Ein Lead kommt rein. Und dann? In vielen Unternehmen beginnt hier das große Rätselraten: Wer kümmert sich? In welcher Phase steckt der Kontakt? Wurde nachgefasst? Lawoo räumt mit diesem Durcheinander auf — mit einer CRM-Pipeline, die Struktur schafft, ohne starr zu sein.
Leads und Chancen: Zwei Phasen, ein System
Lawoo unterscheidet klar zwischen Leads und Chancen, führt sie aber im selben System. Beide nutzen dasselbe Datenmodell — das CrmLead-Modell — und werden über ein einziges Feld unterschieden:
- Lead (type=lead) — ein neuer Kontakt, der Interesse zeigt, aber noch nicht qualifiziert ist
- Chance (type=chance) — ein qualifizierter Lead mit konkretem Geschäftspotenzial
Beide werden über eigene Nummernkreise identifiziert: Leads erhalten Nummern wie L-00001, Chancen wie C-00001. Die Nummern werden automatisch generiert — sequenziell, auf 5 Stellen aufgefüllt. So weißt du sofort, womit du es zu tun hast.
Wenn ein Lead gewonnen wird, erstellt Lawoo automatisch eine Chance daraus. Das Feld parent_id verknüpft die Chance mit dem ursprünglichen Lead — so bleibt die Herkunft jederzeit nachvollziehbar.
Was ein Lead alles mitbringt
Ein Lead in Lawoo ist kein dünnes Formular mit Name und E-Mail. Das Datenmodell ist umfassend und deckt alles ab, was du im Vertrieb brauchst:
Kontaktdaten:
- Vollständiger Name, Vorname, Nachname
- E-Mail, Telefon, Mobil, Fax
- Position, Sprache, Anrede
Unternehmensdaten:
- Firmenname, Website, Steuer-ID
Adresse:
- Straße, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Stadt, Bundesland, Land
Deal-Informationen:
- Betrag und Währung
- Gewinnwahrscheinlichkeit (0-100%)
- Erwartetes Abschlussdatum
- Priorität (low, medium, high, urgent)
- Beschreibung (Rich Text)
Quelle und Kategorisierung:
- Lead-Quelle mit UTM-Parametern
- Tags (frei definierbar, farbcodiert)
Metriken:
- Erster Kontakt (first_contact_at)
- Letzte Aktivität (last_activity_at)
- Letzter Stufenwechsel (stage_changed_at)
- Konvertierungszeitpunkt (converted_at)
- Abschlusszeitpunkt (closed_at)
Verknüpfungen:
- Kontakt aus dem Contact-Modul (contact_id)
- Pipeline und aktuelle Stufe
- Zugewiesener Mitarbeiter
- Verlustgrund bei geschlossenen Leads
- Eltern-Lead (parent_id für Lead→Chance-Kette)
Jede Änderung an relevanten Feldern wird automatisch protokolliert: Stufenwechsel, Zuweisungsänderungen, Betragsänderungen, Wahrscheinlichkeitsänderungen — alles mit Zeitstempel und Benutzer.
Pipelines und Stufen: Dein Vertriebsprozess abgebildet
Jede Pipeline besteht aus konfigurierbaren Stufen (Stages). Leads und Chancen haben jeweils eigene Pipelines — getrennt durch den Pipeline-Typ (lead oder chance).
Die Standard-Pipelines
Lawoo bringt bei der Installation zwei vorkonfigurierte Pipelines mit:
Sales Pipeline (für Leads):
- New — Blau · 10% · Offen
- Contacted — Himmelblau · 20% · Offen
- Qualified — Indigo · 40% · Offen
- Proposal — Violett · 60% · Offen
- Negotiation — Bernstein · 80% · Offen
- Won — Grün · 100% · Gewonnen
- Lost — Rot · 0% · Verloren
Opportunity Pipeline (für Chancen):
- Qualification — Blau · 20% · Offen
- Analysis — Indigo · 40% · Offen
- Proposal — Violett · 60% · Offen
- Negotiation — Bernstein · 80% · Offen
- Won — Grün · 100% · Gewonnen
- Lost — Rot · 0% · Verloren
Stufen anpassen
Jede Stufe hat fünf Eigenschaften, die du frei konfigurieren kannst:
- Name — der Anzeigename (übersetzbar)
- Farbe — aus 18 Tailwind-Farben (blue, sky, indigo, violet, amber, green, red und mehr)
- Typ — open (laufend), won (gewonnen) oder lost (verloren)
- Wahrscheinlichkeit — Standard-Gewinnwahrscheinlichkeit in Prozent
- Ist geschlossen — ob Datensätze in dieser Stufe als abgeschlossen gelten
Du kannst beliebig viele Stufen hinzufügen, entfernen oder umordnen. Du kannst sogar mehrere Pipelines parallel betreiben — zum Beispiel eine für Inbound-Leads und eine für Outbound.
