Häufige Fehler

Die folgenden Fälle machen in der Praxis fast alle Probleme aus. Jeder ist in wenigen Minuten behoben – wenn man weiß, wonach man sucht.

„Ich klicke auf Lexware Office und nichts passiert“

Ursache: Die Prüfung vor der Übertragung ist fehlgeschlagen. Der Hinweis erscheint kurz am Bildschirmrand und verschwindet wieder – wer währenddessen woanders hinsieht, bemerkt ihn nicht.

Lösung: Kontrollieren Sie am Entwurf der Reihe nach:

Zugewiesener Benutzer gesetzt? (häufigster Fall)
Mindestens eine Position vorhanden?
Unternehmen und Kunde ausgewählt?
Beim Kunden Straße, PLZ, Ort und Land gefüllt?

Nach Zugangswechsel: „Der referenzierte Eintrag existiert nicht“

Ursache: Lawoo merkt sich zu jedem Kunden und jedem Produkt dessen Kennung in Lexware. Wechseln Sie den API-Schlüssel auf einen anderen Mandanten, zeigen diese Kennungen ins Leere – der neue Mandant kennt sie nicht.

Typisch daran: Die Rechnung bekommt beim Versuch bereits eine Nummer und fällt danach wieder auf Entwurf zurück.

Lösung: Die alten Verknüpfungen müssen zurückgesetzt werden – bei Kontakten (Lexware-ID, Debitoren- und Kreditorennummer) und bei Produkten (Lexware-Artikel-ID). Danach legt Lawoo beides beim nächsten Übertragen im neuen Mandanten neu an. Wenden Sie sich dafür an Ihren Betreuer; es betrifft alle Datensätze auf einmal.

Ebenfalls nach dem Wechsel: Klicken Sie auf Test Connection. Nur dabei werden Organisations-ID und Steuerart neu eingelesen. Bleibt die alte Steuerart stehen, werden Netto- und Bruttobeträge falsch übergeben.

Webhooks lassen sich nicht aktivieren

Ursache: Lexware muss Ihre Installation von außen erreichen können. Bei einer lokalen Adresse oder einem System ohne gültiges HTTPS-Zertifikat lehnt Lexware die Anmeldung ab.

Lösung: Auf einem produktiven System mit öffentlicher Adresse funktioniert es. Bis dahin holen Sie Zahlungen und Texterkennung mit Von Lexware aktualisieren von Hand ab – dieselbe Wirkung, nur eben nicht automatisch.

Versehentlich storniert

Ursache: In der Kopfleiste einer übertragenen Rechnung stehen zwei Schaltflächen mit der Aufschrift Abbrechen. Die eine verwirft Formularänderungen, die andere – rot – storniert die Rechnung in der Buchhaltung.

Lösung: Vor dem Bestätigen die Rückfrage lesen: Beim Storno kündigt Lawoo ausdrücklich an, dass eine Rechnungskorrektur erzeugt und nach Lexware geschickt wird. Ist es doch passiert, bleibt der Vorgang nachvollziehbar: Die Korrektur hängt an der Rechnung und trägt ihre eigene Nummer. Rückgängig machen lässt sich ein Storno nicht – die Rechnung muss neu geschrieben werden.

Texterkennung liefert nichts mehr

Ursache: Der Beleg wurde bereits bestätigt. Bestätigte Eingangsrechnungen werden bewusst nicht mehr mit OCR-Daten überschrieben – sonst könnte sich ein geprüfter Beleg nachträglich von selbst ändern.

Lösung: Beleg auf Entwurf zurücksetzen, dann Von Lexware aktualisieren, prüfen und erneut bestätigen.

Zahlungen doppelt in der Rechnung

Ursache: Dieselbe Zahlung wurde einmal in Lawoo von Hand erfasst und einmal in Lexware gebucht. Lawoo übernimmt die Zahlung aus Lexware zusätzlich, weil es Ihre manuelle Buchung nicht antastet.

Lösung: Legen Sie fest, wo Zahlungen erfasst werden – in aller Regel in der Buchhaltung. Von Lexware übernommene Zahlungen erkennen Sie an der Notiz mit dem Zusatz „Lexware Office“; manuell erfasste haben einen Benutzer hinterlegt.

Rechnung in fremder Währung

Ursache: Die Übertragung nimmt ausschließlich Rechnungen in Euro an. Steht im Beleg eine andere Währung, bricht die Prüfung ab.

Lösung: Für Fremdwährungen bleibt der Beleg in Lawoo; die Buchung in der Buchhaltung erfolgt dann separat.

Position ohne Bezeichnung oder Steuersatz

Ursache: Jede Position braucht einen Namen und einen Steuersatz – eine leere Zeile oder eine Position ohne Steuersatz lässt sich nicht buchen.

Lösung: Leere Zeilen entfernen und bei jeder Position den Steuersatz setzen. Fehlt außerdem Zahlungsbedingung oder Fälligkeitsdatum, bricht die Prüfung ebenfalls ab.

Eingangsrechnung: Summe passt nicht zu den Positionen

Ursache: Die Texterkennung schreibt nur die Summen des Belegs; Positionen legt sie nicht an. Ein Beleg ohne passende Positionen zeigt deshalb einen Gesamtbetrag, der nicht zur Positionssumme passt.

Lösung: Positionen vor dem Bestätigen nachtragen – oder bewusst mit einer Sammelposition arbeiten. Prüfen Sie dabei auch den Steuerbetrag: Bei manchen Belegen liefert die Erkennung ihn nicht mit.

Produkt ohne Buchungskategorie

Ursache: Häufige Fehlannahme – für den Versand von Ausgangsrechnungen wird die Buchungskategorie nicht gebraucht. Eine Rechnung geht auch ohne sie durch.

Wirkung hat sie beim Einlesen: Beim Auslesen einer Lieferantenrechnung erkennt Lawoo über die Kategorie, welches Produkt gemeint ist. Fehlt die Zuordnung, muss die Position von Hand gewählt werden. Die Kategorien setzen Sie im Produkt unter Lexware Office; steht die Auswahl leer, zuerst Sync Categories ausführen (siehe Einrichtung).

Gar nichts wird übertragen

Ursache: Anders als oft vermutet liegt es nicht am Schalter „Enable Synchronization“ – die Schaltflächen am Beleg arbeiten unabhängig davon. Bleibt eine Übertragung wirkungslos, fehlt in aller Regel der API-Schlüssel beim Unternehmen oder dem Benutzer fehlt das Recht lexwareoffice.sync.manage (dann erscheinen die Schaltflächen gar nicht erst).

Lösung: Zugang im Unternehmen prüfen und mit Test Connection bestätigen; Rechte des Benutzers kontrollieren. Der Hauptschalter steuert die automatischen Abläufe, etwa die Übertragung von Produkten beim Speichern.