Eingangsrechnungen & Texterkennung

Lieferantenrechnungen müssen Sie nicht abtippen: Sie laden das PDF hoch, schicken es zur Texterkennung nach Lexware – und Nummer, Datum und Beträge kommen ausgefüllt zurück.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Beleg anlegen und PDF hochladen

Legen Sie unter Eingangsrechnungen einen neuen Beleg an, wählen Sie den Lieferanten und laden Sie im Feld Dokument die PDF-Datei hoch. Mehr zum Formular steht unter Eingangsrechnungen.

Ohne Dokument keine Schaltfläche: Die Schaltfläche für die Texterkennung erscheint erst, wenn eine Datei hochgeladen und gespeichert ist. Fehlt sie, ist meist genau das der Grund.

2. An die Texterkennung schicken

Ein Klick auf Send to Lexware OCR lädt das PDF nach Lexware hoch. Nach einer Rückfrage wandert der Beleg dorthin und wird ausgelesen – das dauert in der Regel wenige Sekunden.

3. Ergebnis übernehmen

Kopfleiste nach dem Senden mit Kennzeichnung und Aktualisieren-Schaltfläche

Statt der Schaltfläche steht nun die grüne Kennzeichnung Sent to Lexware, daneben Von Lexware aktualisieren.

Sind die Webhooks aktiv, meldet Lexware das Ergebnis von selbst und die Felder füllen sich ohne Ihr Zutun.
Andernfalls holen Sie es mit Von Lexware aktualisieren ab.

Übernommen werden die Angaben, die Lexware auf dem Beleg erkannt hat:

Feld	Woher
Rechnungsnummer	Die Nummer des Lieferanten vom Dokument – sie ersetzt die interne EIN-Nummer
Rechnungsdatum	Belegdatum aus der Erkennung
Fälligkeitsdatum	Sofern auf dem Beleg angegeben
Beträge	Netto, Steuer und Gesamtbetrag – sie werden in die Summen des Belegs geschrieben

4. Positionen ergänzen, prüfen und bestätigen

Positionen legt die Texterkennung nicht an: Übernommen werden Nummer, Datum und die Summen des Belegs. Die Positionen bleiben so, wie Sie sie angelegt haben – bei einem frisch erstellten Beleg also leer. Dadurch weichen Positionssumme und Gesamtbetrag zunächst voneinander ab. Tragen Sie die Positionen nach dem Auslesen passend nach, bevor Sie bestätigen.

Vergleichen Sie anschließend die übernommenen Werte mit dem PDF – die Texterkennung ist gut, aber nicht unfehlbar; besonders der Steuerbetrag fehlt bei manchen Belegen. Stimmt alles, klicken Sie auf Bestätigen. Der Beleg wird gesperrt und ist bereit für die Zahlung an den Lieferanten.

Erst prüfen, dann bestätigen: Nach dem Bestätigen werden neue OCR-Ergebnisse nicht mehr übernommen – ein bestätigter Beleg wird bewusst nicht mehr überschrieben. Wollen Sie die Erkennung erneut anstoßen, setzen Sie den Beleg zuerst wieder auf Entwurf zurück.

Wenn kein Lieferant erkannt wird

Manchmal liefert die Texterkennung keinen eindeutigen Geschäftspartner – etwa bei einem Kassenbon oder einem Beleg ohne saubere Absenderangabe. Damit der Beleg trotzdem verbucht werden kann, ordnet Lawoo ihn einem Sammellieferanten zu: einem eigens dafür angelegten Kontakt, der alle solchen Belege aufnimmt.

Sie erkennen es daran, dass im Beleg nicht der Name des Lieferanten steht, sondern dieser Sammelkontakt. Ist Ihnen der richtige Lieferant bekannt, tauschen Sie ihn im Entwurf einfach aus – solange der Beleg noch nicht bestätigt ist.

Zahlung an den Lieferanten

Buchen Sie die Zahlung in Lexware, meldet Lexware das zurück: Lawoo legt die Zahlung an und setzt den Beleg auf Bezahlt. Ein Beleg, der noch im Entwurf steht, wird dabei automatisch bestätigt – eine bezahlte Rechnung kann kein Entwurf mehr sein.

Viele Belege auf einmal

Kommen mehrere Lieferantenrechnungen zusammen, nutzen Sie in der Liste die Schaltfläche Belege hochladen: Sie laden mehrere PDFs gleichzeitig hoch, Lawoo legt je Datei einen Entwurf an. Danach schicken Sie die Belege einzeln durch die Texterkennung.