Nachrichten, Notizen & Termine

Rechts neben jedem Datensatz – ob Kontakt, Lead, Angebot oder Rechnung – liegt die Aktivitätenspalte. Sie funktioniert überall gleich und ist der Ort, an dem die Zusammenarbeit stattfindet: Hier schreiben Sie E-Mails, halten Notizen fest, machen daraus Aufgaben und vereinbaren Termine.

Aktivitätenspalte mit Reitern, Notizen und Verlauf

Alles, was hier passiert, bleibt beim Datensatz. Wer den Vorgang später öffnet – auch eine Kollegin, die vorher nie damit zu tun hatte – sieht die vollständige Geschichte: welche E-Mails geschrieben wurden, was besprochen war, was noch offen ist.

Drei Reiter, drei Werkzeuge

Die Reiter Nachricht, Notiz und Ereignis

Reiter	Wofür	Sieht der Kunde?
Nachricht	E-Mail an den Kunden	Ja
Notiz	Interne Bemerkung – wahlweise mit Frist als Aufgabe	Nein
Ereignis	Termin mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern	Nur wenn Sie einladen

E-Mails schreiben und empfangen

Im Reiter Nachricht schreiben Sie dem Kunden direkt aus dem Vorgang heraus. Empfänger und Betreff sind vorbelegt, Anhänge lassen sich anfügen, und für wiederkehrende Schreiben – Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung – gibt es fertige Vorlagen samt automatisch angehängtem PDF.

Antworten landen automatisch am richtigen Ort: Antwortet der Kunde auf eine aus Lawoo verschickte E-Mail, erscheint seine Antwort genau in diesem Vorgang – nicht irgendwo in einem Postfach. Die Unterhaltung bleibt vollständig und ist auch für Kolleginnen und Kollegen sichtbar, die gerade übernehmen.

Notizen: vom Merkzettel zur Aufgabe

Die Notiz ist das vielseitigste Werkzeug der Spalte. Im einfachsten Fall halten Sie damit nur etwas fest – „Kunde wünscht Rückruf nächste Woche". Sie bleibt intern und geht nie an den Kunden.

Mit Frist wird daraus eine Aufgabe

Setzen Sie beim Schreiben ein Fälligkeitsdatum, wird aus der Notiz eine Aufgabe. Sie erscheint dann mit einer Frist-Angabe – heute, in 2 Tagen – und zählt in Ihrer Aufgabenübersicht mit. Ist sie erledigt, haken Sie sie ab; die Notiz bleibt als Erledigt mit Datum stehen.

Aufgaben delegieren

Über das Personensymbol rechts in der Notiz weisen Sie die Aufgabe jemand anderem im Team zu. Ab dann taucht sie in dessen Aufgabenliste auf – und Sie behalten sie trotzdem im Blick, weil Lawoo delegierte Aufgaben getrennt ausweist.

Farben und Anheften

Wichtige Notizen lassen sich anheften und farbig markieren. Angeheftete Notizen bleiben oben und heben sich durch die Farbe deutlich ab. Sechs Farben stehen zur Wahl – Rot, Orange, Gelb, Grün, Cyan und Violett.

Was die Farben bedeuten, entscheiden Sie im Team. Bewährt hat sich zum Beispiel: Rot für alles, was drängt, Gelb für Wartendes, Grün für Erledigtes zum Nachlesen.

Die Reihenfolge der angehefteten Notizen können Sie zudem per Ziehen ändern – so steht das Wichtigste immer zuoberst.

Aufgaben im Blick: die Zähler oben rechts

Symbole mit Aufgabenzähler in der Kopfzeile

In der Kopfzeile sitzen drei Symbole, die Sie durch den Tag führen:

Uhr – Ihre eigenen Aufgaben. Die Zahl daneben zeigt, wie viele heute fällig sind
Personen – Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben
Briefumschlag – neue E-Mails

Geöffnete Aktivitätenübersicht mit Heute und Bevorstehend

Ein Klick öffnet die Übersicht, getrennt nach Heute und Bevorstehend und gruppiert nach Bereich. Von dort springen Sie direkt zum Vorgang, an dem die Aufgabe hängt.

Tipp: Der Zähler ist der einfachste Start in den Arbeitstag. Steht dort eine Zahl, gibt es etwas zu tun – ohne dass Sie erst Listen durchsuchen müssen. In den Übersichten können Sie zusätzlich nach offenen Aktivitäten filtern, siehe Listen, Suche & Filter.

Termine anlegen

Formular für einen Termin mit Teilnehmern und Zeitschiene

Der Reiter Ereignis legt einen Termin an, der direkt in Ihrem Kalender landet – verknüpft mit dem Vorgang, aus dem er entstanden ist.

Feld	Bedeutung
Titel	Worum es geht – vorbelegt mit dem Namen des Datensatzes
Terminart	Etwa Demo, Beratung oder Rückruf – farblich unterschieden
Teilnehmer	Kolleginnen und Kollegen sowie der Kontakt selbst
Ganztägig / Mehrtägig	Schalter für Termine ohne feste Uhrzeit oder über mehrere Tage
Tag und Uhrzeit	Über die Tagesleiste und die Zeitschiene darunter

Wer wann kann

Unter der Zeitschiene sehen Sie je Teilnehmer, was bereits im Kalender steht. Freie Zeiten sind damit sofort erkennbar – Sie müssen nicht erst in den Kalender wechseln und zurück.

Einladung senden

Mit dem Häkchen Einladung senden verschickt Lawoo beim Speichern eine Termineinladung per E-Mail. Der Empfänger kann sie in seinem eigenen Kalenderprogramm annehmen – der Termin steht dann auf beiden Seiten.

Ohne Häkchen bleibt der Termin intern: Er steht in Ihrem Kalender und am Vorgang, der Kunde erfährt nichts davon.

Der Verlauf

Unterhalb der Eingabe läuft die Chronik des Vorgangs. Neben Ihren Notizen und E-Mails protokolliert Lawoo dort auch automatisch, was sich geändert hat – Phasenwechsel, neue Beträge, geänderte Zuständigkeiten, jeweils mit Person und Zeitpunkt.

Damit ist im Streitfall oder bei einer Übergabe immer nachvollziehbar, wer wann was getan hat – ohne dass jemand daran denken muss, es zu dokumentieren.