E-Rechnung (ZUGFeRD)

Ab 2027 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen können, ab 2028 gilt das für den gesamten B2B-Geschäftsverkehr. Eine E-Mail mit einem PDF im Anhang reicht dann nicht mehr – gefordert ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931. Lawoo bringt das bereits heute mit: Jede Ausgangsrechnung und jede Gutschrift lässt sich wahlweise als vollwertige E-Rechnung ausstellen, ohne dass Sie Ihre Abläufe umstellen müssen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Lawoo setzt auf das ZUGFeRD-Format (auch Factur-X genannt), Profil EN 16931 – den von der EU-Norm verlangten Standard. Das Prinzip: eine einzige Datei, die zugleich für Menschen und Maschinen funktioniert.

Für Sie und Ihren Kunden ist es ein ganz normales PDF – lesbar, druckbar, genau wie bisher.
Eingebettet darin steckt ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931, den Buchhaltungssoftware automatisch einliest – Beträge, Steuersätze, Zahlungsziel, Bankverbindung, alles maschinenlesbar.

Es gibt keinen zweiten Workflow, kein separates Hochladen, keine zusätzliche Datei zum Verschicken. Sie arbeiten weiter genau wie bisher – Rechnung erstellen, prüfen, bestätigen, versenden – Lawoo erzeugt die E-Rechnung im Hintergrund automatisch mit.

Für ein Unternehmen aktivieren

Die Einstellung sitzt pro Unternehmen (unter Einstellungen → Unternehmen → [Firma] → E-Rechnung) – praktisch, wenn eine Installation mehrere Firmen verwaltet und nicht jede davon E-Rechnungen ausstellen soll.

Einstellung „E-Rechnungen ausstellen (ZUGFeRD)“ im Unternehmensformular, mit erklärendem Hinweistext

Nach dem Einschalten werden Rechnungen und Gutschriften dieser Firma beim Bestätigen automatisch als hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML gespeichert.

Tipp: Die Einstellung wirkt als Schnappschuss auf jedes neue Dokument. Schalten Sie sie später aus, bleiben bereits ausgestellte E-Rechnungen vollständig erhalten – schalten Sie sie ein, werden ältere Rechnungen nicht nachträglich verändert. Ihre Belegablage bleibt in jedem Fall konsistent.

Automatisch geprüft, nicht nur erzeugt

Eine E-Rechnung, die technisch falsch ist, nützt niemandem. Lawoo validiert deshalb jedes Dokument in zwei Schritten, bevor es als E-Rechnung zählt:

Prüfung	Was sie abfängt
Schema (XSD)	Ist die Datei überhaupt wohlgeformt? Stimmen Struktur und Datentypen?
Geschäftsregeln (EN 16931)	Ergeben die Werte fachlich Sinn? Zum Beispiel: Summen stimmig, keine verbotenen negativen Positionen, Pflichtangaben vorhanden

Nur wenn beide Prüfungen fehlerfrei durchlaufen, trägt das Dokument das grüne „e"-Abzeichen neben seinem Status – Ihr sichtbarer Beleg, dass diese Rechnung bei jeder Finanzbuchhaltungssoftware anstandslos ankommt.

Hinweis: Nicht jedes Dokument lässt sich als E-Rechnung ausdrücken – etwa ein Entwurf ohne Rechnungsnummer oder eine Rechnung ohne Positionen. In diesen seltenen Fällen bleibt es beim normalen PDF, und Lawoo macht Sie mit einem Hinweis direkt am Dokument darauf aufmerksam, statt die Rechnung still und leise ohne E-Rechnung zu verschicken.

Für welche Dokumente?

Dokument	E-Rechnung möglich?
Ausgangsrechnungen (inkl. Abschlags- und Schlussrechnungen)	Ja
Rechnungskorrekturen (Gutschriften)	Ja
Eingangsrechnungen	Nein – das ist das Dokument Ihres Lieferanten, Sie stellen es nicht selbst aus

Zusammenspiel mit Lexware Office

Nutzt eine Firma die Lexware-Anbindung zum automatischen Rechnungsversand, übernimmt Lexware dort die Ausstellung der E-Rechnung – beide Wege schließen sich für dieselbe Firma gegenseitig aus, damit nie zwei unterschiedliche Dokumente im Umlauf sind. Die E-Rechnungs-Einstellung greift also gezielt für Firmen, die ihre Rechnungen direkt aus Lawoo heraus versenden.

Nächste Schritte

Abschlagsrechnung & Schlussrechnung – wie eine Anzahlung in der Schlussrechnung korrekt als E-Rechnung verrechnet wird
Rechnungskorrekturen – auch Gutschriften werden bei Bedarf als E-Rechnung ausgestellt