Kanban-Boards: Deine Pipeline auf einen Blick
Das Herzstück der CRM-Pipeline sind die Kanban-Boards. Jeder Lead und jede Chance erscheint als Karte in der Spalte ihrer aktuellen Pipeline-Stufe.
Drag & Drop
Per Drag & Drop verschiebst du Einträge von einer Stufe in die nächste. Lawoo aktualisiert dabei automatisch die Stufe, den Stufenwechsel-Zeitstempel und die Sortierreihenfolge. Innerhalb einer Spalte kannst du Karten ebenfalls per Drag & Drop umsortieren — die Position wird im Feld sort_order gespeichert.
Was die Karten zeigen
Auf dem Kanban-Board siehst du auf jeder Karte genau die Informationen, die im Vertrieb zählen:
- Name und Kontakt — wer ist der Lead?
- Betrag — wie groß ist der Deal?
- Badge-Zähler für ungelesene E-Mails — hat sich der Kunde gemeldet?
- Überfällige Aufgaben — wo brennt es?
- Heutige Aufgaben — was steht heute an?
- Tags — farbcodierte Kategorisierung
Ein Klick auf die Karte öffnet direkt das Lead- oder Chance-Formular.
Filtern und gruppieren
Mit wachsender Pipeline wird Filtern überlebenswichtig. Lawoo bietet umfangreiche Filtermöglichkeiten:
- Kunde — nach bestimmtem Kontakt oder Unternehmen filtern
- Nur meine — nur eigene Leads und Chancen anzeigen (basierend auf assigned_user_id)
- Zugewiesen an — nach verantwortlichem Mitarbeiter filtern
- Quelle — woher kam der Lead?
- Tags — nach Schlagwörtern filtern
Zusätzlich kannst du Leads nach Land oder Sprache gruppieren — ideal für international tätige Unternehmen, die schnell sehen wollen, wie sich ihre Pipeline regional verteilt.
Listenansicht als Alternative
Nicht jeder arbeitet gern mit Kanban-Boards. Lawoo bietet parallel eine klassische Listenansicht mit Suche, Sortierung und konfigurierbaren Spalten. Du wechselst jederzeit zwischen den Ansichten — Lawoo merkt sich deine Präferenz pro Benutzer.
Kalenderansicht für Chancen
Wann stehen Abschlüsse an? Die Kalenderansicht zeigt Chancen nach ihrem erwarteten Abschlussdatum in einer Monatsansicht. So planst du Umsätze vorausschauend und erkennst frühzeitig, wenn die Pipeline für bestimmte Monate dünn wird.
Die Kalenderansicht ist exklusiv für Chancen — denn nur dort gibt es ein erwartetes Abschlussdatum, das eine zeitliche Einordnung sinnvoll macht.
UTM-Tracking: Woher kommen deine Leads?
Marketing ohne Messbarkeit ist Geldverbrennung. Lawoo erfasst für jede Lead-Quelle (CrmLeadSource) detaillierte Marketingdaten:
- Name — ein sprechender Name für die Quelle
- Kanal (Channel) — der Marketingkanal
- UTM Source — welche Plattform? (z.B. google, facebook, linkedin)
- UTM Medium — welcher Kanal? (z.B. cpc, email, social)
- UTM Campaign — welche Kampagne?
- Kosten pro Lead — was hat die Akquise über diese Quelle gekostet?
Quellen können aktiviert, deaktiviert und sortiert werden. So baust du dir über die Zeit ein klares Bild, welche Marketingmassnahmen tatsächlich Leads bringen — und was sie kosten.
Tags: Leads farblich kategorisieren
Tags helfen dir, Leads und Chancen schnell zu kategorisieren. Jeder Tag hat einen Namen (übersetzbar) und eine Farbe aus 18 verfügbaren Optionen. Die Zuweisung erfolgt über eine Many-to-Many-Beziehung - ein Lead kann beliebig viele Tags haben.
