit einem Klick einen echten Kontakt in deinem Kundenstamm.
So funktioniert es Schritt für Schritt
1. Prüfung: Der Button erscheint nur, wenn der Lead noch nicht mit einem Kontakt verknüpft ist (kein contact_id) und Kontakt- oder Firmendaten vorhanden sind
2. Duplikat-Erkennung: Bevor ein neuer Kontakt erstellt wird, durchsucht Lawoo die bestehenden Kontakte nach E-Mail, Telefonnummer und Mobilnummer. Werden mögliche Duplikate gefunden (bis zu 5), kannst du einen bestehenden Kontakt auswaehlen und mit dem Lead verknüpfen — statt einen Doppelten anzulegen
3. Vorschau: Lawoo zeigt dir eine Vorschau, welche Daten für das Unternehmen und welche für den Kontakt verwendet werden
4. Erstellung: Mit einem Klick werden bis zu zwei Datensätze erstellt:
- Ein Unternehmen (Contact mit is_company=true) mit Firmenname, Adresse, Website und Steuer-ID
- Ein Kontakt (Contact mit is_contact=true) mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Position — automatisch dem Unternehmen zugeordnet über parent_id
5. Verknüpfung: Der neu erstellte Kontakt wird automatisch mit dem Lead verknüpft (contact_id wird gesetzt)
Kein Abtippen, keine Doppelerfassungen, keine verwaisten Lead-Daten.
Kontakt-Synchronisation: Daten immer aktuell
Was passiert, wenn sich die Daten ändern? Lawoo hat dafür eine zweistufige Synchronisation eingebaut.
Bei der Kontaktauswahl
Wenn du im Lead-Formular einen bestehenden Kontakt auswählst, übernimmt Lawoo automatisch dessen Daten: Name, E-Mail, Telefon, Adresse — alles wird in den Lead übertragen.
Aber was, wenn der Lead bereits Daten hat, die vom Kontakt abweichen? Hier zeigt Lawoo eine Mismatch-Tabelle: Für jedes abweichende Feld siehst du den Lead-Wert und den Kontakt-Wert nebeneinander. Du entscheidest für jedes Feld einzeln:
- Kontakt-Daten verwenden — die Lead-Daten werden überschrieben
- Lead-Daten verwenden — die bestehenden Lead-Daten bleiben
- Beim Kunden nachfragen — das Feld bleibt erstmal unangetastet
Beim Speichern
Nach dem Speichern eines Leads vergleicht Lawoo erneut die Daten mit dem verknüpften Kontakt. Leere Felder im Kontakt werden automatisch aus den Lead-Daten befüllt. Bei Konflikten — wenn beide Seiten unterschiedliche, nicht-leere Werte haben — erscheint wieder der Mismatch-Dialog.
Automatische Firmenerstellung
Ein besonderes Feature: Wenn ein Lead einen Firmennamen hat, mit einem Kontakt verknüpft ist, aber der Kontakt kein übergeordnetes Unternehmen hat, bietet Lawoo automatisch an, ein neues Unternehmen im Contact-Modul zu erstellen. Die Firmendaten aus dem Lead werden übernommen, und der Kontakt wird automatisch als Kind des neuen Unternehmens zugeordnet.
Action Buttons: Intelligente Aktionen im Formular
Die Automatisierungen erscheinen im Lead-Formular als Action Buttons — kleine, kontextbezogene Schaltflächen, die nur dann sichtbar sind, wenn sie relevant sind.
Close-Button
Der CloseLeadButton erscheint in jedem Lead- und Chance-Formular. Klickst du darauf, zeigt Lawoo die verfügbaren Abschluss-Stufen deiner Pipeline — farblich markiert nach Typ:
- Gewonnen (won) — grüne Stufen
- Verloren (lost) — rote Stufen
Waehlst du eine Stufe aus, wird ein stage-changing-Event ausgelöst, das die weiteren Automatisierungen ansteuert: Pflichtfelder bei Verlust, Kopie bei Gewinn.
Ist der Lead bereits geschlossen, erkennt der Button das und zeigt den Status entsprechend an.
Create-Customer-Button
Der CreateContactButton (mit dem Label „Create Customer") erscheint nur, wenn der Lead Kontaktdaten hat, aber noch nicht mit einem bestehenden Kontakt verknüpft ist. Er fuehrt durch den oben beschriebenen Erstellungsprozess inklusive Duplikat-Prüfung.
Quotation-Button (mit Sale-Modul)
Wenn das Sale-Modul installiert ist, erscheint auf Chance-Formularen zusätzlich ein Quotation-Button. Ein Klick fuehrt direkt zum Angebots-Formular — vorausgefüllt mit der Chance-ID, dem verknüpften Kontakt und der Währung. So wird aus einer Chance mit einem Klick ein Angebot.
Presets: Automatisierung ohne Konfiguration
Das Besondere an Lawoos Automatisierung: Du musst die Regeln nicht selbst erstellen. Das CRM-Modul bringt vordefinierte Presets mit, die bei der Installation automatisch eingerichtet werden:
Close Lead Button Was passiert: Zeigt den Abschluss-Button im Lead-Formular Wann: Beim Laden des Formulars
Close Chance Button Was passiert: Zeigt den Abschluss-Button im Chance-Formular Wann: Beim Laden des Formulars
Create Contact (Lead) Was passiert: Zeigt den Kunden-erstellen-Button im Lead-Formular Wann: Beim Laden des Formulars
Create Contact (Chance) Was passiert: Zeigt den Kunden-erstellen-Button im Chance-Formular Wann: Beim Laden des Formulars
Pflichtfeld bei Verlust Was passiert: Erzwingt Angabe eines Verlustgrunds Wann: Bei Stufenwechsel auf „lost"
Lead zu Chance kopieren Was passiert: Erstellt automatisch eine Chance aus dem Lead Wann: Bei Stufenwechsel auf „won"
Alle Presets sind sofort aktiv — du nutzt die Automatisierung ab dem ersten Tag.
