Postfach einrichten

Ein Postfach besteht aus zwei Verbindungen: IMAP holt die eingehenden Nachrichten vom Server, SMTP verschickt Ihre Antworten. Beide richten Sie einmal ein – danach arbeitet Lawoo im Hintergrund.

Unter E-Mail → E-Mail-Konten legen Sie über das Pluszeichen ein neues Konto an.

Grunddaten

Feld	Bedeutung
Name	Interne Bezeichnung, etwa „Vertrieb“ oder „Buchhaltung“
E-Mail	Die Adresse des Postfachs – sie erscheint beim Empfänger als Absender

IMAP: Nachrichten empfangen

Reiter IMAP mit Host, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten

Host, Port und Verschlüsselung bekommen Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter. Übliche Werte sind Port 993 mit SSL. Benutzername ist in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse.

Achtung bei Gmail und Microsoft 365: Dort funktioniert das normale Kennwort nicht. Sie brauchen ein eigenes App-Passwort, das Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos erzeugen.

Verbinden und Ordner wählen

Kopfzeile des Kontos mit Verbindungsstatus und Schaltflächen

Nach dem Speichern prüfen Sie die Zugangsdaten mit IMAP verbinden. Klappt es, erscheint die grüne Markierung IMAP verbunden.

Anschließend wählen Sie über Ordner synchronisieren aus, welche Ordner des Postfachs Lawoo abrufen soll. Meist genügen Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam und Papierkorb; ein umfangreiches Archiv lassen Sie besser weg. Welcher Ordner welche Rolle hat, erkennt Lawoo am Namen – auf Deutsch wie auf Englisch.

Nach E-Mail filtern

Dieser Schalter entscheidet, welche Nachrichten aus dem Postfach überhaupt nach Lawoo übernommen werden. Ist er aktiv, importiert Lawoo nur, was tatsächlich an dieses Konto gerichtet ist:

Die Adresse des Kontos steht in An, CC oder BCC
oder die Nachricht kommt von dieser Adresse selbst (Ihre eigenen gesendeten Mails)
oder es handelt sich um eine E-Mail, die Lawoo selbst verschickt hat

Alles andere bleibt im Postfach liegen, ohne in Lawoo zu erscheinen.

Wofür das gut ist: Viele Betriebe sammeln mehrere Adressen in einem einzigen Postfach – info@, vertrieb@ und buchhaltung@ laufen technisch im selben Konto zusammen. Legen Sie in Lawoo je Adresse ein Konto mit denselben IMAP-Zugangsdaten an und lassen Sie den Filter aktiv: Jeder Bereich sieht dann nur seine eigene Post. Ohne Filter würde jedes Konto den kompletten Posteingang zeigen.

Synchronisieren und Zeitraum

Der Schalter Synchronisieren schaltet den laufenden Abruf ein. Lawoo hält dann eine dauerhafte Verbindung zum Server und bekommt neue Nachrichten in dem Moment, in dem sie eingehen – zusätzlich läuft alle paar Minuten eine Kontrollabfrage, damit nichts verloren geht, falls die Verbindung einmal abbricht.

Unter E-Mails importieren ab legen Sie fest, wie weit Lawoo beim ersten Abruf zurückgeht: ein Tag, eine Woche oder ein Monat. Für ein neues Konto ist eine Woche ein guter Ausgangswert – so ist die laufende Korrespondenz sofort da, ohne dass jahrelange Altbestände eingelesen werden.

SMTP: Nachrichten versenden

Reiter SMTP mit Host, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten

Für den Versand gibt es zwei Wege – Sie brauchen nur einen davon:

Weg	Wann sinnvoll
Eigener SMTP-Zugang	Der Regelfall: Sie tragen Host, Port und Zugangsdaten ein und klicken auf SMTP verbinden. E-Mails gehen dann über Ihren eigenen Mailserver raus und liegen anschließend auch in Ihrem Ordner „Gesendet“
Adresse verifizieren	Ohne eigene SMTP-Daten: Lawoo schickt einen sechsstelligen Code an die hinterlegte Adresse. Nach Eingabe des Codes dürfen Sie von dieser Adresse schreiben – versendet wird über den Mailserver des Systems

Solange weder das eine noch das andere eingerichtet ist, kann das Konto empfangen, aber nicht senden – es taucht dann beim Schreiben nicht in der Absenderliste auf.

Signatur

Die Signatur wird bei jeder neuen Nachricht und jeder Antwort automatisch angehängt – auch dann, wenn Sie aus einem Lead oder einer Rechnung heraus schreiben. Wechseln Sie beim Schreiben den Absender, tauscht Lawoo die Signatur passend mit aus. Bilder wie ein Logo laden Sie direkt im Reiter hoch.

Aktiv, Standard und Zuständigkeit

Feld	Bedeutung
Aktiv	Nur aktive Konten werden abgerufen und angezeigt
Standard	Das Konto, das beim Schreiben vorausgewählt ist
Zugewiesen an	Der Besitzer des Postfachs – er sieht es in seiner Übersicht
Freigegeben für	Weitere Benutzer, die das Postfach mitbenutzen dürfen – siehe Freigabe & Sichtbarkeit

Sicherheit: IMAP- und SMTP-Kennwörter werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder an den Browser ausgeliefert. Beim Bearbeiten bleibt das Feld deshalb leer – solange Sie nichts eintragen, bleibt das gespeicherte Kennwort erhalten.