Nummern & Dokumente

Dieser Punkt sorgt in der Praxis für die meisten Missverständnisse – deshalb steht er hier allein: Sobald eine Rechnung nach Lexware übertragen wird, kommt die Rechnungsnummer von dort. Nicht aus Lawoo.

Der Unterschied auf einen Blick

	Ohne Lexware	Mit Lexware
Rechnungsnummer	Aus dem Nummernkreis in Lawoo, z. B. `INV-00005`	Aus Lexware, z. B. `RE0016` – sie überschreibt die Lawoo-Nummer
PDF	Lawoo erzeugt es aus Ihrer Dokumentvorlage	Lexware erzeugt es; Lawoo lädt es herunter und hängt es an den Beleg
Layout	Ihre Vorlage in Lawoo	Die Vorlage aus Lexware Office
Rechnungskorrektur	Nummernkreis `RK-`	Nummer aus Lexware, z. B. `GS0004`

Warum das so gebaut ist: Die Rechnungsnummer muss lückenlos sein und darf nur einmal existieren. Wenn die Buchhaltung die Nummern führt, kann es keine zwei Nummernkreise geben, die auseinanderlaufen.

Die Vorschau – und warum sie lokal ist

Am Entwurf stehen zwei Vorschau-Schaltflächen:

Schaltfläche	Was sie zeigt
Vorschau	Das Dokument im Layout Ihrer eigenen Lawoo-Vorlage
Vorschau (Lexware)	Dasselbe Dokument in einem Layout, das dem Lexware-Brief nachempfunden ist – eine gute Annäherung an das spätere Dokument, aber nicht dessen Original

Beide Vorschauen werden vollständig in Lawoo gerendert. Es entsteht dabei kein Entwurf in Lexware, keine Nummer wird vergeben, nichts wird gebucht. Sie können die Vorschau also so oft öffnen, wie Sie möchten.

Weil die Vorschau lokal entsteht, ist sie eine Nachbildung: Das endgültige PDF erzeugt Lexware Office aus seinen eigenen Vorlagen. Kleinere Abweichungen bei Briefkopf, Schrift oder Fußzeile sind daher normal – Beträge, Positionen und Anschrift stimmen überein.

Deshalb keine Entwürfe in Lexware: Ein Entwurf in Lexware würde bereits eine Belegnummer verbrauchen. Wer zum „Anschauen“ mehrere Entwürfe anlegt, reißt Lücken in den Nummernkreis der Buchhaltung. Genau darum arbeitet Lawoo mit einer lokalen Vorschau – und überträgt erst dann, wenn die Rechnung wirklich raus soll.

Das Lexware-Layout in Lawoo

Damit die Vorschau dem späteren Dokument entspricht, bringt das Modul ein eigenes PDF-Layout mit, das dem Lexware-Standardbrief nachempfunden ist: A4 hoch, Anschriftenfeld nach DIN 5008, Logo oben rechts. Es liegt unter Einstellungen → Dokumente als Layout Lexware Office Layout, die zugehörige Vorlage heißt Lexware Vorschau (Rechnung).

Beides lässt sich anpassen, falls Sie in Lexware ein abweichendes Briefpapier verwenden – die Vorschau in Lawoo bleibt dann weiterhin nah am Original. Auf das Dokument, das Lexware tatsächlich erzeugt, hat diese Anpassung keinen Einfluss: Dessen Aussehen bestimmen Sie in Lexware Office selbst.

Nach der Übertragung ist der Beleg gesperrt

Mit der Übertragung wird die Rechnung bestätigt und gesperrt: Positionen, Beträge und Daten lassen sich nicht mehr ändern. Das ist kein Fehler, sondern der Sinn der Sache – der Beleg existiert ab jetzt auch in der Buchhaltung.

Muss doch etwas geändert werden, führt der Weg über eine Rechnungskorrektur: Die alte Rechnung wird storniert, die korrigierte neu gestellt. Wie das abläuft, steht unter Ausgangsrechnungen.

E-Rechnung

Im Reiter Lexware Office der Rechnung sehen Sie nach der Übertragung, welches Format Lexware erzeugt hat:

Lexware-ID – die Kennung des Belegs in Lexware
Lexware-Status – der Stand dort: open, paidoff, voided
Zuletzt synchronisiert – wann zuletzt Daten geflossen sind
E-Rechnung – EN16931 steht für eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, XRechnung für das Format öffentlicher Auftraggeber. Bleibt das Feld leer, ist es eine gewöhnliche PDF-Rechnung