Terminbuchung

Statt Termine per Telefon oder E-Mail abzustimmen, lassen Sie Interessenten selbst buchen: Sie legen fest, wie lang ein Gespräch dauert und wann Sie erreichbar sind – Lawoo errechnet daraus die freien Zeiten und trägt die Buchung direkt in Ihren Kalender ein.

Unter Terminbuchungen legen Sie beliebig viele Buchungsarten an – etwa ein kurzes Erstgespräch von 15 Minuten und eine ausführliche Produktdemo von einer Stunde.

Die Einstellungen

Formular einer Terminbuchung mit Dauer, Vorlaufzeit, Pufferzeit und Kalender

Feld	Bedeutung
Name	Überschrift der Buchungsseite – der Kunde sieht sie zuerst
Kategorie	Farbe, in der gebuchte Termine im Kalender erscheinen
Erinnerungen	Wann vor dem Termin erinnert wird
Dauer	Länge des Termins in Minuten
Mindestvorlaufzeit	Wie viele Stunden vorher frühestens gebucht werden darf – schützt vor Terminen „in zehn Minuten“
Pufferzeit	Freie Minuten zwischen zwei Terminen, etwa für Nachbereitung oder Anfahrt
Kalender	In welchen Kalender gebucht wird. Sie können mehrere hinterlegen – dann prüft Lawoo alle und bucht in den, der frei ist
Beschreibung	Kurzer Text unter der Überschrift auf der Buchungsseite
Datenschutzhinweis	Text der Pflicht-Checkbox, samt Link auf Ihre Datenschutzerklärung
Tracking-Code	Optionaler Code, der nach erfolgreicher Buchung ausgeführt wird – für die Erfolgsmessung Ihrer Werbung

Zeitfenster festlegen

Unter Verfügbarkeit tragen Sie ein, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten gebucht werden darf. Pro Tag sind mehrere Fenster möglich – etwa vormittags und nachmittags mit einer Mittagspause dazwischen.

Zeitfenster je Wochentag mit Start- und Endzeit

Tage ohne Zeitfenster erscheinen auf der Buchungsseite durchgestrichen und lassen sich nicht auswählen.

Wie die angebotenen Zeiten entstehen

Aus Ihren Angaben errechnet Lawoo die buchbaren Zeiten – Sie pflegen keine einzelnen Slots:

Das Zeitfenster des Wochentags wird in Schritte aus Dauer + Pufferzeit zerlegt
Zeiten, die bereits durch Termine im hinterlegten Kalender belegt sind, fallen weg
Alles, was innerhalb der Mindestvorlaufzeit liegt, fällt ebenfalls weg
Sind mehrere Kalender hinterlegt, bleibt eine Zeit buchbar, solange einer davon frei ist

Beispiel: 30 Minuten Dauer und 15 Minuten Puffer ergeben Termine um 13:00, 13:45, 14:30 und so weiter.

So sieht es der Kunde

Die Buchungsseite ist öffentlich erreichbar – ohne Anmeldung. Sie verlinken sie auf Ihrer Website, in Ihrer E-Mail-Signatur oder in einem Angebot.

Öffentliche Buchungsseite mit Monatskalender

Nach der Wahl eines Tages erscheinen rechts die freien Uhrzeiten:

Freie Uhrzeiten nach Auswahl eines Tages

Anschließend trägt der Kunde seine Daten ein und bestätigt den Datenschutzhinweis:

Buchungsformular mit Name, E-Mail, Telefon und Datenschutz-Checkbox

Was danach passiert

Der Termin steht sofort in Ihrem Kalender – mit Name des Kunden im Titel
Der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail
Die Buchung wird als Einladung mit dem Status Angenommen geführt, denn der Kunde hat den Termin selbst gewählt
Die eingestellten Erinnerungen werden automatisch geplant

Mit dem Modul CRM-Kalender wird mehr daraus: Ist die Brücke zwischen Kalender und CRM installiert, entsteht aus jeder Buchung zusätzlich ein Lead – mit den Termindaten und allen Angaben aus dem Formular. Die Buchungsseite lässt sich dann auch um eigene Felder erweitern und direkt in eine Website einbauen. Siehe Module und ihr Zusammenspiel.

Buchung vorübergehend schließen

Über den Schalter Aktiv am Ende des Formulars nehmen Sie eine Buchungsart vom Netz, ohne sie zu löschen – etwa während des Urlaubs. Bereits gebuchte Termine bleiben selbstverständlich bestehen.