E-Mail-Vorlagen

Angebot verschicken, Rechnung verschicken, zu einem Termin einladen – dieselben Nachrichten schreiben Sie immer wieder. Vorlagen nehmen Ihnen das ab: Betreff und Text stehen fest, Kundenname, Belegnummer und Beträge setzt Lawoo beim Anwenden ein.

Jedes Modul bringt seine eigenen Vorlagen mit – der Verkauf die für Angebote und Auftragsbestätigungen, die Rechnungen die für Rechnung und Gutschrift, der Kalender die für Einladungen und Erinnerungen. Die Spalte Modul zeigt die Herkunft.

Vorlage anwenden

Schreiben Sie im Vorgang eine Nachricht, bietet Lawoo genau die Vorlagen an, die zu diesem Datensatz passen:

Auswahlmenü der passenden Vorlagen im E-Mail-Editor

Ein Klick füllt Betreff und Text – mit den echten Werten des Vorgangs. Aus einem Platzhalter wird die tatsächliche Rechnungsnummer, aus einem anderen der Betrag und das Fälligkeitsdatum. Danach können Sie den Text noch frei ergänzen.

Vorlage bearbeiten

Formular einer E-Mail-Vorlage mit Betreff, Inhalt und Einstellungen

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Der Name, unter dem die Vorlage beim Schreiben erscheint
Betreff	Betreffzeile – darf ebenfalls Platzhalter enthalten
Layout	Der optische Rahmen um den Text (Kopf- und Fußbereich, Schriften, Farben)
Dokumentvorlage	Wenn gesetzt, erzeugt Lawoo beim Anwenden das passende PDF und hängt es an
Modell-Dokument anhängen	Hängt stattdessen das bereits im Datensatz gespeicherte PDF an – etwa die bestätigte Rechnung, die genau so beim Kunden ankommen soll
Aktiv	Nur aktive Vorlagen werden angeboten

Platzhalter

Im Reiter Variablen steht, welche Werte die jeweilige Vorlage kennt – bei einer Rechnung etwa Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, beim Kalender Name und Zeitpunkt des Termins. Sie setzen sie als Platzhalter in Betreff und Text ein; beim Versand werden sie durch die echten Werte ersetzt.

Auch einfache Bedingungen sind möglich: So lässt sich ein Satz zum Fälligkeitsdatum nur dann ausgeben, wenn überhaupt eines hinterlegt ist. Die mitgelieferten Vorlagen zeigen das Vorgehen – am schnellsten kommen Sie ans Ziel, indem Sie eine bestehende Vorlage öffnen und anpassen.

Mehrere Sprachen

Betreff und Text sind je Sprache hinterlegt (das Kürzel de am Feldrand). Schreibt ein Kunde Englisch und ist bei ihm Englisch als Sprache hinterlegt, verwendet Lawoo die englische Fassung derselben Vorlage.

Eigene Änderungen bleiben erhalten

Wichtig: Sobald Sie eine mitgelieferte Vorlage anpassen, wird sie als geändert markiert (Spalte „Geändert“ in der Liste). Bei einer Aktualisierung des Moduls überschreibt Lawoo nur unveränderte Vorlagen – Ihre eigenen Texte bleiben also bestehen. Neue Funktionen aus einer aktualisierten Standardvorlage bekommen Sie dann allerdings nicht automatisch.

Vorschau

Über Vorschau in der Kopfzeile sehen Sie die fertige Nachricht im gewählten Layout – mit Beispielwerten. So prüfen Sie Schriftbild und Aufbau, bevor die Vorlage zum ersten Mal an einen Kunden geht.