Tags erscheinen auf den Kanban-Karten und lassen sich als Filter nutzen. Typische Anwendungsfaelle: „Heisser Lead", „Follow-up nötig", „Enterprise", „Partner-Empfehlung".
Verlorene Leads? Gründe festhalten
Nicht jeder Lead wird zum Kunden. Aber jeder verlorene Lead ist eine Lernchance — wenn du die Gründe kennst. Lawoo erfasst Lost Reasons — strukturierte, übersetzbare Gründe, warum ein Lead nicht konvertiert hat.
Wenn ein Lead in eine „Verloren"-Stufe verschoben wird, erzwingt Lawoo die Angabe eines Verlustgrunds. Über die Zeit entsteht so ein wertvolles Bild deiner Schwachstellen im Vertrieb: Ist es der Preis? Die Konkurrenz? Fehlende Features?
Leads direkt von der Website
Lawoo bietet ein öffentliches Kontaktformular, das ohne Anmeldung funktioniert. Website-Besucher füllen das Formular aus, und Lawoo erstellt automatisch einen neuen Lead in deiner Pipeline.
Das Formular ist vollständig konfigurierbar: Du bestimmst, welche Felder angezeigt werden, welcher Pipeline und Stufe der Lead zugeordnet wird, und welche Lead-Quelle gesetzt wird. Die Felder werden automatisch auf die entsprechenden CRM-Lead-Spalten gemappt — Name, E-Mail, Telefon, Firma, Adresse.
Nicht zuordbare Felder (z.B. „Ihre Nachricht" oder benutzerdefinierte Felder) landen automatisch in der Beschreibung des Leads. Dazu kommen ein DSGVO-konformes Datenschutz-Checkbox und ein automatischer Audit-Trail mit IP-Adresse und Zeitstempel.
Kein manuelles Abtippen, keine verlorenen Anfragen, keine fehlende Nachverfolgung.
Smart Buttons: Navigation in einem Klick
Über Smart Buttons springst du mit einem Klick zwischen verknüpften Datensätzen:
- Lead → Chance: Wenn aus einem Lead eine Chance erstellt wurde, zeigt ein Button mit Badge die Anzahl
- Lead → Kontakt/Unternehmen: Direkter Sprung zum verknüpften Kontakt oder Unternehmen
- Unternehmen → Leads/Chancen: Im Firmen-Formular siehst du alle zugehörigen Leads und Chancen — inklusive der aller Kindkontakte
Gibt es nur einen verknüpften Eintrag, springst du direkt dorthin. Bei mehreren landest du in der gefilterten Liste.
REST-API für externe Systeme
Das CRM-Modul bietet eine vollständige REST-API für Leads und Chancen. Authentifizierung läuft über Laravel Sanctum mit Token-basierter Autorisierung. Die API-Berechtigungen sind über das RBAC-System gesteuert:
- crm.lead.api — Zugriff auf die Lead-API
- crm.chance.api — Zugriff auf die Chance-API
So kannst du externe Systeme anbinden, Leads automatisch importieren oder Chancen-Daten für Dashboards und Reports exportieren.
Rollen und Rechte im CRM
Das CRM-Modul bringt zwei vordefinierte Rollen mit:
CRM Manager:
- Voller Zugriff auf alle Leads, Chancen, Pipelines und Stufen
- Kann Einstellungen ändern (Quellen, Tags, Verlustgründe)
- API-Zugriff für Leads und Chancen
- Sieht alle Datensätze im System
CRM User:
- Kann eigene Leads und Chancen erstellen, bearbeiten und einsehen
- Sieht nur eigene Datensätze (über die own-Berechtigung)
- Pipelines und Stufen nur lesen, nicht ändern
- Kein API-Zugriff, kein Zugriff auf Einstellungen
Die Berechtigungen folgen dem Lawoo-Standard: crm.lead.view, crm.chance.create, crm.pipeline.update, crm.settings.
Die Navigation im CRM
Das CRM-Modul fügt sich nahtlos in Lawoo ein:
- CRM (Hauptmenü mit Icon)
- Leads — die Lead-Pipeline (Kanban/Liste)
- Chancen — die Chancen-Pipeline (Kanban/Liste/Kalender)
- Einstellungen
- Pipelines — Pipelines und Stufen verwalten
- Quellen — Lead-Quellen mit UTM-Daten
- Verlustgründe — strukturierte Gründe
- Tags — farbcodierte Schlagwörter
Jeder Menüpunkt ist über Middleware geschützt — nur wer die entsprechende Berechtigung hat, sieht den Eintrag.
