Abschlagsrechnung & Schlussrechnung

Vorkasse oder Anzahlung vor Projektbeginn ist Alltag – und einer der Fälle, in denen E-Rechnungs-Vorschriften gerne kompliziert werden: Die Anzahlung darf in der Schlussrechnung nicht einfach als negative Position auftauchen, die EN-16931-Norm verbietet das ausdrücklich. Lawoo löst das automatisch – Sie müssen dafür nichts Besonderes tun, nur stellen, bestätigen, verrechnen.

Schritt 1: Abschlagsrechnung stellen

Öffnen Sie den Auftrag, klicken Sie auf Rechnung erstellen und wählen Sie Abschlagsrechnung – als Prozentsatz vom Auftragswert oder als festen Betrag. Lawoo legt eine Rechnung mit einer einzigen Anzahlungsposition an.

Bestätigen Sie die Abschlagsrechnung wie jede andere Rechnung. Ist für die Firma die E-Rechnung aktiviert, trägt auch die Abschlagsrechnung direkt das grüne „e"-Abzeichen:

Bestätigte Abschlagsrechnung mit Status „Offen“ und grünem E-Rechnung-Abzeichen

Tipp: Erfassen Sie die eingegangene Zahlung auf der Abschlagsrechnung wie gewohnt über Zahlung erfassen. Für den automatischen Abzug in der Schlussrechnung muss die Abschlagsrechnung vollständig bezahlt sein, wenn die Firma E-Rechnungen ausstellt – nur Geld, das tatsächlich eingegangen ist, lässt sich gegenrechnen.

Schritt 2: Schlussrechnung mit automatischem Abzug

Ist die Leistung erbracht, erstellen Sie aus demselben Auftrag eine reguläre Rechnung. Lawoo erkennt die bezahlte Abschlagsrechnung von selbst und bietet sie zum Verrechnen an – bereits mit Häkchen vorausgewählt:

Dialog „Rechnung erstellen“ mit Abschnitt „Abschlagsrechnungen verrechnen“ und vorausgewählter Abschlagsrechnung

Die entstehende Schlussrechnung zeigt die volle Leistung und darunter die Anzahlung als Abzugsposition mit Verweis auf die Abschlagsrechnung – für Sie und Ihren Kunden auf einen Blick nachvollziehbar:

Entwurf der Schlussrechnung mit Leistungsposition und abgezogener Abschlagsrechnung INV-00008

Was unter der Haube passiert

Was in der Oberfläche wie eine normale Abzugsposition aussieht, wird für die E-Rechnung korrekt übersetzt: EN 16931 kennt keine negativen Positionspreise (Regel BR-27) – ein Rabattbetrag gehört dort nicht in die Positionsliste, sondern in den Summenblock. Lawoo schreibt die Anzahlung deshalb automatisch als BT-113 (Vorauszahlungsbetrag) in die Summen und referenziert die Abschlagsrechnung zusätzlich über BT-25, damit Ihr Kunde – und dessen Buchhaltungssoftware – den Bezug zur ursprünglichen Anzahlung nachvollziehen kann.

Bestätigen Sie die Schlussrechnung, prüft Lawoo das Ergebnis automatisch gegen Schema und Geschäftsregeln, bevor das „e"-Abzeichen erscheint:

Bestätigte Schlussrechnung mit Status „Offen“, grünem E-Rechnung-Abzeichen und abgezogener Abschlagsrechnung

Geprüft, nicht behauptet: Dieser genaue Ablauf – Abschlag anlegen, bezahlen, in der Schlussrechnung automatisch gegenrechnen – läuft bei Lawoo durch die Schema- und EN-16931-Geschäftsregelprüfung, ohne eine einzige Fehlermeldung. Die Anzahlung landet korrekt als BT-113 in den Summen, nicht als unzulässige negative Position.

Nächste Schritte

E-Rechnung (ZUGFeRD) – wie Sie die E-Rechnung für eine Firma aktivieren und was dabei geprüft wird
Zahlungen erfassen – wie die Zahlung auf der Abschlagsrechnung gebucht wird