Einrichtung

Die Anbindung wird an zwei Stellen eingerichtet: der Zugang gehört zum Unternehmen, die grundsätzlichen Schalter liegen in den Systemeinstellungen.

Schritt 1: API-Schlüssel hinterlegen

Erzeugen Sie in Lexware Office einen API-Schlüssel und tragen Sie ihn in Lawoo unter Einstellungen → Unternehmen im Reiter Lexware Office ein:

Reiter Lexware Office im Unternehmen mit API-Schlüssel und Verbindungsschaltflächen

Der Schlüssel gehört immer zu einem Unternehmen. Arbeiten Sie mit mehreren Firmen, bekommt jede ihren eigenen Schlüssel und damit ihre eigene Buchhaltung.

Schritt 2: Verbindung testen

Klicken Sie auf Test Connection. Lawoo ruft daraufhin Ihr Lexware-Profil ab und füllt drei Felder selbst aus:

Feld	Bedeutung
Organisations-ID	Kennung Ihres Lexware-Mandanten. Ist sie gefüllt, steht die Verbindung
Steuerart	net oder gross – ob Ihre Preise netto oder brutto geführt werden. Der Wert kommt aus Lexware und steuert, wie die Beträge übergeben werden
Kleinunternehmer (§19 UStG)	Wird aus dem Lexware-Profil übernommen und unterdrückt den Steuerausweis

Nach jedem Schlüsselwechsel erneut testen: Steuerart und Organisations-ID werden nur beim Verbindungstest aktualisiert. Wechseln Sie den Zugang, ohne zu testen, rechnet Lawoo womöglich mit der Steuerart des alten Mandanten weiter.

Schritt 3: Buchungskategorien laden

Ein Klick auf Sync Categories holt den Kontenrahmen aus Lexware – üblicherweise einige hundert Kategorien. Sie brauchen sie, um Produkten die richtige Erlöskategorie zuzuordnen; ohne geladene Kategorien steht die Auswahl beim Produkt leer.

Schritt 4: Webhooks aktivieren

Activate Webhooks meldet Lawoo bei Lexware für Ereignisse an: bezahlte Rechnungen, geänderte Belege und fertige Texterkennung. Erst damit fließen Zahlungen und OCR-Ergebnisse von selbst zurück.

Nur mit öffentlicher Adresse: Lexware muss Ihre Lawoo-Installation von außen erreichen können. Auf einem Testsystem ohne öffentliche HTTPS-Adresse lehnt Lexware die Anmeldung ab („callbackUrl is invalid“). Das ist kein Fehler Ihrer Einrichtung – ohne Webhooks holen Sie Zahlungen und Texterkennung einfach von Hand ab.

Schritt 5: Synchronisation einschalten

Unter Einstellungen → Lexware Office Settings liegen die beiden grundsätzlichen Schalter:

Moduleinstellungen mit den Schaltern für Synchronisation und Kontaktabgleich

Schalter	Wirkung
Enable Synchronization	Steuert die automatischen Abläufe – vor allem, dass Produkte beim Speichern nach Lexware übertragen werden. Die Schaltflächen am Beleg arbeiten unabhängig davon: Wer sie klickt, überträgt auch bei ausgeschaltetem Schalter
Auto-sync Contacts	Kunden und Lieferanten werden ohnehin vor jeder Rechnungsübertragung in Lexware angelegt oder aktualisiert – dieser Schalter hat in der aktuellen Fassung keine zusätzliche Wirkung

Welche Kategorien geladen wurden

Die geladenen Kategorien sehen Sie unter Verkauf → Einstellungen → Lexware Kategorien:

Liste der aus Lexware geladenen Buchungskategorien

Spalte	Bedeutung
Typ	income für Erlöse, outgo für Aufwendungen
Group	Die Gruppe aus dem Lexware-Kontenrahmen, etwa „Material/Waren“
Contact Required	Für diese Kategorie verlangt Lexware zwingend einen Geschäftspartner
Last Synced	Wann die Liste zuletzt aus Lexware geholt wurde

Die Liste ist eine reine Anzeige – gepflegt wird der Kontenrahmen in Lexware Office. Nach Änderungen dort genügt ein erneutes Sync Categories.

Produkte gehen automatisch mit

Sie müssen Artikel nicht eigens übertragen: Sobald Sie ein Produkt speichern, legt Lawoo es bei aktiver Synchronisation in Lexware an oder aktualisiert es dort. Die Lexware-Artikel-ID im Produkt füllt sich dabei von selbst. Auch der Artikeltyp wird aus dem Produkt abgeleitet – eine Dienstleistung wird als Dienstleistung angelegt, ein Lagerartikel als Ware.

Welche Kennungen bei Kontakten entstehen

Kunden und Lieferanten bekommen beim ersten Übertragen ihre Lexware-Kennungen. Sie finden sie im Kontakt unter Sonstige Information:

Lexware-Felder im Kontakt mit Lexware-ID und Debitorennummer

Lexware-ID – die Kennung des Geschäftspartners in Lexware
Debitorennr. – die Kundennummer aus der Buchhaltung (bei Kunden)
Kreditorennr. – die Lieferantennummer (bei Lieferanten)

Diese Felder füllt Lawoo selbst. Tragen Sie dort nichts von Hand ein – und leeren Sie sie nicht, solange die Verbindung zum selben Mandanten besteht.

Welche Ereignisse Lexware meldet

Mit Activate Webhooks meldet sich Lawoo für fünf Ereignisse an:

Ereignis	Was Lawoo damit macht
`payment.changed`	Zahlungen abgleichen, Status und offenen Betrag aktualisieren
`invoice.status.changed`	Den Lexware-Status der Rechnung nachziehen
`credit-note.status.changed`	Dasselbe für Rechnungskorrekturen
`voucher.created`	Ergebnis der Texterkennung in die Eingangsrechnung übernehmen
`voucher.changed`	Nachträgliche Änderungen am Beleg übernehmen

Wer was darf

Recht	Erlaubt
`lexwareoffice.sync.view`	Die Lexware-Angaben an Beleg, Kontakt und Produkt sehen
`lexwareoffice.sync.manage`	Übertragen, stornieren und Texterkennung auslösen – ohne dieses Recht erscheinen die Schaltflächen am Beleg gar nicht
`lexwareoffice.settings`	Zugang und Moduleinstellungen ändern

Schritt 6: Produkte vorbereiten

Jedes Produkt hat einen eigenen Reiter Lexware Office:

Reiter Lexware Office am Produkt mit Buchungskategorie, Artikeltyp und Artikel-ID

Feld	Bedeutung
Lexware-Buchungskategorie	Verbindet das Produkt mit einer Kategorie des Kontenrahmens. Gebraucht wird das beim Auslesen von Eingangsrechnungen: Lawoo erkennt daran, welches Produkt zu einer erkannten Kategorie gehört. Für den Versand von Ausgangsrechnungen ist das Feld nicht erforderlich
Lexware-Artikeltyp	Dienstleistung oder Ware – Lexware unterscheidet beides
Lexware-Artikel-ID	Wird beim ersten Übertragen automatisch gefüllt. Sie müssen hier nichts eintragen

Tipp: Die Kategorien lohnen sich vor allem, wenn Sie regelmäßig Lieferantenrechnungen einlesen – je mehr Produkte zugeordnet sind, desto mehr erkennt Lawoo beim Auslesen von selbst. Für den reinen Rechnungsversand können Sie das Feld zunächst leer lassen.