E-Mails und Datensätze
Das ist der eigentliche Grund, warum die Korrespondenz in Lawoo liegt und nicht in Outlook: Jede E-Mail kann zu einem Vorgang gehören – zu einem Lead, einer Chance, einem Angebot, einer Rechnung, einem Projekt oder einem Kontakt. Ist die Verbindung einmal hergestellt, sammelt sich der gesamte Schriftverkehr an dieser einen Stelle, und zwar ohne dass jemand E-Mails hin und her kopiert.
Aus dem Vorgang heraus schreiben
Der einfachste Weg: Sie schreiben gar nicht erst im Postfach, sondern direkt im Datensatz. In der rechten Spalte jedes Vorgangs steht dafür der Reiter Nachricht.
Der Empfänger kommt aus dem Datensatz, die Signatur des Postfachs steht schon im Text. Über die Symbole unten rechts steuern Sie den Rest:
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| Zwei Blätter | Eine Vorlage einsetzen – etwa „Rechnung versenden“ samt PDF |
| Büroklammer | Dateien anhängen |
| Kreis mit Kürzel | Absender wählen, wenn Sie mehrere Postfächer nutzen. Die Signatur wechselt mit |
Betreff, CC und BCC blenden Sie über das Menü in der Werkzeugleiste ein:
Mit Senden geht die Nachricht raus – und ist von diesem Moment an mit dem Vorgang verknüpft.
Die Antwort des Kunden
Antwortet der Kunde, erscheint seine Nachricht automatisch im selben Vorgang – farbig hervorgehoben und oben angeheftet, damit sie niemand übersieht:
Über E-Mail öffnen lesen Sie die vollständige Nachricht und antworten direkt weiter. Jede weitere Antwort landet wieder hier – die Unterhaltung bleibt beisammen.
Wie Lawoo die Antwort zuordnet
Damit das auch dann klappt, wenn der Kunde den Betreff ändert oder ein anderes Programm benutzt, prüft Lawoo eine eingehende Nachricht in drei Stufen:
- An jeder verschickten E-Mail hängt eine unsichtbare Kennung. Zitiert das Antwortprogramm den Kopf der ursprünglichen Nachricht, findet Lawoo sie darüber wieder.
- Zusätzlich steckt eine winzige, unsichtbare Markierung im Text der Nachricht. Sie bleibt erhalten, wenn der Kunde die ursprüngliche E-Mail zitiert – auch in Outlook.
- Bleibt beides erfolglos, gleicht Lawoo die technische Antwort-Kennung mit den bereits gespeicherten Nachrichten ab.
Wird die Ursprungsnachricht gefunden, übernimmt die Antwort deren Zuordnung. Deshalb genügt es, einmal aus dem richtigen Vorgang heraus zu schreiben.
Eine E-Mail von Hand zuordnen
Öffnen Sie die Nachricht im Postfach und klicken Sie rechts oben auf das Kettensymbol:
Lawoo durchsucht dafür selbstständig Ihre Daten und schlägt passende Datensätze vor. Die Markierung Von oder An zeigt, über welche Adresse der Treffer gefunden wurde. Gesucht wird in zwei Stufen:
- zuerst nach der E-Mail-Adresse direkt im Datensatz,
- danach über den zugehörigen Kontakt – so werden auch Vorgänge gefunden, in denen keine Adresse steht, die aber zu demselben Ansprechpartner gehören.
Findet sich nichts Passendes, suchen Sie über das Suchfeld nach Name oder Nummer. Ein Klick auf den Eintrag stellt die Verbindung her; die E-Mail erscheint danach im Verlauf des Vorgangs. Über dasselbe Symbol lösen Sie eine Zuordnung auch wieder.
Antworten und weiterleiten im Postfach
Auch aus dem Postfach heraus bleibt die Zuordnung erhalten: Antworten Sie auf eine bereits verknüpfte E-Mail, gehört die Antwort automatisch zum selben Vorgang – und die nächste Kundenantwort ebenso. Der zitierte Ursprungstext steht unter Ihrem Text; über die Angabe darunter blenden Sie ihn vollständig ein.
Was passiert nach dem Senden
Lawoo stellt jede Nachricht in eine Warteschlange und verschickt sie im Hintergrund – Sie müssen nicht warten. Der Status ist in der Liste sichtbar:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | In der Warteschlange, wird gleich verschickt |
| Wird gesendet | Übergabe an den Mailserver läuft |
| Fertig | Versendet – die Nachricht liegt anschließend auch im Ordner „Gesendet“ Ihres Postfachs |
| Fehlgeschlagen | Der Versand hat nicht geklappt. Im Verlauf des Vorgangs lässt sich die Nachricht erneut in die Warteschlange stellen |