Ausgangsrechnungen übertragen
Der Ablauf ist bewusst kurz: Rechnung als Entwurf fertigstellen, prüfen, übertragen. Alles Weitere – Nummer, PDF, Buchung – erledigt Lexware.
Was der Entwurf enthalten muss
Vor der Übertragung prüft Lawoo den Beleg. Fehlt etwas, erscheint ein Hinweis und die Rechnung bleibt ein änderbarer Entwurf:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Rechnungsdatum | Wird als Belegdatum übernommen |
| Währung Euro | Andere Währungen nimmt die Übertragung nicht an |
| Zahlungsbedingung und Fälligkeitsdatum | Beides ist für Ausgangsrechnungen Pflicht |
| Zugewiesener Benutzer | Ohne ihn bricht die Prüfung ab – der häufigste Stolperstein |
| Je Position: Bezeichnung und Steuersatz | Eine Position ohne Namen oder ohne Steuersatz lässt sich nicht buchen |
| API-Schlüssel beim Unternehmen | Ohne hinterlegten Zugang gibt es kein Ziel für die Übertragung |
Die Anschrift des Kunden wird nicht erzwungen – für ein sauberes Dokument sollte sie trotzdem vollständig sein, denn genau diese Adresse druckt Lexware auf die Rechnung.
Rechnung übertragen
Ein Klick auf Lexware Office erledigt in einem Zug:
- Der Kunde wird in Lexware als Debitor angelegt oder aktualisiert
- Die Artikel der Positionen werden angelegt, falls sie dort noch fehlen
- Die Rechnung wird bestätigt und gesperrt
- Der Beleg wird in Lexware erzeugt – mit Nummer und PDF
- Das PDF wird zurückgeholt und an die Rechnung gehängt
Danach zeigt die Kopfleiste statt der Schaltfläche eine grüne Kennzeichnung:
INV-00005 wird die
Lexware-Nummer, etwa RE0016. Verwenden Sie ab diesem Moment nur noch diese
Nummer – sie steht auf dem PDF, das der Kunde bekommt. Mehr dazu unter
Nummern & Dokumente.
Rechnung versenden
Zum Verschicken nutzen Sie die Vorlage Lexware Rechnung versenden im Nachrichtenbereich der Rechnung. Sie hängt automatisch das PDF aus Lexware an. Sobald die E-Mail raus ist, springt der Status der Rechnung auf Versendet – Sie müssen ihn nicht von Hand setzen. Wie das Schreiben aus einem Datensatz heraus funktioniert, steht unter E-Mails und Datensätze.
Zahlungen
Wird die Rechnung in Lexware als bezahlt verbucht, meldet Lexware das zurück: Lawoo legt die Zahlung an, setzt den offenen Betrag herab und wechselt den Status auf Teilweise bezahlt oder Bezahlt. Im Verlauf der Rechnung erscheint dazu eine Systemmeldung.
Zahlungen, die Sie in Lawoo selbst erfassen, bleiben davon unberührt – der Abgleich fasst nur die von Lexware gemeldeten Zahlungen an.
Rechnungskorrektur von Hand übertragen
Nicht jede Korrektur entsteht aus einem Storno. Erstellen Sie über Gutschrift erstellen eine Rechnungskorrektur – etwa über einen Teilbetrag nach einer Reklamation –, übertragen Sie sie genauso wie eine Rechnung: Der Entwurf zeigt die Schaltfläche Lexware Office, ein Klick legt die Korrektur in Lexware an und holt Nummer und PDF zurück.
Lexware verknüpft die Korrektur mit der ursprünglichen Rechnung, sofern diese ebenfalls übertragen wurde. Zu einer Rechnung nimmt Lexware allerdings nur eine verknüpfte Korrektur an; jede weitere wird als eigenständiger Beleg angelegt.
Rechnung stornieren
Eine übertragene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern und auch nicht einfach löschen. Stattdessen gibt es in der Kopfleiste die rote Schaltfläche Abbrechen (Storno). Ein Klick öffnet zunächst eine Rückfrage:
Nach der Bestätigung passiert Folgendes automatisch:
- Lawoo erzeugt eine Rechnungskorrektur über den vollen Betrag
- Diese wird nach Lexware übertragen und erhält dort ihre eigene Nummer
- Die Korrektur wird als ausgeglichen verbucht
- Die ursprüngliche Rechnung erhält den Status Storniert
Die entstandene Korrektur finden Sie über die Verknüpfung Gutschriften über dem Formular:
Soll der Kunde eine korrigierte Rechnung bekommen, schreiben Sie danach eine neue Rechnung – die stornierte bleibt als Beleg erhalten.