Smart Buttons: Navigation zwischen den Modulen
Neben den Action Buttons zeigt Lawoo Smart Buttons, die die Verbindungen zwischen Datensätzen sichtbar machen:
- Lead → Chance: Wenn aus einem Lead eine Chance erstellt wurde, siehst du im Lead-Formular einen Button mit Badge-Zähler
- Lead → Kontakt/Unternehmen: Direkter Sprung zum verknüpften Kontakt oder Unternehmen
- Unternehmen → Leads/Chancen: Im Firmen-Formular siehst du alle zugehörigen Leads und Chancen — nicht nur die der Firma selbst, sondern auch die aller Kindkontakte
Ein Klick, und du bist beim verknüpften Datensatz. Gibt es nur einen verknüpften Eintrag, springst du direkt dorthin. Bei mehreren landest du in der gefilterten Liste.
RBAC: Wer darf automatisieren?
Die Automatisierung laeuft im Hintergrund für alle, aber die Konfiguration ist geschützt:
- CRM Manager: Voller Zugriff auf Pipelines, Stufen und Einstellungen — kann Automatisierungsregeln einsehen und anpassen
- CRM User: Nutzt die Automatisierung (Buttons, Pflichtfelder, Kopien), kann aber Pipelines und Stufen nur einsehen, nicht ändern
Die Berechtigungen folgen dem Standard-Format: crm.pipeline.update, crm.stage.create, crm.settings.
Warum das den Unterschied macht
Jede dieser Automatisierungen spart dir taeglich wenige Minuten. Aber addiere das über Wochen und Monate: Die automatische Lead-zu-Chance-Konvertierung eliminiert einen kompletten manuellen Schritt. Die Kontakterstellung mit Duplikat-Prüfung verhindert Datenmuell. Die erzwungenen Verlustgruende liefern Analysedaten, die du sonst nie haettest.
Und das Beste: Du musst nichts konfigurieren. Die Presets sind ab der Installation aktiv. Lawoo automatisiert deinen Vertrieb nicht irgendwann — sondern sofort.
Fazit: Automatisierung, die mitdenkt
Lawoo ueberlaedt dich nicht mit einem komplexen Workflow-Builder, in dem du Stunden verbringst, bevor die erste Automatisierung laeuft. Stattdessen bekommst du gezielte, durchdachte Automatisierungen, die genau dort greifen, wo sie den groessten Effekt haben:
- Lead gewonnen → Chance wird automatisch erstellt
- Lead verloren → Verlustgrund wird erzwungen
- Kontaktdaten im Lead → Kunde wird mit Duplikat-Prüfung erstellt
- Daten ändern sich → Synchronisation haelt alles aktuell
Kein manuelles Kopieren, keine vergessenen Schritte, keine fehlenden Daten. Dein Vertriebsteam kann sich auf das konzentrieren, was zaehlt: Kundenbeziehungen aufbauen.
Automatisierung muss nicht kompliziert sein. In Lawoo arbeitet sie einfach — ab dem ersten Tag.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ein Lead auf „Gewonnen" gesetzt wird?
Lawoo erstellt automatisch eine neue Chance aus dem Lead. Alle Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Adresse und Deal-Informationen werden übernommen. Die neue Chance erhält ihre eigene Nummer (z.B. C-00015), wird in die Standard-Chance-Pipeline eingeordnet und verweist über parent_id zurück auf den ursprünglichen Lead.
Muss ich die Automatisierungen selbst einrichten?
Nein. Das CRM-Modul bringt sechs vordefinierte Presets mit, die bei der Installation automatisch aktiviert werden: Close-Buttons für Leads und Chancen, Create-Contact-Buttons für beide, Pflichtfeld bei Verlust und automatische Kopie bei Gewinn. Alles funktioniert sofort.
Wie verhindert Lawoo doppelte Kontakte?
Der CreateContactButton durchsucht vor der Erstellung bestehende Kontakte nach E-Mail, Telefonnummer und Mobilnummer. Werden mögliche Duplikate gefunden, kannst du einen bestehenden Kontakt auswaehlen und verknüpfen, statt einen neuen anzulegen.
Was sind Lost Reasons und warum werden sie erzwungen?
Lost Reasons sind strukturierte Gründe, warum ein Lead nicht konvertiert wurde — zum Beispiel Preis, Konkurrenz oder Timing. Lawoo erzwingt die Angabe bei jedem Stufenwechsel auf „verloren". So entsteht über die Zeit eine Datenbasis, mit der du Schwachstellen im Vertrieb identifizieren kannst.
Wie funktioniert die Kontakt-Synchronisation zwischen Lead und Kontakt?
Lawoo synchronisiert in zwei Richtungen: Bei der Kontaktauswahl werden Kontaktdaten in den Lead übernommen. Beim Speichern werden leere Kontaktfelder aus den Lead-Daten befüllt. Bei Konflikten zeigt Lawoo eine Mismatch-Tabelle, in der du für jedes Feld einzeln entscheidest, welcher Wert gilt.
Koennen auch andere Module die Automatisierung nutzen?
Ja. Das Automation-Modul ist modulübergreifend. Jedes Modul kann eigene Actions und Presets definieren. Das Sale-Modul nutzt es beispielsweise für den Quotation-Button auf Chance-Formularen, und das LexwareOffice-Modul für die Rechnungssynchronisation.