Fazit: Deine Pipeline, deine Regeln
Die CRM-Pipeline in Lawoo gibt deinem Vertrieb die Struktur, die er braucht, ohne ihn in ein starres Korsett zu zwingen. Leads werden systematisch erfasst, durch konfigurierbare Stufen geführt und zu Chancen entwickelt — alles in einer übersichtlichen Oberfläche mit Kanban-Board, Kalender und Listenansicht.
Jeder Lead bringt umfassende Daten mit: Kontakt, Firma, Adresse, Deal-Informationen, Metriken und Marketing-Quellen. Die Stufen lassen sich frei an deinen Prozess anpassen — mit Farben, Wahrscheinlichkeiten und Typen. Und über die REST-API öffnest du das CRM für externe Systeme.
Schluss mit dem Vertriebschaos. Starte mit Lawoo und bringe System in deinen Verkaufsprozess.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Lead und einer Chance in Lawoo?
Ein Lead ist ein neuer, noch nicht qualifizierter Kontakt. Eine Chance ist ein qualifizierter Lead mit konkretem Geschäftspotenzial. Beide nutzen dasselbe Datenmodell (CrmLead), werden aber über das Typ-Feld unterschieden und haben eigene Pipelines und Nummernkreise: L-00001 für Leads, C-00001 für Chancen.
Kann ich eigene Pipeline-Stufen definieren?
Ja. Pipelines und ihre Stufen sind vollständig konfigurierbar. Jede Stufe hat einen Namen, eine Farbe (aus 18 Optionen), einen Typ (offen, gewonnen, verloren), eine Standard-Wahrscheinlichkeit und ein Geschlossen-Flag. Du kannst beliebig viele Stufen hinzufügen oder entfernen und mehrere Pipelines parallel betreiben.
Wie funktioniert die Kanban-Ansicht im CRM?
Das Kanban-Board zeigt Leads oder Chancen als Karten in Spalten, die den Pipeline-Stufen entsprechen. Per Drag & Drop verschiebst du Einträge zwischen den Stufen. Auf den Karten siehst du Badge-Zähler für ungelesene E-Mails, überfaellige und heutige Aufgaben. Innerhalb einer Spalte lässt sich die Reihenfolge ebenfalls per Drag & Drop ändern.
Können Website-Besucher direkt Leads erstellen?
Ja. Lawoo bietet ein öffentliches Kontaktformular, das ohne Anmeldung funktioniert. Die Felder sind konfigurierbar, die Zuordnung zu Pipeline, Stufe und Quelle einstellbar. Das Formular erstellt automatisch einen Lead mit automatischer Nummernvergabe, DSGVO-Checkbox und Audit-Trail inklusive IP-Adresse.
Welche Filter gibt es für die Pipeline?
Du kannst nach Kunde, zugewiesenem Mitarbeiter, Lead-Quelle und Tags filtern. Der Filter „Nur meine" zeigt nur eigene Leads. Zusätzlich können Leads nach Land oder Sprache gruppiert werden — ideal für internationale Vertriebsteams.
Werden Marketing-Kosten pro Lead erfasst?
Ja. Jede Lead-Quelle kann mit UTM-Parametern (Source, Medium, Campaign) und Kosten pro Lead versehen werden. So siehst du genau, welche Marketingmassnahmen Leads bringen und was die Akquise kostet.
Gibt es eine API für das CRM?
Ja. Das CRM-Modul bietet eine vollständige REST-API für Leads und Chancen, authentifiziert über Laravel Sanctum. Die API-Berechtigungen (crm.lead.api, crm.chance.api) werden über das RBAC-System gesteuert und sind standardmäßig nur für CRM Manager freigeschaltet.
Wie werden Änderungen an Leads protokolliert?
Lawoo trackt automatisch Änderungen an relevanten Feldern: Stufenwechsel, Zuweisungsänderungen, Pipeline-Wechsel, Kontaktänderungen, Beträge und Wahrscheinlichkeiten. Jede Änderung wird mit altem Wert, neuem Wert, Benutzer und Zeitstempel in der Aktivitäts-Timeline festgehalten.