Freigabe & Sichtbarkeit

Ein Postfach gehört immer einem Benutzer. Damit ein Team gemeinsam auf info@ oder vertrieb@ arbeiten kann, geben Sie das Konto für weitere Benutzer frei – ohne Kennwörter weiterzugeben.

So geben Sie ein Postfach frei

Hervorgehobenes Feld Freigegeben für mit zwei Benutzern

Öffnen Sie das Konto unter E-Mail → E-Mail-Konten und tragen Sie die Kolleginnen und Kollegen im Feld Freigegeben für ein. Der Besitzer selbst steht dort nicht – er ergibt sich aus Zugewiesen an.

Feld	Bedeutung
Zugewiesen an	Der Besitzer. Er sieht das Postfach immer
Freigegeben für	Alle weiteren Benutzer, die dasselbe Postfach sehen und benutzen dürfen

Was freigegebene Benutzer dürfen

Eine Freigabe ist bewusst einfach gehalten – wer sie hat, arbeitet mit dem Postfach wie der Besitzer:

Das Postfach samt Ordnern in der Übersicht sehen
Nachrichten lesen, als gelesen markieren, mit Stern versehen, löschen
Antworten und weiterleiten – im Namen dieser Adresse
Neue E-Mails von dieser Adresse schreiben, auch aus einem Lead oder einer Rechnung heraus
Benachrichtigt werden, sobald eine neue Nachricht eingeht

Hinweis: Solange ein Postfach für niemanden freigegeben ist, sieht es ausschließlich sein Besitzer – auch andere Benutzer mit weitreichenden Rechten bekommen fremde Postfächer nicht zu Gesicht.

Zwei typische Konstellationen

Situation	Einrichtung
Sammelpostfach fürs Team	Konto info@ anlegen, als Besitzer die Person eintragen, die es führt, und alle Beteiligten unter „Freigegeben für“ ergänzen. Jeder sieht dieselben Nachrichten und kann antworten
Assistenz für ein persönliches Postfach	Das eigene Konto zusätzlich für die Assistenz freigeben. Sie kann dann mitlesen und in Ihrem Namen antworten

Rechte im Hintergrund

Ob jemand das Modul überhaupt öffnen darf, steuern die Benutzerrechte:

Recht	Erlaubt
`web.mail.view`	E-Mails ansehen
`web.mail.create`	E-Mails schreiben und versenden
`web.mail.delete`	E-Mails löschen
`web.mail_account.view` / `.create` / `.update`	Postfächer sehen und einrichten

Recht und Freigabe wirken zusammen: Das Recht öffnet das Modul, die Freigabe entscheidet, welche Postfächer darin auftauchen.